Op de declaratie staan de verplichte onderdelen keurig opgesomd. De oproep om binnen afzienbare tijd te betalen is ook duidelijk. En toch gaat het met advocaatfacturen relatief vaak mis.
Aan verklaringen geen gebrek: advocaten zijn geen boekhouders en administreren is tijdrovend en saai. Maar dat vormt geen excuus om de zaken niet op orde te hebben, zegt IJsbrand Oudshoorn van Urios, die met zijn gelijknamige urenregistratie- en declaratieprogramma meer dan honderd advocatenkantoren bedient. ‘Je ziet het vaak als advocaten een eigen kantoor beginnen. Er komt veel op ze af en de meeste advocaten weten weinig van boekhouden. Maar je wordt ook ondernemer en dan hoor je wel van een en ander op de hoogte te zijn.’
De vrije tarieven dragen ook bij aan de problematiek, zegt Dirk Jan Emmens, algemeen directeur van AdvocatenKabinet dat nota’s voor advocatenkantoren verwerkt en incasseert. ‘We hebben ervaring op dit gebied opgedaan in de medische wereld. Voor die branche versturen wij jaarlijks zo’n 10 miljoen facturen. Daar is 750 miljoen euro mee gemoeid waarover discussie, vanwege de vaststaande tarieven, onmogelijk is.’ En de verschillen zijn duidelijk. ‘Een medische factuur wordt gemiddeld na 44 dagen betaald; voor een advocatenfactuur staat 68 dagen. Drie procent van de medische facturen wordt overgedragen aan incasso; van de advocaatfacturen is dat 7 procent.’ Cijfers over afschrijvingen van advocaatfacturen zijn hem nog niet bekend, maar gebaseerd op de 0,5 tot 1 procent die in de medische wereld wordt afgeschreven, vermoedt Emmens ‘zo’n 3 à 4 procent’.
Factuur doorlichten
Deze cijfers betekenen meer dan alleen kostenposten voor advocaten. Het draagt bij aan het beeld dat advocaatkosten ondoorzichtig en onbeheersbaar zijn, zegt Rob van Rooij, managing partner van de stichting XS2Justice. ‘Uit onderzoek blijkt dat 40 procent van de mensen met een juridisch probleem het bij voorbaat opgeeft vanwege de verwachte hoge advocaatkosten.’ En bij degenen die uiteindelijk wel naar een advocaat stappen, wordt dat beeld vaak bewaarheid. Zo blijkt uit een XS2Justice-onderzoek onder ondernemers dat vier van de tien ondervraagden behoefte heeft aan hulp bij het beoordelen van de factuur van hun advocaat – de reden achter de oprichting van de website Advocatenfactuur.nl waar klanten die factuur kunnen laten doorlichten, zegt Van Rooij. ‘Uit meer dan 150 pagina’s jurisprudentie over advocaatfacturen hebben wij een checklist van dertig punten gedistilleerd. Bijvoorbeeld, vermeldt de factuur secretaresse- en kantoorkosten? Dat kan niet, het is het één of het ander. Hetzelfde geldt voor studie-uren van een specialist. Of je huurt een hoog gespecialiseerde, dure advocaat in die beschikt over parate kennis, of een goedkopere generalist die studie doet voor specifieke vragen.’ Het exact aantal facturen dat XS2Justice behandelt, noemt Van Rooij niet: wel het hoogste bedrag dat ooit van een factuur is afgehaald. ‘Anderhalve ton. Op een factuur van 2,5 ton.’
Niet alleen software
Hoewel vorenstaande problemen niet nieuw zijn, is het gemak waarmee ze aangepakt kunnen worden dat sinds enkele jaren wel. Zo kunnen zij die hun facturen zelf willen blijven schrijven aan de slag met ondersteunende softwarepakketten van bijvoorbeeld Kluwer of Sdu Uitgevers. Daarnaast zijn er kleinere specialisten zoals Advocaatcentraal.nl, CClaw, Trivium en Urios. Oudshoorn: ‘Het voordeel van dergelijk programma’s is dat je minder snel dingen vergeet. Daarnaast is
er de laatste jaren veel veranderd en software-programma’s houden dat automatisch bij. Ook voorkom je dat jouw factuur er om de verkeerde redenen uitspringt.’ Maar, zo benadrukt Oudshoorn, software alleen is niet voldoende. ‘Zorg ook voor aanvullende informatie, zoals schriftelijke bevestiging van het afgesproken uurtarief of uitgeschreven specificaties.’ Ook volgens Van Rooij is daar winst te behalen. ‘Als er bijvoorbeeld “telefonisch contact” staat, dan moet vermeld worden met wie.’ Advocaten moeten zich daarnaast actiever opstellen, vindt Emmens. ‘Communiceer al tijdens het offertetraject over de factuur. En is er een misverstand, dan moet je daar snel bovenop springen en desnoods de confrontatie aangaan.’ Tot slot kan het proces ook nog geheel worden uitbesteed, zegt hij. ‘Business process outsourcing is niet langer alleen voor de grote kantoren weggelegd. Bovendien doet een specialist het goedkoper en efficiënter.’
En streven naar meer efficiëntie lijkt geen overbodige luxe te zijn. Gedoe over geld komt cliënten noch rechtzoekenden in het algemeen ten goede. En wellicht belangrijker: de beroepsgroep is zelf ook gebaat bij strakkere facturering en betaling. Dat blijkt wel uit de reactie die Emmens ooit kreeg uit een zaal vol advocaten nadat hij verteld had hoe lang ze gemiddeld op hun geld moeten wachten. ‘Achtenzestig dagen? Dat valt nog erg mee.’
Mark Maathuis