‘Kwaliteit is onze reclame.’ Dat stond vroeger al op de zakjes waarin onze slager zijn puike boterhamworst verpakte. Die slogan moet ook waar zijn voor onze beroepsgroep als geheel en daarom ook voor alle onderdelen van onze beroepsgroep.
Dat kwaliteit moet, geldt zeker in de politieke actualiteit. In het Haagse en (dus) nationale discours over onze rol en positie is kwaliteit – gewaarborgde kwaliteit – een vitaal gegeven bijvoorbeeld bij de legitimatie van de ‘beroepsprivileges’, die er overigens ter wille van het algemeen belang zijn en niet ten behoeve van advocaten. In dat kader is de Verordening op de vakbekwaamheid een belangrijk instrument en een toegankelijke inventarisatie van wat kantoren te doen staat om vakbekwaamheid te ontwikkelen en te onderhouden. Daaronder met name begrepen de bekwaamheid een kantoor doelmatig en vrij van wezenlijke tekortkomingen te organiseren. Daarom wordt dan ook in de Verordening als verplichting neergelegd dat de kantoororganisatie deugdelijk zal zijn en dat de daarvoor benodigde procedures ook deugdelijk zijn vastgelegd. Om kantoren daarbij behulpzaam te zijn is er nu het sinds begin oktober beschikbare Kantoorhandboek.
Voor wie het nog niet weet: het Kantoorhandboek is een praktisch, volledig en toegankelijk basishandboek waarmee met name de kleine en middelgrote kantoren hun voordeel kunnen doen. Alle procedures waarin volgens de Verordening op de vakbekwaamheid moet zijn voorzien, zijn in het handboek duidelijk neergelegd, zo eenvoudig als recepten voor een eenpansgerecht. Dat krijgt een verdere concrete uitwerking bij een reeks van zeer praktische onderwerpen als ‘toegankelijkheid en bereikbaarheid’, ‘derdengelden’, ‘dossiervorming’ et cetera.
Kortom: een buitengewoon flexibel en daardoor eigenlijk multifunctioneel document waar ieder kantoor op zijn eigen manier handig gebruik van kan maken, juist omdat het een complete lijst is van al die dingen die binnen de kantoororganisatie regeling en aandacht behoeven – en waar je rustig van slaapt als je weet dat ze onder controle zijn…
De vraag is gesteld of het handboek niet gratis ter beschikking kan komen. Er zijn twee goede redenen om dat niet te doen. Allereerst dienen de kantoren die wellicht op goede gronden het handboek niet willen gebruiken of dat niet hoeven te doen (bijvoorbeeld omdat zij zelf al in een volledige deugdelijke organisatie en handleidingen hebben voorzien) niet via de hoofdelijke omslag aan dit product bij te dragen. Bovendien wordt met dit handboek goede kwaliteit en evident toegevoegde waarde geboden en dan is het alleen maar passend dat daar ook een (relatief bescheiden) offer voor wordt gebracht.
Jan Loorbach