Een man komt in de hemel en klaagt bij God dat hij nooit de loterij heeft gewonnen, hoewel hij er zo voor heeft gebeden. God antwoordt: ‘Ik wilde wel iets doen, maar had dan een lot gekocht.’ De moraal: je moet de eenvoudige, praktische dingen niet vergeten.
Dat geldt ook voor kosten besparen. Iedere consultant die zijn geld waard is, zal uitleggen dat er maar een paar knoppen zijn waaraan je kunt draaien als je het financiële resultaat van je kantoor wilt verbeteren en daarvan is kostenbesparing de minst interessante. Dat mag waar zijn (omzetvergroting en betere leverage zijn belangrijker factoren) maar het is nog geen reden om geld op straat te laten liggen.
Eerst een overzicht van de belangrijkste kosten. Gemiddeld hebben kantoren een kostenpercentage van zo’n 30 tot 45 van de omzet. De hoofdcategorieën zijn: personeel (60 procent van de kosten), huisvesting (10 procent) en overige kosten (30 procent). Communicatie, lease, schoonmaak, catering en juridische informatie zijn doorgaans de belangrijkste posten in de laatste categorie.
Het moge duidelijk zijn: besparen op dingen als ‘een koekje bij de thee’ heeft alleen een optisch belang. Dat kan ook nuttig zijn – als signaal dat men op de kleintjes let – maar voor je het weet maak je vooral iets kapot aan sfeer en werkplezier.
Ook aan de personeelskosten moet je niet te veel willen zitten: intrekken van bonussen of het stopzetten van inflatiecorrectie zijn echt paardenmiddelen. Zo was er eens een nieuwe directeur die de winst flink liet stijgen totdat bleek dat hij dat vooral deed door geen nieuwe stagiaires aan te trekken. Op de korte termijn leidde dat tot meer winst, maar na enige tijd ontstond een tekort aan mensen. Hoge personeelskosten als gevolg van veel juridisch personeel is helemaal niet erg: die dragen immers ook (en meer) bij aan de omzet. Een kantoor met een partner en tien medewerkers heeft zeer hoge kosten maar ook een mooie winst. Huisvesting kan enigszins beïnvloed worden, maar doorgaans pas op termijn. En voor je het weet snijd je daarmee in de uitstraling van je kantoor.
Maar als koekjes, personeel en huisvesting niet voor de hand liggen, wat dan wel?
Juist die ‘overige kosten’ zijn kosten die redelijk beïnvloed kunnen worden. Eens in de paar jaar vergelijkende offertes aanvragen heeft zin. Vaak gaan de tarieven jaarlijks omhoog als er niet over onderhandeld wordt.
Ook is het nuttig om als beleid te hanteren dat je de beste offerte kiest – en niet per definitie die van een bedrijf dat ook cliënt is. Jaarlijks switchen van leveranciers is niet wenselijk, maar alleen al om je grootste leveranciers scherp te houden, is zo’n vergelijking nuttig. Kortom: van kostenbesparing moet je geen gouden bergen verwachten, maar dat is geen reden om er niet scherp op te letten. Elke bespaarde euro is immers extra winst.
Dolph Stuyling de Lange