Nieuw sinds de Verordening vakbekwaamheid: gestructureerde feedback
Aan de verplichting om 20 opleidingspunten te halen, kan ook worden voldaan door deelname aan gestructureerde feedback, zoals intervisie of collegiale toetsing. Een verkenning.
‘Sinds de Verordening op de Permanente Opleiding 2000 per 1 januari 2010 is vervangen door de Verordening op de vakbekwaamheid worden bij het bureau van de Orde geregeld vragen gesteld over het nieuwe ontwikkelinstrument “gestructureerde feedback’’,’ aldus Fenneke van der Grinten, beleidsadviseur bij het Bureau van de Orde. ‘Veel eenpitters en kleine en middelgrote kantoren doen al aan gestructureerde feedback en er zijn diverse specialisatieverenigingen die als voorwaarde voor lidmaatschap eisen dat aan gestructureerde feedback wordt gedaan. Nu dit punten kan opleveren wil men graag weten hoe men deze overlegstructuren moet vormgeven om aan de vereisten te voldoen.’
De door de Algemene Raad geformuleerde voorwaarden zijn gebaseerd op het rapport van de Werkgroep gestructureerde feedback 2010. De opdracht voor deze werkgroep was nader te onderzoeken welke vormen van gestructureerde feedback kunnen meetellen voor het voldoen aan de vakbekwaamheidseisen. Alhoewel de werkgroep van oordeel is dat ook andere vormen van feedback als puntwaardig gekwalificeerd zouden kunnen worden is vooralsnog gekozen voor twee varianten: intervisie en peer review. Andere vormen van feedback kunnen daar in de toekomst aan worden toegevoegd. Ook adviseert de werkgroep een evaluatie. De Algemene Raad heeft in mei van dit jaar met het rapport ingestemd.
Van der Grinten: ‘Waar intervisie plaatsvindt in een groep aan de hand van een onderwerp of dilemma en vooral toeziet op houding, ethiek of gedrag van de advocaat, is collegiale toetsing een een-op-een beoordeling die gaat over de juridische inhoud van een dossier. Deze laatste vorm van gestructureerde feedback wordt ook wel peer review genoemd en is in de balie minder bekend. Dat heeft er denk ik aan bijgedragen dat peer review met iets meer terughoudendheid lijkt te worden ontvangen. Uit de gesprekken die ik met advocaten voer maak ik op dat intervisie minder drempels opwerpt omdat het accent anders dan bij peer review minder op de juridische inhoud ligt. Met name ervaren en gespecialiseerde advocaten zijn niet gewend dat andere advocaten met minstens dezelfde kwalificaties in hun dossiers meekijken. Dat voelt al snel als toezicht, maar zo is het juist niet bedoeld. Alles wat in het kader van gestructureerde feedback inhoudelijk aan de orde komt blijft geheim. Bij de Orde krijgen wij dus over de inhoud van feedback niets te horen.’
Geheimhouding
‘Gestructureerde feedback is een ontwikkelinstrument. Uit de aard van dit instrument volgt dat hetgeen besproken wordt niet naar buiten wordt gebracht’. Aan het woord is Diana de Wolff, lid van de Algemene Raad en portefeuillehouder vakbekwaamheid. ‘Essentieel voor een succesvolle uitkomst van feedback is dat de partijen in een veilige, betrouwbare omgeving hun zaken en dilemma’s kunnen bespreken. Dit betekent dat óók in het geval er bijvoorbeeld onregelmatigheden worden geconstateerd, de deelnemers de vertrouwelijkheid respecteren, behalve in het uitzonderlijke geval waarin de geheimhoudingsplicht van de advocaat op grond van de Gedragsregels zou wijken.’
Soft
De Verordening op de vakbekwaamheid is niet van toepassing op advocaten die hun stage nog niet hebben afgerond. Wel maakt intervisie sinds drie jaar onderdeel uit van de Beroepsopleiding Advocatuur. Mr. drs. Richard van Reekum is docent bij de Beroepsopleiding en begeleidt daarnaast groepen intervisiebijeenkomsten van stagiaires en eenpitters die al geruime tijd intervisiebijeenkomsten organiseren: ‘Stagiaires zijn over het algemeen erg enthousiast over intervisie, als beginnend advocaat zitten ze in dezelfde fase van hun loopbaan en daardoor kennen ze dezelfde onzekerheden en dilemma’s. Mijn ervaring is dat jonge mensen gemakkelijker openstaan voor het geven en ontvangen van feedback. Alleen al in het arrondissement Arnhem heb ik drie intervisiegroepen van stagiaires begeleid die elkaar na de Beroepsopleiding blijven zien voor intervisie. Bij de meer ervaren advocaten beluister ik wel enige scepsis, maar dat was niet anders toen vormen van gestructureerde feedback bij andere vrije beroepsgroepen geïntroduceerd werden. Ik begeleid bijvoorbeeld intervisiebijeenkomsten voor artsen, ook zo’n beroepsgroep die betaald wordt voor het oplossen van andermans problemen. Het openlijk bespreken van eigen dilemma’s werd ook daar aanvankelijk als soft bestempeld. Nu wordt intervisie als een zeer effectief en prettig leermiddel ervaren, belangrijk voor het verbeteren van de kwaliteit van professioneel handelen. Het is gewoon even wennen.’
In en op zichzelf opereren
Liesbeth Schippers, voorzitter van de Sectie Ruimtelijk bestuursrecht/milieurecht bij Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn is overtuigd van de toegevoegde waarde van gestructureerde feedback. Bij Pels Rijcken loopt op dit moment een pilot intervisie voor medewerkers en partners. Liesbeth Schippers wil het instrument intervisie zeker ook verder uitwerken binnen haar sectie: ‘Advocaten zijn misschien meer dan anderen geneigd in en op zichzelf te opereren en kunnen zeer overtuigend zijn omdat ze weinig onzekerheid lijken te kennen. Maar dat betekent niet per definitie dat ze alles ook altijd uitermate goed doen of dat er geen punten van verbetering meer zijn. Het kan altijd beter. Juist van elkaar kun je, als je de goede structuur te pakken hebt, veel leren.’
Schippers vraagt regelmatig aan een medewerker of stagiaire naar hun mening over haar optreden tijdens een bespreking of zitting. ‘Natuurlijk hoor ik dan graag wat ik goed doe, maar ik probeer vooral ook open te staan voor dingen die nog beter kunnen. Ik ben ook wel benieuwd naar de dilemma’s van anderen. Peer review lijkt mij lastiger, ondanks de geheimhoudingsverplichting zie ik er vooralsnog niet naar uit collega’s van ander kantoren inzage in mijn dossiers te geven. Maar dat komt denk ik ook doordat je op een groot kantoor als het onze al heel veel mogelijkheden hebt tot een collegiale toets.’
Specialisatievereniging
‘Voor het aanbieden van peer review is misschien wel een taak weggelegd voor de specialistenverenigingen’, zegt Hein Jan ter Meulen, voorzitter van de Vereniging van Huurrecht Advocaten. ‘Ervaren advocaten zouden zeer wel in staat en bereid moeten zijn dossiers van andere leden van onze vereniging te beoordelen op inhoudelijk juridische merites. Dat zouden we als service naar onze leden kunnen aanbieden.’
Diana de Wolff daarover: ‘Als Algemene Raad hebben wij de hoop uitgesproken dat specialisatieverenigingen het aanbieden van gestructureerde feedback oppakken en verder vormgeven. In de loop 2011 zal geëvalueerd worden hoe de toepassing van gestructureerde feedback in de advocatuur verloopt. Daarbij zal bekeken worden of andere vormen van gestructureerde feedback toegevoegd kunnen worden en aanpassingen noodzakelijk zijn in de voorwaarden.’
Meer weten
Het rapport van de werkgroep gestructureerde feedback en de voorwaarden voor het verkrijgen van punten staan op de website van de Orde: www.advocatenorde.nl, onder ‘advocaten’, en dan ‘opleiding’. Vragen aan de Orde over gestructureerde feedback worden beantwoord door de helpdesk : helpdeskAadvocatenorde.nl.
De definities
In art. 1 Regeling vakbekwaamheid zijn intervisie als collegiale toetsing gedefinieerd.
Intervisie: een regelmatig, gestructureerd overleg van een kleine groep hiërarchisch gelijkwaardige professionals, waarin vragen over het eigen functioneren centraal staan. Het doel is het op peil houden van de deskundigheid of verbeteren van het functioneren van de beroepsbeoefenaar.
Collegiale toetsing: een gestructureerde inhoudelijke beoordeling van de (juridische) dossierinhoud van een advocaat (de dossierhouder) door een collega-advocaat (de reviewer) die werkzaam is op dezelfde rechtsgebieden, gevolgd door een gesprek tussen de dossierhouder en de reviewer met als doel het bevorderen van de (juridische) deskundigheid of verbeteren van het functioneren van de beroepsbeoefenaar inzake de dossierbehandeling.
Voorwaarden voor intervisie
Voor deelname aan intervisie geldt dat één niet-juridisch punt per uur kan worden behaald, met een maximum van vier punten per dag als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1. Intervisie vindt plaats in een groep van minimaal zes en maximaal tien personen.
2. De deelnemers brengen één of meer dilemma’s in.
3. De deelnemers stellen de regels vast voor de geheimhouding van hetgeen tijdens intervisie wordt besproken.
4. Intervisie vindt plaats onder begeleiding van een gespreksleider.
5. De gespreksleider heeft een cursus op het gebied van gespreksleiding voor intervisie gevolgd bestaande uit minimaal twee dagdelen en een terugkombijeenkomst.
6. De gespreksleider en de deelnemers stellen een bewijs van deelname op.
Voorwaarden voor collegiale toetsing/peer review
Voor toekenning van het aantal punten wordt onderscheid gemaakt tussen de dossierhouder en de reviewer. Voor deelname aan collegiale toetsing kan de dossierhouder maximaal drie niet-juridische punten per review en de reviewer kan maximaal vijf niet-juridische punten per review behalen, als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1. De deelnemers zijn werkzaam op dezelfde rechtsgebieden.
2. De dossierhouder voert een zelfevaluatie uit ter voorbereiding van de review.
3. De review omvat in beginsel verschillende dossiers (minimaal vijf) en de dossiers worden aselect getrokken.
4. De reviewer en de dossierhouder verplichten zich tot geheimhouding van hetgeen tijdens de collegiale toetsing wordt besproken.
5. De volgende thema’s komen tijdens een review in ieder geval aan de orde: indeling en beheer van het dossier, communicatie zoals die uit de dossierstukken blijkt, strategie van de zaak, vakinhoud en besef van kwaliteit en integriteit.
6. De review wordt afgesloten aan de hand van een gesprek tussen de reviewer en de dossierhouder.
7. De reviewer is een ervaren advocaat die meer dan zeven jaar als advocaat werkzaam is en aantoonbare deskundigheid bezit op het rechtsgebied waarop hij de review doet.
8. De reviewer is in beginsel niet werkzaam op hetzelfde kantoor als diegene van wie de dossiers worden beoordeeld.
9. De reviewer heeft een cursus op het gebied van collegiale toetsing gevolgd bestaande uit minimaal twee dagdelen en een terugkombijeenkomst.
Eisen Verordening op de vakbekwaamheid
De belangrijkste wijzigingen sinds 1 januari 2010 (zie ook Advocatenblad 2009-16, p. 718):
• Jaarlijks haalt een advocaat ten minste 20 in plaats van 16 punten, waarvan minimaal 10 ‘juridische’ punten;
• Als in eerdere jaren een puntenoverschot is ontstaan, moet een advocaat jaarlijks toch minstens 10 punten halen en in totaal over dat jaar en de twee voorafgaande jaren minstens 60 punten heeft behaald (in het overgangsjaar 2010: 52 en in 2011: 56);
• Binnen de voorwaarden van de verordening leveren cursussen bij niet-erkende instellingen een punt per uur op, evenveel als cursussen bij erkende instellingen;
• Meer activiteiten dan voorheen kunnen punten opleveren, dit geldt bijvoorbeeld voor deelname aan intervisie en collegiale toetsing;
• Kantoren beschrijven hoe zij hun kantoororganisatie en de dienstverlening aan cliënten inrichten en hoe zij voldoen aan de advocatuurlijke regelgeving (een daarvoor te gebruiken model kantoorhandboek is binnenkort bij de Orde te verkrijgen).
Martine Goosens, journalist