Gehaast komt Jeroen aanrennen – het is tien over vijf. Hij kijkt in de vergaderzaal maar ziet niemand. Hij rent naar de receptie en vraagt: ‘Waar zijn ze?’ De receptioniste weet van niets. Jeroen beent met lange passen naar de kamer van Jochem. Die kijkt op en zegt: ‘Hé, hallo, wat zie jij er verhit uit.’
Jeroen kijkt verward. ‘We zouden nu toch een vergadering hebben over de associatie van Therese? Ik heb net een vergadering met een nieuwe cliënt die al zijn ontslagzaken door ons wil laten doen voortijdig beëindigd om bij onze bijeenkomst aanwezig te kunnen zijn.’
Jochem antwoordt: ‘Maar ik had je eerder vanmiddag nog een mailtje gestuurd om te zeggen dat het vanmiddag niet lukt.’
Jeroen ontploft: ‘Mailtje, mailtje? Ik zit een deur naast je! Je ziet toch dat ik in vergadering ben – wanneer zou ik dat mailtje moeten lezen?!’
Voor interne communicatie is er geen alternatief dat beter werkt dan bij iemand binnenlopen. Of – als dat niet mogelijk is – even bellen. Een mailtje is vaak meer een excuus dan een effectieve vorm van communicatie.
En overdaad schaadt. Hoe veel mails kun je verwerken op een dag? Iedereen kent het beeld van pauzes van zittingen en vergaderingen waarin iedereen op zijn BlackBerry of iPhone zijn mails zit te lezen en te beantwoorden. Of – storend – bijeenkomsten waarin de deelnemers dat doen tijdens de vergadering. Veel mensen klagen erover: het zijn er te veel, de kwaliteit is vaak matig.
Dit is geen pleidooi om e-mails af te schaffen. E-mails kunnen heel nuttig zijn – ook in de praktijkvoering (let wel op dat je dan de mails ook in het dossier van de cliënt laat belanden). Dit is wel een pleidooi om intern e-mails beperkt te gebruiken: bijvoorbeeld als direct contact met de ander niet lukt, of als je een hele groep tegelijk een boodschap wilt sturen.
Veel organisaties proberen de stroom e-mails te beperken, zodat de mails die verzonden worden, ook aandacht zullen krijgen. Een paar basisregels zijn:
– antwoord in beginsel alleen naar de verzender van een bericht – en alleen bij uitzondering ‘aan allen’;
– geen mails aan groepen (laat staan het hele kantoor) zonder hun toestemming;
– ‘sociale communicatie’ niet via het gewone mailverkeer;
– duidelijke omschrijving van het ‘onderwerp’ zodat de ontvanger kan zien waarover het gaat;
– maak eerst de tekst die je wilt versturen (en maak die zo kort en bondig mogelijk) en vul pas op het laatst de naam van de geadresseerde in: dat voorkomt mails die half-af voortijdig worden verstuurd;
– en altijd: vraag je af of er geen beter alternatief is dan een e-mail.
(Dolph Stuyling de Lange is adviseur bij Langhof Advies, dat advocatenkantoren adviseert over zaken als HR, marketing, organisatie en strategie.)