In mijn vorige column besprak ik enkele methoden om ongemak van cliënten over de advocatenkosten tegen te gaan. Een mogelijkheid om te voorkomen dat het tarief een struikelblok wordt, is door de cliënt verschillende mogelijkheden voor te leggen. Wil die ‘uren maal tarief’, een afspraak over kortingen boven een bepaalde omzet (loyaliteitsbonus) of een ‘gemiddeld tarief’ dat voor alle advocaten – partners, medewerkers en stagiaires – zal worden gehanteerd? Bij die laatste variant is het natuurlijk zaak vooraf een goed idee te hebben over de mate waarin jongeren ingezet kunnen worden.
Een andere optie is te werken met een vaste prijs. Dat vraagt wel een goede calculatie van de advocaat en heldere condities over wat er voor die prijs zal worden gedaan. Dus bijvoorbeeld wel een procedure in eerste instantie, maar niet het hoger beroep en geen incidenten.
Vaak zeggen advocaten dat hun zaken te individueel zijn om met vaste prijzen te kunnen werken. Toch zal iedere ervaren advocaat veelal wel een indicatie kunnen geven van de duur en de behandeling van een nieuwe zaak; op basis daarvan moet toch ook een prijsschatting gegeven kunnen worden – natuurlijk met de afspraak dat bij bijzonderheden nader overlegd zal worden over de extra kosten.
Een alternatief dat cliënten vaak aanspreekt, is om het succes als factor te gebruiken. Dat mag geen percentage zijn, maar wel de afspraak dat bij succes tarief X zal worden gehanteerd, en bij het uitblijven van succes (het lagere) tarief Y. Hierbij is wel van belang vooraf duidelijk te bepalen wat onder ‘succes’ dient te worden verstaan. Overigens kiezen cliënten uiteindelijk toch vaak voor de optie ‘uren maal tarief,’ maar blijken daarmee meer tevreden omdat ze er zelf voor hebben gekozen.
Ook belangrijk, zeker bij onvrede over advocatenkosten: zorg voor duidelijke declaraties met begrijpelijke omschrijvingen. En declareer regelmatig, liefst maandelijks, dan weet ook de cliënt nog waar het over ging. Geef verder ook aan wat je hebt gedaan dat niet in rekening wordt gebracht. Dus bijvoorbeeld wel ‘overleg over eventuele nieuwe zaak’ opvoeren, maar dan als ‘service’ bij de kosten.
Tot slot: als de cliënt niet betaalt, geef dan niet je eigen financiële medewerker op z’n kop voor het versturen van een rappel, maar bel de cliënt en leg uit dat je snelle betaling wilt. Maak duidelijk dat je een slechte advocaat zou zijn als je niet voor je eigen incasso kan zorgen en dat je eventueel ook de incasso van de cliënt wel wilt regelen.
Kortom: maak tarieven bespreekbaar. Niet zozeer de hoogte, maar wel de achterliggende systemen en mogelijkheden. Cliënten kunnen zich zorgen maken over kosten en zwijgen is de minst klantvriendelijke variant – denk aan de stilte in een trein die onderweg stil komt te staan.