Over het algemeen wordt er zeer matig tijd geschreven op advocatenkantoren. En dat terwijl tijdschrijven de economische hoeksteen is van een kantoor.
Om eens wat veel gemaakte fouten te noemen: de tijd wordt pas na dagen, soms weken geschreven en in enkele gevallen zelfs volledig uitbesteed aan de secretaresse. Er wordt ‘met een vork’ geschreven, maar – vaker nog – het tegenovergestelde: de advocaat schrijft minder dan de door hem/haar bestede tijd, omdat men de waarde van de geleverde diensten probeert te berekenen. Verder zijn omschrijvingen vaak individueel (en niet uniform met kantoorgenoten) en voor de cliënt slecht te begrijpen. Tot slot wordt de tijdspanne tussen het schrijven van de tijd en het versturen van de declaratie soms zo groot, dat de cliënt allang vergeten is waar de declaratie over gaat.
Het schrijven van tijd in dossiers van cliënten is (inmiddels) een algemeen geaccepteerd fenomeen. Vroeger was dat anders: de advocaat ontving een ‘ereloon’ (honorarium) dat strikt genomen door de cliënt werd bepaald op basis van wat hij vond dat de dienst waard was. De advocaat deed daarvoor dan wel een suggestie waarbij het dossier ‘gewogen’ werd (letterlijk: hoe zwaar weegt het?) en waarbij relevante factoren werden meegenomen: wat was de uitkomst van de zaak? Wat was het belang? Hoe ingewikkeld was de materie?
Op den duur kwam uit de Angelsaksische wereld de gewoonte van tijdschrijven overgewaaid. Computers maakten de resultaten inzichtelijk: dat was nuttig voor cliënten die een duidelijk overzicht konden krijgen bij hun declaratie. Maar minstens zo nuttig was het voor het kantoorbestuur, dat meer inzicht kreeg in de manier waarop advocaten hun tijd besteedden.
Voor het declareren heeft tijdschrijven zijn hoogtepunt wel gehad: het simpele ‘uren x tarief’ is weliswaar nog steeds veruit het meest gebruikte systeem om te declareren, maar het verzet ertegen groeit: het beloont immers de domme en/of inefficiënte advocaat. Steeds meer advocaten onderzoeken inmiddels ook alternatieven, zoals value billing (wat was het eigenlijk waard?) en het succestarief (kostprijs bij verlies en opslag bij winst).
Voor het management is het onverminderd belangrijk inzicht te hebben in wat mensen doen. Het is dan ook onbegrijpelijk dat er niet veel beter gelet wordt op tijdig en correct tijdschrijven. Talloos zijn de medewerkers die zichtbaar lange dagen maken en die toch maar zo’n 1.000 declarabele uren op papier krijgen. De bedoelingen ervan zijn nobel (men wil de cliënt niet laten betalen voor onnodige of inefficiënte tijdsbesteding) of defensief (men wil niet het verwijt krijgen lang bezig te zijn geweest met iets simpels). Maar het is verkeerd: eventuele reductie moet plaatsvinden bij het declareren en niet bij het tijdschrijven. In feite besteelt men zo het kantoor. En vaak reduceren partners de declaratie dan nogmaals omdat ze niet weten dat de geschreven uren geflatteerd zijn. Toch doen het bestuur of de partners in de buurt er meestal niets aan. Hier valt flinke winst te boeken, want het geld ligt praktisch op straat.