Ik heb het zo druk, dat ik er niet aan toe kom aandacht te besteden aan betere software, of aan het informeren van mijn secretaresse/medewerker, of aan het acquireren van leukere en lucratievere cliënten.
Heel vaak komen we advocaten tegen die door drukte er niet toe komen om verbeteringen – soms structurele – tot stand te brengen. Men voelt zich gevangen door de prioriteiten van anderen – heeft het gevoel het grootste deel van de dag ‘brandjes te blussen’. De avonden en weekends is er ‘eindelijk rust om lekker te werken’. De work-life balans raakt daarmee uit evenwicht. Dan is het tijd voor time management.
Net als bij diëten is de oplossing eenvoudig maar de implementatie weerbarstig. Dieetgoeroes als Sonja Bakker en Dr. Frank varen daar wel bij: die verdienen goed geld met het geven van voor de hand liggende adviezen. Zo zijn er ook tientallen cursussen en boeken om mensen ertoe over te halen de relatief eenvoudige regels van time management uit te voeren. De essentie is:
• Bepaal je eigen prioriteiten;
• Stel vast wat jouw meest effectieve uren zijn: voor sommigen is dat ’s ochtends, voor sommigen ’s middags, weer anderen zijn echte avondmensen;
• Reserveer in die effectieve tijd een blok waarin je niet gestoord mag worden en werk aan je eigen prioriteiten;
• Informeer cliënten en anderen pro-actief over relevante ontwikkelingen – dat spaart veel bellen (en zeuren) achteraf;
• Laat je niet storen door telefoons en mails: reserveer blokken tijd waarin je berichten bekijkt en reageer er dan op;
• Houd ieder stuk/mail maar één keer in je hand en handel het dan af: ‘Do it, Delegate it or Ditch it’ (doen, delegeren of weggooien);
• Wacht bij afschrikwekkende grote klussen niet tot je alles in één keer kunt doen, maar maak een begin;
• Werk met een ‘clean desk’: dan wordt je aandacht niet afgeleid.
Dolph Stuyling de Lange is adviseur bij Langhof Advies, dat advocatenkantoren adviseert over zaken als HR, marketing, organisatie en strategie.