Een advocaat kan niet zonder vakliteratuur. Maar lang niet alle kantoorbibliotheken zijn compleet en actueel. De ‘bibliothecaris op afstand’ kan daarop het antwoord zijn. ‘Juridische boeken zijn de kosten niet.’

Van scratch moest hij zijn bibliotheek opbouwen. Toen strafrechtadvocaat Dirk Daamen dit voorjaar als eenpitter zijn nieuwe kantoorpand in Maastricht betrad, bevatte zijn boekenplank zo’n dertig werken: de ‘verplichte’ handboeken, een paar delen Tekst & Commentaar, wettenbundels en enkele specialistische werken op het gebied van het cassatiestrafrecht. Via digitale nieuwsbrieven van uitgevers en boekhandels weet hij wat er verschijnt en probeert hij elke maand een nieuw werk aan te schaffen. ‘Anders raadpleeg ik wel boeken in de bibliotheek van de Universiteit Maastricht. Veel informatie vind ik overigens op internet, bijvoorbeeld via RSS feeds, hoewel ik abonnementen op digitale databestanden zoals Opmaat en Kluwer Navigator nog te duur vind.’

Actueel in 1982
Geen advocaat zonder boeken, geen advocatenkantoor zonder bibliotheek – hoe klein die bij eenpitters ook kan zijn. Hoewel digitale juridische teksten papier proberen te verdringen, zijn boeken nog steeds populair. Neem de bibliotheek van Ten Holter Advocaten, een middelgroot kantoor in Dordrecht. ‘Vijftienhonderd boeken,’ schat informatiespecialist Margo van Heck de collectie. ‘Van belangrijke boekwerken, zoals Tekst & Commentaar en Recht & Praktijk, en veel handboeken, verschijnt met enige regelmaat een nieuwe druk en die nemen we altijd af. Bij andere boeken zijn de advocaten selectiever.’ Eric Koreman, sectiehoofd bij Jongbloed Juridische Boekhandel in Den Haag, kent de bibliotheek van Ten Holter wel. En ook de bibliotheken van tal van andere advocatenkantoren, waarover hij smakelijk kan vertellen. ‘Ik was onlangs op een kantoor met een algemene praktijk. Ze deden ook huurrecht, maar het meest recente boek daarover stamde uit 1982. Prima advocaten overigens, maar hun bibliotheek was verre van actueel en compleet.’

De grote advocatenkantoren hebben hun collecties doorgaans prima op orde, weet ook Maarten Bohlken, directeur van Jongbloed. ‘De Zuidas-kantoren hebben professionele bibliothecarissen in dienst. Ook gespecialiseerde kantoren hebben goede collecties. De meeste zorgen baren mij de kleinere advocatenkantoren die veel rechtsgebieden doen maar desondanks geen focus hebben op literatuur. Zij zien de bibliotheek vaak als een kostenpost. Ik denk dan: dat is juist jullie gereedschap! Slecht onderhouden collecties zijn overigens niet iets van deze recessie. ‘Toen ik dertien jaar geleden bij Jongbloed ging werken, was dat ook al zo.’
Mooi gevulde boekenplanken zijn volgens Koreman en Bohlken nog lang geen goede juridische bibliotheken. ‘Ik loop weleens langs de rekken en laat boeken dan kantelen’, zegt Koreman. ‘Er staat dan de vijfde druk van een boek, terwijl de achtste druk allang uit is.’ Of hij gaat onkruid wieden: onderzoeksrapporten, cursusbundels en oude studieboeken eruithalen. Boeken die ook niet in de bibliotheek thuishoren, zijn werken waarop veel stof ligt: oude, ongebruikte boekwerken. Weg ermee om zo ruimte te scheppen voor boeken die er wel toe doen.

‘Laat maar zitten’
Voor de meeste advocatenkantoren is het op peil van de collectie een hele kunst. Vaak houdt de secretaresse de aankondigingen van nieuwe titels bij of wordt een advocaat met dat klusje belast die daarmee verloren uren invult. Het gevolg is dan wel dat veel nieuwe uitgaven niet eens opvallen en de bibliotheek nooit zullen bereiken. En als wordt overwogen nieuwe boeken aan te schaffen, worden ze vaak ’te duur’ gevonden, is de ervaring van Bohlken. ‘Advocaten hebben een verkeerde perceptie van de prijs van boeken. “Vijftig euro voor dat boek? Laat maar zitten.”‘ Vaak gaat de voorkeur uit naar digitale juridische informatie, wat goedkoper heet te zijn.

Dat dit niet zo is, weet ook Margo van Heck van Ten Holter Advocaten. ‘Het voordeel is wel dat je daarin makkelijk kunt zoeken. Maar goedkoper? Eerder duurder. In het verleden hadden we één abonnement op de papieren Nederlandse Jurisprudentie. Voor de digitale versie hebben we 21 abonnementen nodig, voor iedere fee earner één.’ Bohlken rekent het snel voor: één papieren jaargang NJ kost 2500 euro. De digitale versie is actueler, je kunt er gemakkelijker in zoeken én er is een archief dat teruggaat tot 1965, maar kost het dubbele. ‘De informatievoorziening is beter, maar het is hoe dan ook een behoorlijke kostenverhoging. Advocaten moeten zich realiseren dat de ‘gewone’ juridische boeken de kosten niet zijn.’

Bibliotheekdienst outsourcen
Maar welke boeken mogen in de bibliotheek niet ontbreken? Daarvoor heeft Jongbloed de dienst Juridica ontwikkeld, een bibliothecaris op afstand, die adviseert over nieuw verschenen titels en drukken, attendeert op hiaten in de collectie, abonnementen beheert en ervoor zorgt dat de bibliotheek actueel en volledig blijft.
Mieke Steinberg, manager legal support bij Houthoff Buruma maakt er gebruik van. ‘Veel boeken verschijnen in een serie en die wordt automatisch aangevuld. Door de herdrukkenservice hebben we altijd de meest actuele boeken in de bibliotheek staan.’ Ze zegt zeer tevreden te zijn over het outsourcen van de bibliotheekdienst aan Jongbloed. ‘We hebben een uitgebreide wetenschappelijke bibliotheek met meer dan tienduizend werken. Omdat we ook een cassatiepraktijk voeren, hebben we ook veel oude boeken en wettenbundels. Maar de bibliothecaris op afstand helpt ons ook om de collectie actueel te houden.’

Michel Knapen

Download artikel als PDF

Advertentie