Het begrip komt regelmatig voorbij: Het Nieuwe Werken (HNW). Maar wat is het precies en hoe geven kantoren er invulling aan?
‘Onze manier van werken is geheel ingericht op flexibiliteit. We hebben dan ook geen vaste werkplekken maar werkruimtes die we cockpits noemen,’vertelt Patrick de Looff, advocaat bij Dijkstra Voermans in Utrecht. ‘We werken met laptops die we in elke cockpit kunnen aansluiten. Ik heb ook geen eigen, vaste telefoon. Bij de entree op kantoor hangt een rek met looptelefoons waar je er ’s ochtends eentje uithaalt. Hierop kun je met een eigen code inloggen en dit correspondeert met jouw eigen vaste nummer en het interne doorkiesnummer.’
Het kantoor werkt al tien jaar met flexibele werkplekken en daar is destijds bewust voor gekozen, zegt marketing- en communicatiemedewerker Desiré Wijffels. ‘Het past bij onze weinig hiërarchische kantoorcultuur. We hebben bijna geen vaste structuren en advocaten zitten verspreid over verschillende vestigingen. Bovendien is het kostenbesparend.’
De Looff ervaart HNW als prettig. ‘Je zit niet alleen met sectiegenoten op een gang waardoor je ook in contact komt met andere kantoorgenoten. Het is weleens voorgekomen dat ik achter het net viste en alle kamers bezet waren. Dan ga ik thuis werken. Het maakt niet uit waar je werkt en hoe je het inricht. Mits je ervoor zorgt dat je bereikbaar bent en collega’s je agenda kunnen inzien,’ benadrukt De Looff. ‘Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor het behalen van je resultaten en uiteraard ook voor de declarabele uren die je maakt.’
Modus vinden
Bij het Amsterdamse kantoor Abeln Advocaten verkennen ze de mogelijkheden van HNW. Volgens advocate Ea Visser is de noodzaak er niet meer om op kantoor aanwezig te zijn. ‘Vroeger was iedereen aanwezig omdat op kantoor alles gebeurde. Nu heb je mail, kun je overal telefoneren en je stukken digitaal bekijken. De kantoorruimte is qua vierkante meter behoorlijk prijzig en ik denk dat het anders kan.’ Visser vertelt dat zij een kantoor willen delen met andere beroepsgroepen. ‘Wij hebben veel contact met cliënten in de creatieve sector en de ICT. Het is leuk om naar hun bedrijfsvoering te kijken. Dan zie je duidelijke verschillen met de advocatuur. Ik vind dat inspirerend. Je wordt meer uit je advocatenwereld gehaald en krijgt een andere blik op wat je aan het doen bent. Ook Spaces [een organisatie die werkplekken verhuurt, red.] is een concept waar we naar kijken.’ Visser merkt op dat zowel de jonge als oude generatie openstaat voor HNW. ‘De reacties zijn positief. Enkelen maken zich zorgen over het onderlinge contact; hoe een team te vormen zonder op kantoor te zijn. Maar ik denk dat daar wel een modus in wordt gevonden.’
De Looff vertelt dat er bij Dijkstra Voermans één grote kast staat met daarin alle dossiers. ‘Nieuwkomers moeten hier vaak wel aan wennen. Zij zijn gewend hun eigen kasten na te lopen om te kijken wat er nog moet gebeuren in lopende dossiers.‘ Over de clean desk policy is hij minder te spreken’. Hierdoor heb je altijd wel een stapel dossiers die met je meereist als je op een andere vestiging of ’s avonds wilt werken. Hoewel, nu het rustig is op kantoor ben ik deze week neergestreken in een cockpit en hoef ik niet op te ruimen,’ grapt De Looff.
Dat probleem ondervangt Abeln Advocaten met cloud computing, waarbij documenten op een beveiligde omgeving online staan. ‘Alle dossiers zijn bij ons ingescand,’ vertelt Visser. ‘Vanuit huis kun je op de server inloggen waardoor je geen dossiers hoeft mee te nemen en dat geeft meer vrijheid.’
Geen eendagsvlieg
Dat plaats- en tijdonafhankelijk werken geen hype is, blijkt ook uit het onlangs verschenen rapport Imago Blauwdruk Arbeidsmarkt Juristen 2011 waarvoor marktonderzoekbureau Blauw Research 569 rechtenstudenten in de laatste twee jaar van hun studie ondervroeg. Eén van de opmerkelijkste uitkomsten is dat een ruime meerderheid aangaf in hun toekomstige baan flexibel met werktijden te willen kunnen omgaan. Hierbij worden bij de advocatuur vraagtekens geplaatst. ‘Niet iedereen is ervan overtuigd deze flexibiliteit te vinden binnen de advocatuur: ruim een kwart van de studenten vindt dat de advocatuur en in dat kader aan modernisering toe is,’ is in het rapport te lezen. Ook uit onderzoek van de Radboud Universiteit Nijmegen in samenwerking met Moneypenny, een organisatie die HNW stimuleert, komt naar voren dat als werkgevers te weinig openstaan voor ‘tijdruimtelijke flexibele werkoplossingen’ dit ten koste gaat van arbeidspotentieel.
HNW in het kort
De essentie van HNW is het loskoppelen van arbeid van een vaste tijd en plaats. Van negen tot vijf op kantoor is niet meer het criterium, maar werken waar en wanneer het bij het werk, de klant, de organisatie of het leven van het personeel past. Zo kunnen bedrijfsprocessen slimmer ingericht worden wat tot kostenbesparingen leidt.
Hedy Jak