LegalTech 2011 in New York City
Cliënten willen kunnen zien waar hun advocaat zich mee bezighoudt. Hello technology. Het New Yorkse LegalTech congres was er vol van.
Met meer dan duizend bezoekers, ruim driehonderd stands en lezingen over de nieuwste technologische ontwikkelingen was LegalTech 2011 in het Hilton in New York een drukbezochte technologie-evenement voor advocaten, bedrijfsjuristen, kennismanagers en IT’ers wereldwijd. Een belangrijk thema tijdens de lezingen over de advocatuur was het opslaan en aanbieden van documenten, e-mails en jurisprudentie op één centrale plaats. Zo’n portal waarop alle interne kennis te vinden is, is vaak gebaseerd op SharePoint, een platform van Microsoft. Advocaten voegen documenten toe en geven deze uniforme labels waardoor kennis over bepaalde zaken voor iedere medewerker goed en makkelijk vindbaar is. Veel kantoren in de Verenigde Staten maken gebruik van SharePoint en vinden het enorm efficiënt dat cliënten- en zakeninfo in één toegankelijke database staan. Grote kantoren hebben vaak een director of knowledge management in huis, iemand die deze informatiestromen in goede banen leidt.
Karen Semke Reeves is zo’n kennismanager bij O’Melveny & Myers LLP. ‘Ons kantoor heeft wereldwijd vestigingen, maar alle informatie en voorbeeldbrieven zijn voor medewerkers centraal te vinden. Dit is nu alleen toegankelijk voor advocaten, maar we willen ernaar toe dat ook cliënten bij deze informatie kunnen. Cliënten vragen namelijk om die transparantie. We moeten nu goed nadenken hoe en welke documentatie we op die manier ook voor hen bereikbaar maken.’
Meredith Williams, kennismanager bij Baker Donelson Bearman Caldwell Berkowitz PC en spreker tijdens een workshop, vertelt dat haar kantoor data wel toegankelijk maakt voor cliënten. ‘Cliënten kunnen bij ons de status van hun zaak bekijken. In SharePoint staan templates met de workflow van een bepaalde zaak. Advocaten houden bij met welk aspect van de zaak ze bezig zijn en cliënten kunnen precies zien wie wat doet. Cliënten hoeven dan ook niet bang te zijn dat een jongere advocaat al het werk doet zonder dat ze daarvan weten.’ Volgens Williams is het essentieel om het informatiebeheer goed bij te houden. Toch schijnt dit voor veel advocaten een heikel punt te zijn.
Oefenen
‘Kantoren zetten technologische systemen als SharePoint in om vervolgens te constateren dat niemand er gebruik van maakt. Enorm frustrerend,’ aldus Gabriel Buigas, vice-president van IT-dienst-verlener Hewlett Packard tijdens zijn speech ‘Legal vs IT: Turn the Bat-tle into a Solution to Meet Compliance’. Volgens hem kunnen kantoren niet verwachten dat mensen zo’n technologische verandering opeens aankunnen. ‘Goede communicatie en training zijn van belang. En pilots waarbij advocaten oefenen met de applicaties zijn essentieel voor bruikbare feedback.’
Ook op het kantoor van Williams hebben ze met de vraag geworsteld hoe technologie aan de man te brengen. ‘Om SharePoint effectief te laten werken, moet het goed worden bijgehouden: it’s an ongoing process. Advocaten hebben nu billable hours credit om de informatie up-to-date te houden,’ vertelt Williams. Volgens Rachelle Rennagel, hoofd kennismanagement bij Sheppard Mullin Richter & Hampton LLP, willen advocaten niet verantwoordelijk zijn voor het systeem of zich er te veel mee bezighouden. ‘Het bijhouden van SharePoint heb ik opgedeeld in stukken. Iedereen draagt nu de verantwoordelijkheid voor een bepaald deel.’
Een ander obstakel dat de implementatie en toepassing van technologie in de weg staat, is de veelgenoemde generatiekloof tussen oude en jonge advocaten. De jongere generatie begrijpt de nieuwe technologie, terwijl het voor de oudere garde vaak moeilijk is zich die eigen te maken. Zij zijn nog gewend informatie op te zoeken in boeken in de bibliotheek en denken dat ze technologie nauwelijks nodig hebben. Maar dat laatste is volgens Malcolm Brisker, partner bij Goodell DeVries Leech & Dann LLP een grote vergissing. ‘Technologie is geen optie, maar noodzaak. Papieren documenten zullen over een paar jaar tot het verleden behoren. Alles is straks elektronisch.’
Naar de opleiding
Cliënten worden steeds veeleisender consumenten en willen een snellere dienstverlening. Onder andere de kostenbesparing die daarvoor nodig is, werd in de sessie ‘Creating the Law Firm of the Future’ belicht. De boodschap was dat kantoren hun zaken moeten runnen als een onderneming. Maak doelstellingen, een strategisch plan en creëer inzicht in processen. De noodzakelijke expertise over projectmanagement die hierbij nodig is, kan volgens Allison Guidette, general manager bij Thomson Reuters, het beste worden ingehuurd. ‘De meeste advocaten beschikken niet over de kennis die nodig is op het gebied van projectmanagement en kunnen zich beter bezighouden met het werk waar zij waarde aan toevoegen.’ Een aanwezige advocaat in het publiek merkt op dat 99% van de advocaten niet weet wat projectmanagement inhoudt. Hij vindt het vooral een probleem dat bij de rechtenfaculteiten ligt. ‘Advocaten moeten steeds meer service bieden en iedereen zou het beter doen als projectmanagement tijdens de rechtenstudie meer aan bod zou komen. Waarom moeten kantoren nu betalen voor dergelijke trainingen?’
Interessant was ook dat bleek dat het gebruik van tablets en smartphones voor communicatiedoeleinden bij veel Amerikaanse kantoren nog in de kinderschoenen staat. De kantoren die ermee experimenteren doen dit vooral met het oog op acquisitie: iPhone- en Blackberry-applicaties met informatie over het kantoor worden zo vormgegeven dat de informatie cliënten naar het desbetreffende kantoor leidt.
Ook voor bepaalde cliënten
Joost Linnemann, managing partner bij het Nederlandse kantoor Kennedy Van der Laan (Amsterdam) en IT-specialist, bezocht de LegalTech al eerder. ‘De VS loopt jaren voor op Nederland. Het is altijd inspirerend om hier te zijn, hoewel ik me dit jaar over de nieuwste ontwikkelingen minder verbaas.’ Zijn kantoor neemt dan ook binnenkort een centraal systeem in gebruik waarin alle informatie over cliënten en dossiers te vinden is. ‘Relevante wetgeving, jurisprudentie en business nieuws over de cliënt is automatisch aan de dossiers gekoppeld. Als je aan een dossier werkt, zie je ook meteen welke kantoorgenoot verstand heeft van een specifiek onderwerp. Het systeem bepaalt namelijk automatisch wie die deskundige kantoorgenoten zijn, gebaseerd op activiteiten in dossiers. Telefoons, e-mail, chat en agendabeheer zijn in het systeem geïntegreerd, waardoor je ook meteen kunt zien of een kantoorgenoot beschikbaar is. Die beschikbaarheid van advocaten is ook inzichtelijk voor geselecteerde cliënten.’ *
In New York veelbesproken (IT-)ontwikkelingen
• SharePoint: alle informatie op één centrale plek;
• Workflows waarmee ook cliënt kan zien wie wanneer waaraan werkt;
• Applicaties voor tablets en smartphones;
• Elektronisch procederen, documenteren en declareren;
• Meer niet-advocaten als projectmanagers op kantoren;
• Outsourcing van makkelijk juridisch werk.
Hedy Jak, redacteur
Noot
* Het bezoek aan LegalTech 2011 is mede geïnspireerd door het oorspronkelijke plan van Christ’l Dullaert van Le Tableau om met een groep Nederlandse advocaten de beurs te bezoeken.