Bedrijfsvoering bij toevoegingen
Vergt het doen van veel toevoegingen een ander soort bedrijfsvoering dan die van commerciële kantoren? Niet echt. Het is vooral een kwestie van goed doseren.
De tien advocaten van Nolet Advocaten in Den Haag beperken zich zoveel mogelijk tot de core-business van het juridische bedrijf: denken en pleiten. Ze dicteren alle brieven en laten de uitwerking over aan goed opgeleid administratief personeel. Omdat vooral de strafpleiters veel onderweg zijn is dat wel zo efficiënt. Zeven secretaresses m/v werken de brieven uit, handelen eenvoudige telefoontjes af en verzorgen toevoegingsaanvragen bij de Raad voor Rechtsbijstand.
‘Wij besteden heel veel tijd aan de opleiding van zowel advocaten als ondersteunend personeel,’ zegt advocaat Eddy Nolet. ‘Daardoor kunnen wij heel efficiënt werken en zelfs verdienen op toevoegingen.’ De kosten van het kantoor bedragen jaarlijks een miljoen, aldus Nolet. Een kleine zeven ton daarvan zijn loonkosten. ‘Dat is relatief veel, maar de goede mensen die we hebben willen we ook houden.’
De verhouding toegevoegde zaken en betalende zaken is ongeveer 65-45. Nolet: ‘We zorgen voor een goede mix. Met alleen echtscheidingen kom je er niet, evenmin als met alleen grotere strafzaken. Als je daarnaast niet een flink aantal politierechterzittingen kunt doen, loop je daarop stuk. Die leveren compensatie voor complexere, langer lopende zaken.’
Wat nu een probleem dreigt te worden is het innen van de eigen bijdrage, zegt Nolet. ‘We zien steeds vaker dat cliënten de eigen bijdrage niet kunnen betalen. Gaandeweg blijkt dat ze in de schuldsanering zitten, of ze hebben dat niet van tevoren gemeld. Dan zit je dus met een oninbare vordering. Dat is een substantieel gedeelte van je omzet. Als je één of twee toevoegingszaken per jaar doet denk je, soît. Maar als je, zoals wij, veel toevoegingen doet, kun je een behoorlijk gedeelte van je omzet gewoon afschrijven. Je kunt van tevoren wel zeggen: “U moet de eigen bijdrage betalen.” Maar dat werkt niet altijd. Het lastige is dat het incassorisico bij ons ligt, terwijl het een kwestie is tussen de justitiabele en de overheid. De overheid heeft veel meer mogelijkheden om die gelden te innen dan wij. De Orde mag zich wel eens realiseren dat het om heel veel geld gaat.’
Grote impact op de efficiency heeft ook de Salduz-regeling, zegt Nolet. ‘Een substantieel gedeelte van de uitvoering komt voor onze rekening, want je rijdt twee keer voor de prijs van één. Zelfs de loodgieter krijgt meer voorrijkosten. De eisen van de Raad aan de kwaliteit van het werk zijn – terecht –hoog. Maar de kwaliteit wordt om zeep geholpen als men gaat morrelen aan de vergoeding. Want er blijft minder geld over voor kwaliteitsbewaking – het moet uit de lengte of de breedte komen.’
Wil het kantoor winst blijven maken, dan zullen de bakens moeten worden verzet. Inmiddels is daartoe een opleidingspoot opgezet – zo verzorgen medewerkers regelmatig cursussen voor andere advocaten op specialistische terreinen als TBS.
Meedraaien in High Trust
Bij De Haas en De Jong Advocaten in Tilburg wordt veel tijd bespaard sinds het kantoor meedraait in de pilot van de Raad voor Rechtsbijstand Den Bosch en Stichting Viadicte met het zogeheten High Trust-model. Deelnemende kantoren vallen buiten het normale controleregime van de Raad voor Rechtsbijstand en vragen op basis van het inkomen van de klant de toevoeging aan. Inhoudelijke controle vooraf blijft achterwege, er wordt steekproefsgewijs achteraf gecontroleerd. Daardoor kan de advocaat al binnen vier dagen aan de slag. ‘Mijn secretaresse hoeft niet meer eindeloos bijlagen te kopiëren,’ zegt advocaat Max Kleijngeld. ‘Dat scheelt ons per koppel advocaat-secretaresse al gauw een uur of twee per week. En er is – net als in de good old bureau voor rechtshulp-tijd – weer gewoon telefonisch overleg. Als de medewerker van de Raad het even niet weet, pakt hij de telefoon en belt gewoon op. Dus niet meer van die vervelende herstelverzuimbriefjes als je eens vergeet een BSN-nummer in te vullen.’
Deelname betekent wel dat kantoren een audit door Price Waterhouse Coopers laten uitvoeren, waarbij de lat flink hoger ligt dan bij de audit van de Orde. Ook deelname aan peer reviews en een klanttevredenheidsonderzoek is verplicht. Bij goed gevolg geeft Stichting Viadicte de deelnemers een keurmerk. De Haas en De Jong hebben dat keurmerk inmiddels, maar zegden vorig jaar toch het – vrij prijzige – lidmaatschap van Viadicte op. ‘We hebben het kantoor keurig op orde en oriënteren ons op het digitale kantoorhandboek van de Orde, dat overigens op dat van Viadicte is gebaseerd.’
• Meer hierover in het volgende nummer van dit blad.
Tatiana Scheltema, journalist