Onmisbaar op elk advocatenkantoor en vooralsnog onaantastbaar door moderne communicatie-technologie: de fax. Maar waarom is dit logge, lelijke apparaat eigenlijk nog niet vervangen?
Het grote, meestal wat plompe apparaat, waarin doorgaans ook een printer en scanner zit verwerkt, siert nog zeer vele secretaressekamers. En hoewel de ‘kopieertelegraaf’ al in 1843 gepatenteerd werd, kan de faxmachine de strijd met andere communicatietechnologieën nog makkelijk aan.
Zo reageert de secretaresse van Spoor & Hoekman Advocaten (Almelo) wat verbaasd op de vraag of de fax nog veel gebruikt wordt. ‘Ja natuurlijk! Eigenlijk gaan alle stukken voor rechtbanken per fax. Mailen mag meestal niet, of eigenlijk: ik doe het nooit. Anders zou ik het eerst moeten inscannen en dan mailen. Dat kost óók tijd.’ Een soortgelijke reactie heeft een secretaresse van Klijn Zegers & Van Osch Advocaten in Tilburg. ‘We maken best veel gebruik van de fax. Sommige rechtbanken willen de stukken liever via de fax, andere vinden e-mail ook goed. Ook advocaten onderling faxen weleens.’
Wat erin gaat…
Maar er is beweging op het front. ‘Bijna alles kan per mail’, zegt een communicatiemedewerker van de Rechtbank Almelo. ‘Ook de F- en B-formulieren en zelfs verzoekschriften. Wel moeten we het origineel nog zien om de handtekening te controleren. We faxen minder dan enkele jaren geleden, maar nog steeds gaat tachtig procent van de stukken via de fax.’ Hij verwacht dat de fax er ‘op termijn’ uitgaat en dat dan de stukkenuitwisseling via de mail zal verlopen.
Zo ver wil Wilfried Derksen, vicepresident bij de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch nog niet gaan. Ja, de fax wordt nog steeds veel gebruikt. En ja, ‘we willen steeds meer toe naar een veilige elektronische omgeving om te kunnen communiceren’. Het roljournaal voor handels- en familiezaken (via de B- en F- formulieren) is daarvan een mooi voorbeeld, zegt Derksen. ‘Advocaten kunnen nu al berichten sturen en, zij het beperkt, ook bijlagen. Dat gaat via een webapplicatie waarop advocaten kunnen inloggen. Dan pas weten wij of de persoon die zegt wie hij is dat ook daadwerkelijk is.’
Maar dat zijn nog de uitzonderingen. Het landelijke Procesreglement gaat nog uit van het versturen van stukken via de post of de fax. Het mailverkeer wordt, aldus Derksen, door veiligheidsmensen afgewezen omdat het verbonden is met het interne netwerk en er ongewenst materiaal kan meekomen, zoals virussen. ‘Dat moet je niet willen. Om die reden kunnen documenten nog niet worden gemaild. De fax heeft als voordeel dat er aan de ene kant een document wordt ingestopt, wat er aan de andere kant weer uitkomt – en niet meer dan dat.’ Toch verwacht ook Derksen dat de fax zijn langste tijd wel heeft gehad.
Voldoende alternatieven
De Amsterdamse advocaat Christiaan Alberdingk Thijm van SOLV Advocaten, gespecialiseerd in media, communicatie en technologie kan daar eigenlijk niet op wachten. ‘Faxen doen we zo weinig mogelijk, hier staat de fax voortdurend op de spaarstand. Hij wordt eigenlijk vooral gebruikt voor inkomende faxen. Wij mailen, sturen post met de koerier en als het niet anders kan gaat het met de fax.’ Maar toch heeft de fax zo zijn voordelen, moet Alberdingk Thijm bekennen. ‘Als je een sommatiebrief faxt, krijg je een ontvangstbevestiging. Gaat het via de mail, dan weet je alleen dat het in de inbox zit en dat voelt minder veilig. En je mailtje kan in theorie in de spambox terechtkomen.’ Voor Alberdingk Thijm is er ‘geen enkele reden’ om niet over te stappen op mailverkeer, zegt hij. ‘Je kunt dat goed beveiligen met versleuteling. Je kunt ook een dropboxclouddienst (voor online opslag, red.) gebruiken of grote bestanden versturen via www.wetransfer.com. Dan krijg je ook een ontvangstbevestiging.’ Eén keer kreeg hij toestemming om zijn stukken te mailen. ‘Het betrof een supersnel kort geding bij de Rechtbank Den Haag. Ik mocht zelfs stukken naar het privéadres van de rechter mailen.’
Het tekent de ontwikkeling die bij de rechtspraak gaande is, aldus vicepresident Derksen. ‘Er worden steeds meer nieuwe communicatievormen ontwikkeld om het voor klanten makkelijker te maken. Over een tijdje kunnen deurwaardersstukken digitaal worden aangeleverd en volgend jaar starten in Den Bosch en Rotterdam pilots voor digitaal procederen.’ Voor Alberdingk Thijm kan het niet snel genoeg gaan. ‘Onlangs had ik een hogerberoepszaak bij het Hof Den Haag. Wij hadden vier verhuisdozen met producties en de wederpartij en het hof ook. Zo’n hele papierfabriek, dat kan toch veel handiger op de iPad?’
E-fax: onbekend en onbemind
Zo’n beetje ieder advocatenkantoor heeft een eigen telefoonlijn voor de fax, wat erop kan duiden dat de e-fax nog nauwelijks wordt gebruikt. Voor internet- of online faxen is geen apart faxapparaat nodig. Het gebeurt via e-mails, is papierloos en kan vanaf iedere computer met een internetverbinding worden gefaxt. Ook kunnen faxen naar meerdere geadresseerden tegelijk worden verstuurd. Omdat e-faxen niet via de telefoonlijn gaat, is het goedkoper, handig dus als er dikke dossiers naar het buitenland moeten worden gefaxt.
Michel Knapen