Informatie- en communicatietechnologie (ICT) verandert interne werkprocessen, evenals de manier waarop je omgaat met de cliënt. Maar technische afhankelijkheid baart veel advocaten zorgen.
Volgende week weten advocaten van Kennedy Van der Laan die een willekeurig dossier openen onmiddellijk waar de zaak over gaat en wat de laatste juridische ontwikkelingen zijn op het betreffende rechtsgebied. Deed de Hoge Raad toevallig vanochtend een relevante uitspraak? Het systeem zoekt die er live bij, evenals relevante informatie over de cliënt of de markt waarin diens bedrijf opereert. Ook houdt het systeem door de integratie van applicaties als agenda’s, mails en activiteit in dossiers bij welke collega’s deskundig zijn op dit gebied, welke stukken al voor de cliënt klaarstaan en of hij die al heeft bekeken – sterker nog: of de cliënt op dit moment bereikbaar is of nu even telefonisch in gesprek. De cliënt, ook verbonden met het systeem, kan zien wat er in zijn zaak is gebeurd, hoeveel tijd eraan is besteed en hij heeft automatisch inzage in de laatste versies van zijn stukken.
Alert
Het Alert-systeem integreert alle mogelijke ICT-toepassingen en informatiebronnen die een advocaat nodig heeft. ‘De crux is dat je díé systemen aan elkaar knoopt die de advocaat tot nu toe in zijn hoofd met elkaar moest verbinden,’ zegt Joost Linnemann van het Amsterdamse kantoor.
Bij de ontwikkeling van het systeem zijn verschillende partijen betrokken: softwarebouwers, uitgevers, maar ook leveranciers van nieuws. ‘Het is een nieuwe manier van kennis delen,’ zegt Linnemann. ‘We zochten een antwoord op de vraag: hoe ga je om met de veranderende waarde van kennis en informatie? Vroeger verkocht je vooral het feit dat jij over meer kennis en informatie beschikte dan de cliënt. Gechargeerd: je haalde de informatie uit de bibliotheek en vervolgens stuurde je een rekening. Maar door de opkomst van internet en allerlei andere diensten is dat veranderd. De cliënt heeft die kennis nu ook.’
Dat advocaten weleens lui zouden kunnen worden omdat alles automatisch op het scherm verschijnt, is een reëel, maar behapbaar probleem. ‘Elk systeem brengt het gevaar met zich mee dat je op een standaard manier met dingen omgaat, minder alert bent. Maar dit systeem is erop gericht om je juist in contact te brengen met mensen die er ook verstand van hebben, zodat je niet blijft steken bij “O ja, ik weet nog wel iemand die er wel ’es iets over heeft geschreven.” We denken dat het mensen in staat stelt om beter met informatie om te gaan.’
Hoewel het systeem web based is en overal vandaan toegankelijk, draait het nog wel op eigen servers. Een logische volgende stap is volgens Linnemann om over te gaan op Cloud Computing: de applicaties en data bevinden zich in een ‘wolk’, en niet meer fysiek op het eigen kantoor.
Nieuwer werken
Apple-baas Steve Jobs zei het al in 1985: ‘A lot of times, people don’t know what they want until you show it to them.’ Het feit dat ICT-toepassingen in het afgelopen decennium niet, en nu opeens wél aanslaan, hebben we volgens Wanda van Kerkvoorden, techneut en tevens oprichter van SOLV, mede aan bedrijven als Apple en BlackBerry te danken. ‘Het zogeheten Nieuwe Werken diende vooral om de files tegen te gaan en vrouwen aan de slag te krijgen,’ zegt Van Kerkvoorden. ‘Maar door tools als de iPhone en de iPad slaat het beter aan dan door de propaganda van de overheid. In de oertijd zat je achter je bureau met je desktop. Nu kun je met je kinderen in het park, via WiFi, overal bij de informatie komen die je nodig hebt. De naam cloud past er ook goed bij, het is veel sexier. Alle puzzelstukjes komen nu samen.’
Net als KVDL besteedt SOLV veel aandacht aan manieren om de nieuwe middelen in te zetten voor het kantoor, en ook SOLV overweegt een systeem waarbij cliënten kunnen inloggen op (delen van) het kantoornetwerk. Nu al schuiven cliënten aan bij een jurisprudentie-lunch. Deze manier van kennis delen heeft de toekomst, zegt Van Kerkvoorden, maar vergt wel een omslag in het denken. ‘Advocaten zijn van nature behoudende mensen. Ze vinden het eng om informatie, bijvoorbeeld standaardcontracten, te delen. Maar ik geloof daar niet in. Ik denk dat het alleen maar positief is voor de relatie met je cliënt als je je informatie op een goede manier deelt. Daarmee versterk je de banden. En op een vraag om standaardinformatie komt vrijwel altijd een vervolgvraag. Het standaardwerk wordt bovendien steeds vaker uitbesteed aan niet-advocaten of andere landen. Dus misschien is het slimmer om die kennis tegen een lager tarief of gratis weg te geven, dan heel protectionistisch te denken: ik moet het bij me houden. Ik denk er meer in dat je core business ligt in het superspecialistisch advies.’
Eén sleutel
Waar sommige advocaten moeite mee hebben, is de afhankelijkheid van de achterliggende techniek. Middelgrote en kleine kantoren zijn voor Cloud-diensten aangewezen op de softwarepakketten van gespecialiseerde leveranciers. ‘Het is een relatief goedkope manier om verschillende applicaties te gebruiken zonder hoge licentiekosten te hoeven betalen,’ zegt Marianne Korpershoek van Louwers IP Technology Advocaten uit Eindhoven. ‘Zeker voor kleinere kantoren is het een uitkomst. Je kunt afspraken maken met de leverancier over service en onderhoud, bijvoorbeeld dat het systeem 99% van de tijd beschikbaar moet zijn, of dat onderhoud alleen ’s avonds of in het weekend mag gebeuren.’
Korpershoek heeft veel cliënten die met SaaS-diensten (Software as a Service, software die als een online dienst wordt aangeboden, red.) werken, maar signaleert nog wel kinderziektes in de markt van software-aanbieders. Op dit moment zijn er zo’n veertig grotere en kleinere aanbieders van specialistische softwarepakketten voor de advocatuur, die weer afspraken maken met andere partijen, datacenters bijvoorbeeld. ‘De markt is jong en er zit nog veel kaf onder het koren. Waar het vaak aan schort, is de beveiliging. Je kunt zo’n datacenter vergelijken met een huis waarin jij een kamer huurt. De voordeur gaat open met een sleutel, maar eenmaal binnen kun je vrijelijk rondlopen. Je moet er dus zeker van zijn dat het bedrijf waarmee je in zee gaat betrouwbare mensen in dienst heeft. Het kán goed geregeld worden, bijvoorbeeld door een ISO-certificering op het gebied van informatiebeveiliging. Maar mijn ervaring is dat bedrijven die nu hun diensten aanbieden aan kleine kantoren dat nog niet goed hebben geregeld.’
Zwakste schakel
Een ander probleem vormt de continuïteit, want als een softwareleverancier failliet gaat, ben je zuur, zegt Korpershoek. Ze heeft het al eens meegemaakt, bij een bedrijf dat de administraties van scholen beheerde. ‘De curator moet de boedel zo snel mogelijk ontbinden en zal als eerste de contracten met datacenters opzeggen, om de vaste lasten te beperken. Dan kun je niet meer bij je gegevens. En je moet maar hopen dat de computers niet op Marktplaats worden gezet.’
Zo heet hoeft de soep niet gegeten te worden, denkt Joost Linnemann. ‘Sommige leveranciers bieden nu al de mogelijkheid om periodiek je eigen data in een standaard-format te downloaden. Als ze dan failliet gaan, heb jij in elk geval de data. Daarmee ga je naar een andere aanbieder en die leest ze vanzelf weer in.’
Korpershoek pleitte er al eerder in het Advocatenblad voor dat de Orde normen stelt aan softwareleveranciers die pakketten aan advocaten aanbieden. ‘De Orde ziet immers op het naleven van de geheimhoudingsplicht – als de gegevens van een advocaat door toedoen van een ICT-bedrijf op straat komen te liggen, voldoe je niet meer aan die plicht.’ Maar de Orde wil juist minder normerend te werk gaan, laat ICT-adviseur Elsbeth Bodde van de Orde weten. ‘We geven de algemene regels aan. In de Verordening op de Vakbekwaamheid staat aan welke normen de advocaat moet voldoen, maar we laten hem vrij in de manier waaróp hij dat regelt.’
Ook Van Kerkvoorden erkent dat de afhankelijkheid van derden problematisch kan zijn. ‘Een soort WikiLeaks in de advocatuur moeten we niet hebben. Maar vraag zo’n bezorgde advocaat eens hoe hij zijn eigen pand heeft beveiligd. Het is nog altijd makkelijker om fysiek in te breken dan op een netwerk. Om de informatie te vinden die je zoekt, moet je behoorlijk gespecialiseerd zijn. Wat mij betreft is de menselijke schakel nog altijd de zwakste in het geheel – en niet de technologie.’
Veel risico’s kun je ‘inkaderen’ door goede afspraken te maken, zegt Van Kerkvoorden. ‘Maar je kunt ook eens verder kijken naar andere aanbieders, in plaats van de oplossing te zoeken binnen die gesloten gemeenschap waar toch geldt: éénoog in het land der blinden. Advocaten vinden het al snel een pre als een leverancier zegt: “Neem mij, want ik lever ook aan andere kantoren.” Maar als één beroepsgroep niet innovatief is, zijn het wel advocatenkantoren. Ik heb geleerd om over de grens te kijken naar andere branches waar veiligheid een rol speelt: het bankwezen, verzekeraars, medische bedrijven. Daar zijn ze op dit gebied al vele stappen verder.’
Tatiana Scheltema