Menig beroepsfout van advocaten, notarissen en accountants heeft advocaat Walter Hendriksen in zijn 26-jarige carrière bij Van Doorne (Amsterdam) voorbij zien komen. Dat begon al tijdens zijn stageperiode, onder de onlangs overleden Lowik Eykman. ‘Zijn specialisme was aansprakelijkheid en verzekeringen, van hem leerde ik het vak’, zegt Hendriksen.
Hij treedt altijd ‘verdedigend’ op, dus namens degene die de beroepsfout heeft begaan. ‘Steeds staat de vraag voorop: is er wel een fout gemaakt? Wat is de schade? En bestaat er tussen beide een causaal verband? Er worden ontegenzeglijk fouten gemaakt. Maar dan moet je een gedachte-experiment doen: denk je de fout weg, zou de vermogenspositie van de claimant dan beter zijn geweest?’
‘Stel, een cliënt heeft een vordering maar je bent als advocaat vergeten de verjaring te stuiten. Je kunt dan achteraf zeggen: als de verjaring wel was gestuit, had de tegenpartij de vordering wel erkend? Voor de klant is de vordering waarschijnlijk absoluut: hij is er zeker van dat de tegenpartij had betaald. Maar is dat wel zo? Iedere vordering is relatief. Verwachtingen van teleurgestelde cliënten zijn vaak te hoog. Er is dan wel een typische beroepsfout gemaakt, maar het is niet zeker dat de cliënt daardoor zijn geld is misgelopen.’
De meeste beroepsfouten die advocaten maken, zijn – zoals Eykman ze al noemde – ‘fietsenmakersfouten’. Het hoger beroep wordt niet tijdig ingesteld, een verjaring wordt niet tijdig gestuit of een echtscheidingsbeschikking wordt niet tijdig ingeschreven. Hendriksen: ‘Het zijn dus nooit gevallen waarvan je kunt zeggen dat de advocaat niet goed heeft nagedacht. Hij denkt wel na, maar maakt een routinefout. Termijnfouten zijn gewoon dommigheden, het kan iedereen overkomen. Maar je voelt je na zo’n fout wel doodongelukkig.’
Een ander bekende fout kan bij de postverzending gebeuren. Er moet een vertrouwelijk stuk worden verstuurd en voordat de brief naar de postkamer gaat wordt het adres nog een keer door het venstertje van de envelop gecontroleerd. ‘Maar dan gebruik je een keer een envelop zonder venster, je mist een extra controle en de vertrouwelijke brief belandt bij de tegenpartij. Het mag niet, het gebeurt wel. Het gaat duizend keer goed, dan gaat het één keer fout. Niets menselijks is een advocaat vreemd.’
Instinkers
Naast de ‘gewone’ termijnoverschrijdingen onderscheidt Hendriksen ook de ‘instinkers’. Zoals art. 3:316 BW. Als je een vordering instelt bij de verkeerde rechter, dan is de verjaringstermijn bij de nieuwe rechter nog maar zes maanden. ‘Bij iedereen zit de “gewone” termijn van vijf jaar tussen de oren, maar in dit geval moet de verjaring al na een halfjaar worden gestuit en dat wordt dan vergeten. Een andere instinker is het hoger beroep in een onroerendgoed-kwestie. Die moet je ook aantekenen bij het Kadaster want anders ben je niet-ontvankelijk, zegt art. 3:27 lid 2 BW. Dat wordt wel eens over het hoofd gezien.’
En dan nemen soms ook advocaten het spreekwoord ‘Schoenmaker blijf bij je leest’ niet strikt genoeg. ‘Soms doet een advocaat iets buiten zijn specialisme. Een strafrechtadvocaat die een vriend adviseert over een huurrechtzaak. Niet doen! Dat leidt al te snel tot aansprakelijkheid.’ Een afgeleide vorm van deze waarschuwing is het – uit Amerika afkomstige – adagium KYC: Know Your Customer. ‘Als een advocaat in een klein dorp wordt gevraagd een advies te schrijven in een ingewikkelde douanerechtszaak, moet hij zich afvragen: waarom komt die cliënt precies naar mij? Die vraag wordt waarschijnlijk onvoldoende vaak gesteld. Ken je beperkingen, handel er naar.’
Dat wil volgens Hendriksen niet zeggen dat in de algemene praktijk meer beroepsfouten worden gemaakt dan door juridisch specialisten. In de algemene praktijk worden moeilijke zaken eerder doorgestuurd naar de specialist. Juist in de gespecialiseerde praktijk kan de aansprakelijkheid wel eens eerder worden aanvaard omdat van een specialist meer mag worden verwacht. ‘Maar routinefouten worden overal gemaakt, bij generalisten en specialisten, ongeacht welk rechtsgebied.’
Tot slot zijn er nog de bewijsfouten. Je hebt als advocaat je werk goed gedaan maar je kunt dat niet bewijzen, terwijl je wel de bewijslast draagt. ‘Leg afspraken altijd vast in memo’s, ook bij vaste cliënten’, raadt Hendriksen aan. ‘Juist met hen werk je in het volste vertrouwen en ben je geneigd geen aantekeningen te maken. Waarom zou je, je bent toch bevriend? Nee: maak altijd en bij iedereen notities. Het herinneringsvermogen bij fouten is immers niet al te best. De dossierdiscipline moet strak zijn, die is bij de meeste advocaten al goed, maar het zou nog beter kunnen.’
Collegialiteit
Is die fout ontdekt, dan moet de advocaat direct zijn verzekeraar inlichten. Binnen het kantoor moet verder worden gezorgd voor een goede ‘opvang’. Hendriksen: ‘Er moet sprake zijn van collegialiteit, intern moet je niet in verwijten blijven hangen. Anders gaan advocaten niet meer open om met hun fouten, wat slecht is voor de cliënt en voor het kantoor. Dan gaat het van kwaad tot erger. Ook de advocaat die optreedt namens de gedupeerde moet genuanceerd omgaan met de foutmaker. Gedupeerden willen wel eens dreigen met publiciteit of de tuchtrechter. Bedenk dan echter: de aanvaller van vandaag is de verdediger van morgen. Wanneer foutmaker en gedupeerde transparant met elkaar omgaan, komt dat de sfeer en de uitkomst ten goede.’
Wie zijn beroepsfout niet meldt, is niet gedekt door zijn verzekering. ‘Verzeker je voor claims voor de volle doorlooptijd van je werk’, zegt Hendriksen. ‘Dat klinkt logisch, maar discontinuïteit van het kantoor – na een splitsing of fusie – kan advocaten in de problemen brengen. Dat geldt ook als advocaten overstappen van de ene naar de andere verzekeringsmaatschappij. Dan is het vaak onduidelijk wie de fout van lange tijd geleden nog vergoedt. Neem een goede verzekeringsmakelaar in de arm die je adviseert over het adequaat inkopen van de verzekerde dekking.’
Besef dat je de kans op beroepsfouten zelf in de hand kunt houden. Het helpt al heel veel wanneer advocaten hun cliënten met de nodige nuances bijstaan. Een al te stellig advies kan wel eens als een boemerang terugkomen. ‘Stel, je adviseert in hoger beroep te gaan omdat dat heel kansrijk is. Dat laat je je cliënt weten. Maar dan vergeet je het hoger beroep tijdig in te stellen. Dan ligt het lastig om achteraf te zeggen: jammer, maar we hadden toch weinig kans om te winnen.’ Iets dergelijks geldt ook bij het uitleggen van een overeenkomst. Hendriksen: ‘Een cliënt wil weten waar hij aan toe is. Toch is mijn advies: wees niet te stellig, breng de nodige nuances aan, anders zit je er later aan vast.’
Wat de kans op beroepsfouten ook kan verkleinen is wanneer ‘vier ogen’ naar een zaak kijken. Maar dat heeft ook een keerzijde, erkent Hendriksen: men kan ook te veel op de ander rekenen. De een vertrouwt erop dat de ander een stuk beoordeelt, de ander gaat ervan uit dat de een het doet. En in veel gevallen doet niemand het dan.’
Het sluitstuk van het voorkomen van beroepsfouten zit in de interne organisatie van het kantoor. Goede software die waarschuwt wanneer een termijn verloopt, protocollen, interne controles, goede interne communicatie: het helpt allemaal, zegt Hendriksen. ‘Maar waterdicht wordt het nooit.’
Tien tips tegen beroepsfouten en dekkingsproblemen
1. Schoenmaker blijf bij je leest
2. Know Your Customer
3. Wees niet te stellig in adviezen
4. Vier ogen zien meer dan twee ogen, mits in overleg
5. Rappelsystemen en protocollen helpen
6. Leg instructies en afspraken altijd vast, ook bij vaste cliënten
7. Sluit een verzekering af via een goede verzekeringsmakelaar
8. Wees bewust van de dekkingsrisico’s bij discontinuïteiten
9. Meld de beroepsfout altijd direct bij de verzekeraar
10. Zorg voor een goede interne organisatie om met beroepsfouten om te gaan
Michel Knapen, journalist