Vierhonderd keer is hij inmiddels verkocht, de nieuwe online applicatie van de Orde ter vastlegging van kantoorprocedures. Wat zijn de eerste ervaringen van gebruikers?
Het Kantoorhandboek van de Orde met voorbeeldprocedures, sinds oktober te koop, is met name geschikt voor de kleinere tot middelgrote kantoren, en geeft inzage in normen en beschrijvingen en biedt ruimte voor vijf gebruikers.
‘Het is een inspiratiebron, goed voor de beroepsgroep en handig voor nieuwe medewerkers,’ zegt Polo van der Putt, partner bij Vondst Advocaten in Amsterdam, over het kantoorhandboek. Maar, zo voegt hij toe, ‘nadat wij het Orde kantoorboek hadden gedownload, hebben we het vervolgens zo aangepast aan de eigen wensen dat we het al doende eigenlijk volledig herschreven hebben.’
De mogelijkheid om het kantoorhandboek aan de eigen kantoorsituatie aan te passen, was een voorwaarde van de Orde en het belangrijkste uitgangspunt bij het opstellen, zegt Peter van Grootheest van Syslogic. Deze leverancier ontwikkelde de online applicatie waarmee de kantoorhandboeken worden vastgelegd en beheerd. Hierbij kwam de ervaring die dit Nijkerkse bedrijf heeft met notarissen, accountants en gerechtsdeurwaarders goed van pas. ‘De overheid wil regulering zien en publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties verwerken dat in een verordening. Dan komen wij om de hoek kijken. Volgens verordeningen moeten procedures en dergelijke beschreven worden en in dat proces zitten veel valkuilen,’ zegt Van Grootheest. Zo moet de juiste balans gevonden worden tussen algemene bewoordingen met voldoende sturing en concrete aanwijzingen die ook flexibiliteit verdragen. ‘Ons principe is “KIS,” oftewel “Keep It Simple.” Professionals maak je namelijk erg verdrietig met al te gedetailleerde beschrijvingen en dikke ordners vol uitgebreide kerstboomstructuren,’ aldus Van Grootheest.
Tijdwinst
Desondanks kostte het omzetten naar de eigen procedures en wensen ‘best veel tijd,’ aldus Van der Putt. ‘Niet alles sloot even goed aan en om het werkbaar te houden moet je er zelf handen en voeten aan geven. Wij hebben het boek geprint en iedereen met een grote stapel papier naar huis zien gaan.’ Uiteindelijk zijn alle bestaande processen vastgelegd, zegt Van der Putt, waarbij de nodige discussies werden gevoerd. ‘Er heerste een zekere angst dat het kantoorhandboek zou leiden tot een afvinkcultuur. Dat is gelukkig niet het geval en zo kunnen we doorwerken in de sfeer zoals wij dat willen.’
Dat het invullen van het kantoorhandboek – ook voor wie het niet volledig herschrijft – tijd kost, is logisch, zegt Van Grootheest. ‘Het handboek staat vol werkinstructies en als je die gaat invullen, moeten andere processen ook inzichtelijk gemaakt worden. En zo rolt het balletje steeds verder.’ Daarnaast is deze manier van werken relatief nieuw voor de advocatuur. ‘Accountants doen dit zo al veel langer – daar hebben wij ook onze ervaring opgebouwd. Bij de advocatuur bestaat de behoefte nog niet zo lang. ’ Bovendien betaalt een goed ingevuld en werkbaar kantoorhandboek zich uiteindelijk terug, aldus Van Grootheest, bijvoorbeeld bij het inwerken van nieuwe medewerkers.
Een voordeel dat ook Van der Putt onderkent. ‘Als alles handig op een rij staat, levert dat tijdwinst en een kwaliteitsslag op.’ En alles bij elkaar genomen valt de werklast voor de advocatuur mee, voegt Van Grootheest toe. ‘Het Orde handboek gaat uit van 38 artikelen. Dat is peanuts vergeleken met de accountancy, waar je de hoeveelheid artikelen met een factor 10 vermenigvuldigen.’
Aanschaffen, ja of nee?
‘Voor wie nog niet met een kantoorhandboek werkt en niet weet hoe zoiets eruit moet zien, is dit boek een goed en handig voorbeeld,’ aldus Van der Putt. ‘ Dat wij onze eigen draai eraan gegeven hebben, komt omdat iedereen uit onze maatschap afkomstig is van grote kantoren waar men al langer met vaste procedure werkt. Eigenlijk hadden wij alle procedures al, alleen niet altijd vastgelegd. Maar als ik het over zou moeten doen, zou ik het op precies dezelfde manier doen.’
Dat het handboek volgens de Orde met name geschikt zou zijn voor de kleinere tot middelgrote kantoren ziet Van Grootheest niet terug in de verkoopcijfers. ‘Het wordt over de hele linie aangeschaft.’ Een reden daarvoor is volgens hem ook omdat het Orde kantoorhandboek een online applicatie is. ‘Dat is een groot voordeel ten opzichte van je eigen handboek maken. Dit handboek heeft een update mechanisme dat twee keer per jaar wordt bijgewerkt.’ En handigheid met computers is geen vereiste, benadrukt Van Grootheest. ‘We krijgen wel vragen van echte digibeten binnen, maar over het algemeen geldt dat wie met internet kan omgaan, ook met ons systeem goed uit de voeten kan.’
Mark Maathuis, redacteur