Aan welke eisen moet gestructureerde feedback voldoen wil men in aanmerking komen voor punten, en hoe hard zijn die? Sinds de invoering van de Verordening op de vakbekwaamheid worden bij het bureau van de Orde geregeld vragen gesteld over dit nieuwe ontwikkelinstrument.
Intervisie en collegiale toetsing – of peer review – zijn de vormen van gestructureerde feedback die de Algemene Raad naar aanleiding van het rapport van de Werkgroep gestructureerde feedback 2010 als puntwaardig heeft gekwalificeerd.
Intervisie, aldus de door de AR geformuleerde voorwaarden, ‘is een gestructureerd overleg van een kleine groep hiër-archisch gelijkwaardige professionals, met als doel het op peil houden van de deskundigheid of verbeteren van het functioneren.’ Sessies staan onder leiding van een professionele gespreksleider of een advocaat-gespreksleider die ‘in ieder geval een basiscursus heeft gevolgd’.
Peer review kent als voorwaarde dat diegene die reviewt een relevante cursus heeft gevolgd; die verplichting heeft ‘het lijdend voorwerp’ niet, maar het wordt hem of haar wel aanbevolen. Verder schrijft deze vorm van overleg voor dat de reviewer op dezelfde rechtsgebieden werkzaam is als de dossierhouder – degene wiens (juridische) dossierinhoud beoordeeld wordt.
Punten halen
Maar ook de aanvullende voorwaarden zijn van belang. Zo moet intervisie plaatsvinden met minimaal zes en maximaal tien personen die één of meerdere dilemma’s inbrengen. Samen met de gespreksleider stellen zij ook de geheimhoudingregels vast en na afloop een deelnamebewijs. Deelnemers ontvangen één niet-juridisch punt per uur, met een maximum van vier punten per dag. Peer review levert zowel de reviewer als de dossierhouder punten op, maar niet evenveel. De eerste krijgt maximaal vijf niet-juridische punten per review en de dossierhouder moet het met maximaal drie doen. Dit hangt samen met de verschillende vereisten die hen gesteld worden: zo moet de reviewer een ervaren advocaat zijn die meer dan zeven jaar advocaat is en aantoonbaar deskundig op het rechtsgebied waarop hij reviewt. Ook werkt deze advocaat – in beginsel – op een ander kantoor dan de dossierhouder; deze moet ter voorbereiding een vormvrije zelfevaluatie uitvoeren. Om dossierhouders een idee te geven, staat op de site van de Orde – naast de andere informatie over dit onderwerp – een formulier met uitleg.
Beide deelnemers moeten zich houden aan de verplichtte geheimhouding van hetgeen tijdens de review besproken wordt. Ook moeten in beginsel verschillende (minimaal vijf)dossiers worden ingebracht die aselect getrokken worden. Van die dossiers moet in ieder geval besproken worden: de indeling en het beheer, de communicatie zoals die uit de dossierstukken blijkt en de strategie van de zaak. Tot slot moet de vakinhoud en het besef van kwaliteit en integriteit aan de orde komen. De review is officieel als die met een gesprek tussen de reviewer en de dossierhouder wordt afgesloten en als zij ook nog een document opstellen dat als bewijs kan dienen.
‘Relevante cursus’
Voor de cursussen (advocaat-)gespreksleider en reviewer kan men terecht bij een aantal door de Orde erkende opleidingsinstellingen, zoals het Instituut voor Juridische Opleidingen, Kluwer of OSR Juridische Opleidingen. Wat kunnen deelnemers verwachten? Een rondgang leert dat de kosten van de cursus intervisie bij Adviesbureau Silvia Scholten 300 euro voor één dagdeel bedragen. Eva Wiltingh BV biedt de keuze: of beide cursussen ineens (waarvan drie dagendelen peer review en een dagdeel intervisie) voor 1.795 euro of 995 euro voor een van twee. Bij GroeiNu! kosten de drie dagdelen 975 euro. Honig Coaching B.V. biedt de intervisiecursus aan voor 495 euro voor twee dagdelen met een optionele terugkomdag. Bij SmitBertens Trainers kan men voor 650 euro een eendaagse training peer review volgen; voor intervisie kan men kiezen uit drie sessies van ieder een dagdeel (675 euro) of één dag cursus voor 650 euro. Tot slot Meijer Consulting Group Training, waar men voor 1.050 euro, twee dagdelen en een terugkomdagdeel de cursus kan doorlopen.
Bijsturing
Om deze relatief nieuwe instrumenten te belichten, heeft de Orde met de Raden van Toezicht de afgelopen maanden een aantal bijeenkomsten georganiseerd. De reacties waren wisselend, aldus beleidsadviseur Fenneke van der Grinten. ‘Duidelijk is wel dat sommige voorwaarden in de praktijk anders uitpakten dan vooraf gedacht. Het blijkt bijvoorbeeld dat je ook een prima intervisie kunt organiseren met vier in plaats van het voorgeschreven minimum van zes personen. Daarom zien wij op dit moment de voorwaarden meer als een richtlijn. Ook merken we dat er veel vragen zijn en dat dat in de lokale bijeenkomsten ook dynamische discussies oplevert. Kennelijk zijn deze bijeenkomsten wel zinvol om te houden.’ Later dit jaar volgen nog bijeenkomsten in Den Bosch, Alkmaar, in het Limburgse en één in de Noordelijke arrondissementen. Uiteindelijk zal een uitvoerige evaluatie plaatsvinden, waarover later meer in deze rubriek.
Mark Maathuis