Nieuw fiscaal regime voor onkostenvergoedingen en verstrekkingen aan werknemers
Thuiscomputers, fietsen van de zaak en personeelskosten: de nieuwe Werkkostenregeling zal het verschaffen van dergelijke voorzieningen en vergoedingen waarschijnlijk niet vereenvoudigen.
Per 1 januari a.s. wordt de zogenoemde Werkkostenregeling van kracht.1 Dit heeft gevolgen voor tal van vergoedingen en faciliteiten die nu nog onbelast worden aangeboden, van thuiscomputers en fietsen van de zaak tot personeelsfeesten en bedrijfsfitness. Advocaten kunnen hiermee te maken krijgen als zij werknemer of werkgever zijn, of als zij cliënten bijstaan op fiscaal en/of arbeidsrechtelijk gebied.
De Werkkostenregeling is een onderdeel van de Fiscale vereenvoudigingswet 20102 die streeft naar administratieve lastenverlichting bij belastingplichtigen en besparing op de uitvoeringskosten van de Belastingdienst. De werkgever mag voortaan zelf bepalen welke kosten hij (belastingvrij) vergoedt, zolang de totale omvang van de te vergoeden kosten niet meer bedraagt dan 1,4% van de totale loonsom van de onderneming. Het aldus gecreëerde budget wordt aangeduid met de term ‘vrije ruimte’ en blijft dus onbelast. Vergoedingen en verstrekkingen die de vrije ruimte te buiten gaan, worden belast met een eindheffing3 van 80%.
Werkgevers hoeven de meeste vergoedingen en verstrekkingen dus niet meer op werknemersniveau in de loonadministratie gedetailleerd te registreren. De overheid verwacht hiermee de administratieve lasten voor werkgevers fors te verlichten.4
Hógere administratieve lasten
Maar wat de zaak niet eenvoudiger maakt, is de ‘facultatieve’ invoeringsperiode van drie jaar. Werkgevers hebben tot en met het belastingjaar 2013 nog de keuze om wel of niet over te gaan op de nieuwe regeling, daarna is het verplicht. De komende drie jaar zullen de twee systemen naast elkaar blijven bestaan, hetgeen in ieder geval voor de Belastingdienst een verhoging van de uitvoeringskosten zal opleveren.
Een ander bezwaar is dat de nieuwe regeling nog steeds twee uitzonderingscategorieën kent waarover ook in de toekomst veel discussie kan worden gevoerd met de inspecteur. Het gaat om de zogenoemde ‘gerichte vrijstellingen’ en loon in natura met een ‘nihilwaardering’. Deze mogen onbelast worden vergoed c.q. aangeboden en komen niet ten laste van de ‘vrije ruimte’. Of bepaalde vergoedingen, verstrekkingen of voorzieningen onder een van de categorieën vallen, is echter niet altijd gemakkelijk vast te stellen, en dit legt beslag op het administratieve apparaat van de werkgever.
De categorie ‘gerichte vrijstellingen’ kent een limitatieve opsomming waartoe onder meer behoren: bepaalde reiskosten (reizen met ov en de bekende € 0,19 per kilometer voor reizen met eigen vervoer), cursus- en studiekosten, congressen en vakliteratuur, voor zover van belang voor de ‘behoorlijke’ uitoefening van de functie. Vakliteratuur en de contributies voor de beroepsregisters, zoals de verplichte financiële bijdrage aan de Orde, zijn vrijgesteld.
Ook de vormen van vrijgesteld loon in natura met een ‘nihilwaardering’ worden in de regeling uitputtend opgesomd. Het gaat om het ter beschikking stellen van bepaalde zaken die zozeer samenhangen met de ‘behoorlijke’ vervulling van de dienstbetrekking dat het onredelijk zou zijn als ze een deel van de vrije ruimte zouden opsnoepen. Doordat voor bepaalde voorzieningen op de werkplek aparte waarderingsregels blijven bestaan (bijvoorbeeld maaltijden in een bedrijfskantine, bedrijfsfitness op de werkplek), biedt de regeling ook daar niet de gepretendeerde vereenvoudiging.
Ten slotte menen veel werkgevers dat de omvang van de ‘vrije ruimte’ te beperkt is. Zo zal de verstrekking aan alle werknemers van, bijvoorbeeld, een elektrische fiets van de zaak van € 700 alleen binnen het belastingvrij te vergoeden budget blijven indien de gemiddelde werknemer meer dan € 50.000 euro per jaar verdient: ruim anderhalf keer modaal.
Vergoedingen wijzigen
Arbeidsrechtelijk gezien zullen veel bedrijven bij handhaving van hun huidige pakket aan kostenvergoedingen de nieuwe ‘vrije ruimte’ overschrijden. Omdat het meerdere tegen maar liefst 80% wordt belast, zal de werkgever het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen willen terugbrengen tot maximaal 1,4% van de loonsom. Dit betekent dat er keuzen moeten worden gemaakt. Niet alleen om bijvoorbeeld bepaalde onkostenvergoedingen af te schaffen, maar wellicht ook om onderscheid te maken tussen bepaalde groepen van werknemers. Er zal dus veelal sprake zijn van wijziging van arbeidsvoorwaarden.
De werkgever kan het bestaande systeem aan vergoedingen en faciliteiten in stand laten en de eindheffing van 80% over het deel dat boven de ‘vrije ruimte’ uitstijgt voor lief nemen. De werknemers zullen hier vermoedelijk geen bezwaar tegen hebben. Maar mag dit van een werkgever worden verlangd? De werkgever kan ook kiezen tussen de kostenvergoedingen, of de ‘vrije ruimte’ gebruiken voor een beperkte groep werknemers – in beide gevallen zouden de arbeidsvoorwaarden van bepaalde werknemers worden gewijzigd.
Voor de vraag of de werkgever een bepaalde vergoeding of verstrekking eenzijdig mag afschaffen, kan aansluiting worden gezocht bij de criteria die de Hoge Raad heeft gegeven in het arrest Stoof/Mammoet5 over eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden.6 Allereerst moet aan de hand van alle omstandigheden van het geval worden beoordeeld of de werkgever ter zake een redelijk voorstel heeft gedaan. Een verwijzing naar de gewijzigde regelgeving zal er in het algemeen toe bijdragen dat de wijziging redelijk wordt bevonden. Hetzelfde geldt voor de omstandigheid dat de wijziging ertoe strekt de exorbitant te noemen eindheffing van 80% te vermijden. Maar waarom wordt juist deze vergoeding afgeschaft of beperkt, of waarom wordt juist deze groep van werknemers uitgesloten? Die keuzen moeten ook worden gemotiveerd. Indien het voorstel tot afschaffing of beperking als redelijk kan gelden, moet voorts worden beoordeeld of de werknemer dit voorstel redelijkerwijs heeft mogen afwijzen.7
Een gefaseerde afbouw lijkt aan te bevelen, omdat een overgangsregeling in het algemeen als redelijk wordt beschouwd. Hiervoor kan de termijn van drie jaar worden gebruikt waarbinnen werkgevers het huidige systeem nog kunnen gebruiken.
Indien de wijziging een groep werknemers geldt, en dus een min of meer collectief karakter draagt, kan een beroep worden gedaan op een vooraf overeengekomen eenzijdig wijzigingsbeding. De wet eist dan wel dat sprake is van een ‘zodanig zwaarwichtig belang dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken’.8 Het komt mij voor dat het vermijden van de eindheffing van 80% in veel gevallen zwaarwichtig genoeg zal zijn, maar ook de concrete belangen en omstandigheden van de betreffende werknemers moeten in de beoordeling worden betrokken. Bovendien moet worden bekeken of het beoogde doel (voldoen aan de Werkkostenregeling en de eindheffing voorkomen) ook zou kunnen worden bereikt indien het wijzigingsvoorstel anders was uitgevallen.
Ondernemingsraad en cao
Een andere vraag die rijst is welke rol de ondernemingsraad bij een dergelijke wijziging heeft. Mogelijk zal de or een instemmingsrecht kunnen opeisen, als de wegvallende vergoeding of voorziening deel uitmaakt van een beloningssysteem zoals bedoeld in art. 27 lid 1 sub c WOR. In de jurisprudentie is uitgemaakt dat dit instemmingsrecht niet geldt ten aanzien van primaire arbeidsvoorwaarden.9 Het lijkt bij vergoedingen of verstrekkingen van de Werkkostenregeling meestal niet te gaan om primaire arbeidsvoorwaarden (zoals loon). Een voorgenomen besluit tot verandering kan instemmingsplichtig zijn indien het alle of een groep van de werknemers raakt. Van belang is dat werkgevers tijdig de or bij de voorgenomen wijziging betrekken.
Maar de rol voor de ondernemingsraden is hier misschien toch niet zo groot. Volgens een recente schatting van het CBS valt ongeveer 80% van de Nederlandse werknemers onder een cao.10 En er is geen instemming van de or vereist als de betrokken aangelegenheid reeds inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst (art. 27 lid 3 WOR). Nu de meeste cao’s regelingen bevatten voor allerlei (onkosten)vergoedingen is aannemelijk dat de onderhandelingen over aanpassing aan de Werkkostenregeling op dit moment al gaande zijn tussen de sociale partners.
Drie jaar is nodig
Of de nieuwe Werkkostenregeling de beloofde vereenvoudiging ten opzichte van het huidige systeem is, moet nog blijken. Zowel fiscaal als op arbeidsrechtelijk vlak zijn er nogal wat problemen te voorzien. Het is maar goed dat werkgevers drie jaar de tijd hebben om hun systemen in overeenstemming te brengen met de nieuwe regeling: die tijd zullen zij waarschijnlijk hard nodig hebben.
Bas Derhaag, advocaat te Amsterdam11
Noten
1. Zie voor een uitgebreide brochure, uitgegeven door de Belastingdienst: http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/loonheffingen/werkkostenregeling/.
2. Wet van 23 december 2009, Stb. 2009, 611, tot wijziging van enkele belastingwetten en enige andere wetten (Fiscale vereenvoudigingswet 2010). Inwerkingtreding: 1 januari 2010.
3. Kort gezegd: een vorm van loonheffing die niet van de werknemer, maar van de werkgever wordt geheven.
4. Volgens minister De Jager is voor de Nederlandse werkgevers een lastenverlichting van € 111 miljoen te verwachten (Kamerbrief 8 september 2010, kenmerk: DB/2010/174 M).
5. HR 11 juli 2008, JAR 2008/204.
6. Daarbij ga ik er overigens van uit dat de betreffende vergoeding of verstrekking te kwalificeren is als arbeidsvoorwaarde, maar dat zal vrijwel altijd het geval zijn. Immers, vergoedingen voor concreet gemaakte onkosten vallen onder de gerichte vrijstellingen of kennen een nihilwaardering en komen dus niet ten laste van de ‘vrije ruimte’, zoals bijvoorbeeld een vergoeding van kosten van zakelijke gesprekken met een privételefoon of het gereedschapsgeld dat in de bouw wordt toegekend.
7. Die tweede toets zal de eerste veelal grotendeels overlappen, al spelen hier de persoonlijke omstandigheden van de werknemer natuurlijk een rol.
8. Art. 7:613 BW.
9. TK 1979-1980, 13 954, nr. 6 (MvA), p. 12.
10. Zie www.cbs.nl, ‘Loonstijging in derde kwartaal 2010 stabiel’, publicatie 18 oktober 2010.
11. Werkzaam bij Vestius Advocaten. De schrijver dankt mr. J.P. van ’t Hof van Courdid Employment Tax voor zijn inbreng.