Primitive halten Ordnung, das Genie beherrscht das Chaos. Achterhaald, aldus Gerard Sas. Een opgeruimd leven is belangrijk. Voor uw kantoorgenoten, cliënten en het thuisfront. Helaas besteedt de beroepsopleiding geen aandacht aan het op orde houden van de praktijk.
Goede planning en een overzichtelijk systeem zijn in deze tijden van voortdurende bereikbaarheid en continue afleidingen meer dan ooit nodig. Natuurlijk kunt u proberen zelf orde in de chaos te scheppen, maar bij gebrek aan aandacht voor de achterliggende redenen van de chaos of het gebrek aan motivatie, dreigt verval in oude patronen. En juist bij het inzichtelijk maken van die redenen kan een helpende hand prettig zijn.
Onbegrip en taboe
Helaas is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Zo stuit ik als professional organizer regelmatig op onbegrip, schaamte en taboes. Zo kwam er bijvoorbeeld een advocaat bij mij die door ziekte en arbeidsongeschiktheid dossiers onbehandeld liet liggen. Onzekerheid over hervatting van werkzaamheden maakte het overdragen van dossiers onmogelijk, met als gevolg ontevreden cliënten, dalende omzet en scheve ogen binnen de maatschap. Een andere advocaat sliep slecht. Zijn stress en angsten werden veroorzaakt omdat de zaken van zijn cliënten hem persoonlijk aangrepen. Tot slot mijn meest perfect georganiseerde cliënt. Ondanks zijn opgeruimde indruk bleek ook deze advocaat last te hebben van stress: hij had te veel dossiers, werd veelvuldig gestoord tijdens het werk en kon vanwege zijn specialisatie zaken niet overdragen. En hoewel hij exact wist wat te doen, bleef hij op de oude voet doorgaan. Gelukkig heb ik deze personen allemaal kunnen helpen. In de eerste casus betrof de hulp het duidelijk maken dat eerder ingrijpen en uitgaan van a worst case scenario veel had kunnen voorkomen. De advocaat uit het tweede voorbeeld heb ik geholpen het roer gecontroleerd om te gooien; hij heeft inmiddels een andere baan. En met advocaat drie heb ik in twee uur een plan van aanpak gemaakt waarmee hij dezelfde dag aan de slag is gegaan. Dit hield onder andere in drie maanden geen nieuwe zaken aannemen, anderhalve dag per week thuiswerken en de hulp van een collega inroepen.
Ik heb deze advocaten gevraagd om medewerking en vermelding in dit artikel. Het gemiddelde antwoord laat zich wellicht raden. ‘Ik ben blij dat je me zo snel weer op de rit hebt gekregen maar ik hang niet aan de grote klok dat ik jou daarbij heb ingeschakeld.’ Door dit taboe wacht men te lang met het zoeken naar en inschakelen van hulp. En dat is niet alleen onnodig. Als u cliënten zo goed mogelijk wilt helpen, moet u goed voor uzelf zorgen. Wie uitvalt, kan niemand meer bijstaan.
Repliek op veelgehoorde excuses
‘Ik ben van nature een chaoot, daar doe je niks aan.’ Het helpt mijn klanten te beseffen dat goed organiseren geen geheimzinnig talent vereist maar een te ontwikkelen vaardigheid.
‘Ik heb geen tijd om hiermee aan de slag te gaan.’ Een week heeft 168 uren en iedereen heeft evenveel tijd. De vraag is wat u ermee doet. Wilt u beter georganiseerd door het leven, dan moet u daar één keer voldoende tijd aan besteden. Daar hebt u de rest van uw leven plezier van.
‘Ik heb nog zo veel belangrijkere dingen te doen.’ Als u het gevoel hebt dat u de controle kwijt bent, overzicht mist of dingen kwijt bent, dan is juist (tijd vrijmaken voor) organiseren hard nodig.
‘Organiseren is saai, dat moet iemand anders maar doen.’ Sommigen komen met deze instelling een tijdje weg, maar op de lange termijn leidt het vaak tot conflicten.
Oplossingen
Een standaardoplossing bestaat niet. Het belangrijkst is daarom een goede analyse aan de hand van deze tien stappen.
• misverstanden wegnemen;
• onderzoek waar het misgaat. Repareren is pas mogelijk als u weet waar het stuk is;
• vind uw motivatie;
• leg de resultaten van de eerste drie stappen vast;
• SAS, oftewel Succes Als Starpunt. Wat is al goed georganiseerd en waarom?;
• plan van aanpak opstellen;
• Starten;
• evalueren en zonodig bijsturen;
• successen vieren;
• genieten van een opgeruimd bestaan.
Tot slot: er wordt vaak gewezen naar een ‘veroorzakend persoon’. Maar bedenk dat als de omgeving geen juiste maatregelen neemt, u medeverantwoordelijk bent voor het in stand houden van de situatie. Het belangrijkst is dat u niet blijft aanmodderen en soms is een gestructureerd gesprek al voldoende.
Gerard Sas, professional organizer