Willem van Wijngaarden, accountant, vormt samen met advocaat Hans van Veggel het eerste team van de vliegende brigade in de advocatuur. Hij vertelt hoe ze de dekens op verzoek ondersteunen bij hun controletaken.
Lokale dekens hebben de taak te controleren of de advocaten in hun werkgebied zich houden aan de wet en de verordeningen. Als een deken een nader onderzoek bij een kantoor wil instellen, kan hij of zij gebruikmaken van de diensten van Van Wijngaarden en medebrigadelid Van Veggel. Het team is nu vier keer ingeschakeld.
Van Wijngaarden en Van Veggel gaan bij het kantoor aan de slag op basis van een vooraf met het kantoor afgestemde opdracht, maar geven intussen hun ogen de kost. Professional judgment noemt Van Wijngaarden dat. ‘We werken niet op basis van een onderzoeksplan; het onderzoek ontwikkelt zich aan de hand van wat je aantreft. Dat is een typische accountantsmethode. Heel risicogericht en veel maatwerk.’
Het onderzoek kan zich over allerlei onderwerpen uitstrekken: hoe is het kantoor georganiseerd? Vraagt men bij nieuwe cliënten naar hun achtergrond en worden er duidelijke afspraken over tarieven gemaakt? Krijgen cliënten eerlijke informatie over de kansen en risico’s van hun zaak? Is men afdoende verzekerd?
Kwetsbaar onderwerp
Van Wijngaarden is naast ‘brigadelid’ ook voorzitter van de reviewcommissie van de SRA, dat in het kader van het wettelijk toezicht op accountantskantoren preventief onderzoek doet bij accountants en fiscalisten. Advocaten en fiscalisten zijn naar zijn ervaring een stuk minder ordelijk dan accountants. ‘Als ik op een advocatenkantoor kom, vind ik het vaak een zootje. Accountants hebben een clean desk policy. Bij veel juristen liggen de stapels dossiers op de grond. Maar in een rommeltje kun je niet werken.’
‘Een kwetsbaar onderwerp is de derdengeldrekening,’ zegt Van Wijngaarden. ‘Je ziet dat daar nogal eens misbruik of oneigenlijk gebruik van wordt gemaakt. Bij kleine kantoren met een diversiteit aan werkzaamheden speelt ook de vraag of men wel in staat is op de hoogte te blijven van alle wet- en regelgeving, of dat men zich beter kan gaan specialiseren.’
Als het onderzoek is afgerond, gaat het onderzoeksteam eerst om de tafel met het advocatenkantoor. Het kantoor krijgt een conceptrapport en mag daarop reageren. Vervolgens gaat het rapport met eventuele aanpassingen naar de deken. Het kantoor moet de kosten betalen, tenzij is gebleken dat alles op orde was. Maar bij de tot nu toe onderzochte gevallen was daarvan geen sprake. ‘Onze aanbevelingen kunnen heel divers zijn: regel financiering, schaf actuele literatuur aan, zoek samenwerking of verhoog je verzekering. Het is ook een keer voorgekomen dat we zeiden: je zou je praktijk moeten neerleggen. Maar de deken bepaalt wat hij met onze bevindingen doet.’
Van Wijngaarden hoopt dat de vliegende brigade preventief werkt. ‘Het is een softe manier om tot correctie te komen. Daarmee kan soms een tuchtzaak voorkomen worden.’
Tips van de brigadier
• Maak duidelijke keuzes
‘Je kunt niet overal deskundig in zijn.’
• Analyseer de risico’s
‘Als het kantoor erg afhankelijk is van één cliënt, is dat een zwakte omdat die klant kan omvallen. Ook veel zaken aannemen en snelle groei vormen een risico.’
• Maak een strategisch plan
‘Hoe schizofreen het ook klinkt, maar ook als je alleen bent: schrijf op hoe je je praktijk wilt inrichten.’
• Zet kwaliteitsbeleid uit
‘Kwaliteit gaat over zaken als: hoe richt ik mijn dossiers in, wat is de routing binnen het kantoor, hoe organiseer ik het collegiaal overleg, hoe communiceren we met cliënten?’
• Ruim uw kamer op
‘Als je niet netjes bent, maak je fouten.’
• Maak gebruik van elektronische dossiers
‘Ik ben bij advocaten dossiers tegengekomen zonder enige ordening, zelfs geen chronologische. Een elektronisch dossier dwingt af dat je de stukken in de juiste mappen bewaart.’
• Als je een hekel hebt aan de boekhouding: besteed het werk uit
‘Dan ben je goedkoper uit dan wanneer je het laat liggen. Want hoe langer de accountant later in de chaos moet zoeken, hoe duurder het wordt.’
• Maak goede samenvattingen van alle besprekingen en leg afspraken helder vast
‘Ik ben brieven van advocaten tegengekomen waar ook teamgenoot en advocaat Van Veggel geen touw aan vast kon knopen. Een training op het gebied van schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid kan helpen om de communicatie te verbeteren.’
• Vraag een voorschot
‘Een voorschot helpt niet alleen in het kader van de liquiditeit, maar geeft ook aan dat de cliënt bereid is te betalen. Overigens moet over een voorschot ook btw afgedragen worden.’
• Declareer maandelijks
‘Als de zaak net gewonnen is, is de cliënt enthousiast. Maar met het verstrijken van de tijd neemt de bereidheid om te betalen af.’
• Loop wekelijks je zaken langs om de voortgang van het werk te bekijken
‘Veel softwarepakketten bieden project- en urenadministratie ineen. Met zo’n pakket is er geen kunst aan om overzicht te houden.’
Trudeke Sillevis Smitt, vakredacteur Advocatenblad