U dicteert op bandjes of – heel modern! – op een digitale recorder? En uw secretaresse typt dat vervolgens uit? Dan lijkt u de opkomst van spraakherkenning en -verwerking vooralsnog gemist te hebben. Een update van twee enthousiaste advocaten.
‘De meest tijdefficiënte manier van werken,’ zegt Marike Ubbink (Stellingwerf Van Beek & Drosten Advocaten, Enschede). ‘Ik zou niet meer zonder kunnen,’ vult Michiel van Gastel (Van Gastel en Bal Advocaten, Hellevoetsluis) aan.
Beide advocaten zijn lovend over de dicteer- en spraakverwerkingssoftware die ze nu enige tijd op kantoor gebruiken. Weg is het geklungel met opnameapparaten met bandjes en weg is de verspilde tijd en energie van secretaresses die uren bezig waren ze uit te tikken. Ubbink dicteerde er jarenlang correspondentie, processtukken, adviezen en de notulen van de maatschapsvergaderingen op. ‘De bandjes slijten en ze worden op den duur slecht te verstaan, ook door achtergrondgeluiden. Bovendien kunnen ze zoekraken.’
Met spraakherkenning of spraakverwerking moet dat tot de verleden tijd behoren, maar stond dat niet nog in de kinderschoenen? ‘Dat is al vijftien jaar niet meer zo,’ zegt Juul Leijnse, consultant bij dFlow, een bedrijf dat software voor juristen levert. ‘Jarenlang maakten met name medisch specialisten, en een enkele advocaat, gebruik van spraakherkenning. Nadeel was dat het maar één stemprofiel herkende en dat het programma uitentreuren moest worden “opgevoed”. Veel vaktermen werden niet herkend en moesten handmatig in de tekst worden verwerkt zodat het een volgende keer wel werd opgepakt. Het duurde weken voordat het programma redelijk foutloos gesproken woorden kon omzetten in een handzaam tekstbestand.’
Discipline vereist
Sindsdien is het hard gegaan: zo bracht Apple MacSpeech op de markt, ontwikkelde Philips SpeechExec en zo’n anderhalf jaar geleden bracht dFlow spraakherkenning in combinatie met BigHand op de Nederlandse markt, een programma dat digitaal dicteren combineert met spraakherkenning. Leijnse: ‘Met software van BigHand kun je dicteren op een apparaatje dat is verbonden met je pc, op je iPhone of Android. Je spreekt je tekst in, Dragon zet het geluidsfragment om in geschreven tekst. Het “opvoeden” besteed je uit aan de secretaresse. Dat kost haar in het begin nooit méér tijd dan het zelf uittypen. Na drie dagen teksten redigeren en woorden toevoegen gaat het al sneller dan een geluidsfragment uittikken. Na twee maanden is de vocabulaire klaar en maakt het programma geen fouten meer: alle juridische begrippen worden dan herkend.’
Dat vergt wel enige discipline, heeft Van Gastel ervaren. ‘Alles wat je zegt wordt direct geregistreerd. Zinnen moet je afmaken en niet laten overlopen in gemurmel. Je moet goed articuleren en alles op dezelfde snelheid dicteren. Niet iedereen kan die slag maken.’ Dat wordt bevestigd door Leijnse. ‘Voorwaarde is wel dat de advocaat correct dicteert, want garbage in is garbage out. Staat er een komma in de zin, dan moet je die komma ook benoemen. Komt er een nieuwe alinea, dan moet je dat commando geven. De secretaresse kan nog altijd snel de tekst fatsoeneren maar dan gaat het om de details. Zij houdt daardoor meer tijd over om op inhoud na te lezen.’ Bij Van Gastel & Bal maken alle zes advocaten gebruik van BigHand, zegt Van Gastel, en tot volle tevredenheid. ‘Ik heb nu een foutscore van slechts twee procent.’
Leverancier Leijnse is daarover niet verbaasd. ‘Als de advocaat over de juiste dicteerkunst beschikt, staat een tekst al na een minuut op het scherm en na de “opvoedfase” van enkele dagen is dan negentig procent correct. Maar dan moet het duo advocaat en secretaresse goed op elkaar zijn ingewerkt en moet de secretaresse tegen haar baas durven zeggen dat hij beter moet inspreken.’
Besparing
Ubbink en een collega-advocaat namen BigHand een halfjaar geleden op proef. ‘We waren snel enthousiast. Het systeem leert ontzettend snel. Binnen twee weken hoeft de secretaresse alleen maar wat correcties door te voeren, als het systeem “moeilijke” woorden verkeerd opschrijft. Ingesproken teksten hebben we in een paar uur terug, afhankelijk van de drukte op het secretariaat en de prioriteit.’ Door de goede ervaringen wordt het nu kantoorbreed ingevoerd.
Kritiek op het systeem zit in de details. Eigennamen worden niet goed herkend en bij de optie waarbij tekst direct in het beeldscherm van de advocaat verschijnt, is de foutscore soms wat hoger. ‘Toen we nog bandjes gebruikten’, zegt Ubbink, ‘kon ik inspreken: “Maak ook een voorblad bij de conclusie van antwoord.” De secretaresse begreep precies wat er moest gebeuren. Dat kan nu niet meer en die instructie moet ik haar mailen, samen met de mededeling dat er een gesproken tekst op de server klaar staat.’
De kosten van het systeem worden door de tijdwinst snel terugverdiend, hebben Van Gastel en Ubbink ervaren. Ubbink: ‘We voorzien een besparing op de personele bezetting. Er zijn minder RSI-klachten en dus minder ziektekosten.’ En Van Gastel rekende uit: ‘Het scheelt op mijn kantoor één secretaresse.’
Minieme inspanning
Wie met spraakherkenning wil beginnen, heeft niet veel nodig: dicteersoftware, software voor de advocaat, de secretaresse en de server en een opnameapparaatje (of de eigen smartphone). De dicteersoftware kost eenmalig ongeveer zo’n 400 euro, plus jaarlijks 82 euro voor ondersteuning en updates. Voor de spraakherkenning komt er eenmalig 500 euro bij en jaarlijks 100.
Michel Knapen