Vermindering bureaucratie toevoegingsdeclaraties
Een pilot in het zuiden van het land waarin de Raad voor rechtsbijstand toevoegingsaanvragen en -declaraties alleen achteraf en steeksproefgewijs controleert, blijkt geslaagd.
In samenwerking met de stichting Viadicte, die kwaliteitsinstrumenten ontwikkelt voor advocatenkantoren, organiseerde de Raad voor rechtsbijstand een eenjarige pilot ‘High Trust’, voor advocatenkantoren die aangesloten zijn bij Viadicte. Daarin werd onderzocht hoe en onder welke voorwaarden het aanvragen en declareren van toevoegingen achteraf steekproefsgewijs gecontroleerd kon worden – een ommekeer ten opzichte van de bestaande situatie waarbij de Raad alle aanvragen en declaraties vooraf doorlicht. Het officiële evaluatierapport is bij het ter perse gaan van dit artikel nog in de maak, maar de eerste geluiden zijn positief.
Een zeer welkome ommekeer, zegt Viadicte woordvoerder Henri Niezink. ‘Deze methode heeft voordelen voor alle betrokkenen, advocaat, Raad en cliënt. De grootste winst is echter dat er een ander soort relatie ontstaat tussen de Raad en advocatenkantoren.’
En die ‘High Trust’-relatie kon wel eens de nieuwe standaard worden. ‘Kantoren willen niet meer terug,’ zegt Madeleine Leers, adviseur beleidsvernieuwing bij de Raad. ‘Met name onze driemaandelijkse controlebezoeken werden over en weer als meerwaarde beschouwd.’ Ook de daadwerkelijk teruggedrongen administratieve romp–slomp smaakte naar meer en inmiddels is de volgende pilot ook al gestart.‘In deze pilot gaan we kijken hoe we kunnen uitbreiden en willen we aanvullende algemene criteria bepalen,’ zegt ze. ‘We gaan toe naar een andere manier van controleren.’
‘Koudwatervrees’
De kantoren die aan de pilot meewerkten, zijn allen aangesloten bij Viadicte. Zij kregen, na een aantal brainstormsessies van de Raad en Viadicte enkele scenario’s voorgelegd, waarvan er één werd uitgekozen om verder uitgewerkt te worden. Dat resulteerde in een werkwijze waarbij een advocaat een toevoeging en een draagkrachttoets voor zijn cliënt aanvraagt. Ook meldt hij de code en een beknopte omschrijving van het rechtsprobleem. De Raad toetst daarop het inkomen en vermogen van de cliënt en geeft – als alles goed is – direct een toevoeging af. De declaratie wordt conform de opgave van de advocaat vastgesteld en controle vindt achteraf steekproefsgewijs plaats.
Hiertoe hanteerde men twee controlemethoden: of de declaratie werd gecontroleerd en de toevoegingsaanvraag werd daarbij achteraf één op één inhoudelijk gecontroleerd; of men stelde de declaratie zonder verdere correspondentie vast – en diende zich een correctie aan, dan werd deze meteen in de vaststelbeschikking verwerkt. De keuze voor twee naast elkaar bestaande sys-temen kwam voort uit ‘koudwatervrees’ bij de Raad en de advocatenkantoren, zegt Niezink, ‘maar in de uitkomst heeft het niets uitgemaakt. De één op één controles kostten alleen meer tijd.’ Naast aangesloten zijn bij Viadicte was een andere voorwaarde tot deelname een minimumaantal toevoegingen en de wil om een ‘High Trust’-relatie aan te gaan met de Raad. En dat deed sommige kandidaten afvallen. ‘Die prefereren een “vechtrelatie.”’
Hoewel de deelnemende kantoren goed bekend zijn met toevoegingen, hebben de Raad en Viadicte veel energie in begeleiding gestoken. ‘In de oude situatie kon men leunen op de kennis en kunde van de Raad. En als er dan iets niet klopte, dan hoorde je dat wel. Nu is de advocaat zelf verantwoordelijk,’ aldus Niezink. Via een helpdesk konden advocaten met vragen bij de Raad terecht. Die werd in het begin veel geraadpleegd, zegt adviseur Leers, ‘maar dat komt omdat mensen meededen aan een pilot en het graag goed wilden doen. Dus bij de geringste twijfel greep men naar de telefoon. Na verloop van tijd werd dat minder.’
Voor én door advocatenkantoren
De Raad koos voor bij Viadicte aangesloten kantoren omdat men als voorwaarde had gesteld dat pilotdeelnemers hun zaken goed op orde moesten hebben. En dat vloeit voort uit Viadictes doelstelling: het bevorderen van transparante en meetbare kwaliteit van advocatenkantoren.. De stichting werd tien jaar geleden voor én door advocatenkantoren opgezet om de kwaliteit van hun dienstverlening te waarborgen en te verbeteren. Ook adviseert men advocatenkantoren hoe men zich in de markt kan onderscheiden, aldus Niezink. ‘Lange tijd vroegen advocaten zich af waarom dat nodig was. Nu speelt er zoveel – roep om extra toezicht, transparantie – dat kantoren zelf op zoek gaan. Door kwaliteit inzichtelijk te maken weten potentiële klanten namelijk wat een bepaald kantoor aan kwaliteitsverbetering doet.’
De stichting die vroeger voornamelijk afhankelijk was van subsidies, hanteert sinds enige tijd een betalingssysteem. Opmerkingen dat Viadicte aan de prijzige kant zou zijn, wijst Niezink resoluut van de hand. ‘Wat is duur? Kantoren met maximaal zeven advocaten betalen € 83 per persoon per maand; voor grotere kantoren wordt het trapsgewijs goedkoper. Een halfuur declarabel werk waarvoor je in ruil recht hebt op alle producten en diensten. Neem nou peer review, als je dat zelf wilt organiseren kan dat enorm in de kosten lopen.’ Viadicte werkt nu vooral in het zuiden van Nederland, maar breidt het werkgebied graag uit. En na de samenwerking met de Raad ziet Niezink volop mogelijkheden tot het maken van kwaliteitsslagen. ‘Rechtsbijstandverzekeringen en “preferred suppliers” kunnen ook “High Trust”-relaties worden. Dit soort trajecten zullen in de toekomst alleen nog maar belangrijker worden.’
Mark Maathuis, redacteur