Als vanaf september de inning van de griffierechten wordt uitgevoerd door het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak, merkt de advocatuur pas echt wat de voordelen zijn van digitale facturen en van één landelijke rekening-courant, zo belooft Michiel Schransmans, projectleider e-billing van de Rechtspraak.
Wat is er mis met de huidige manier van innen van griffierechten?
‘Er is nog geen landelijk uniforme werkwijze. Ieder gerecht hanteert zijn eigen systeem. De omgeving vraagt een meer eenduidigere aanpak van de Rechtspraak. Begin september voert de Rechtspraak het nieuwe financiële systeem Leonardo in en dan kunnen advocatenkantoren een landelijke rekening-courant aanhouden. Tevens zullen de rekeningen-courant digitaal worden aangeboden. De landelijke rekening-courant komt dan in de plaats van de afzonderlijke rekening-courant per gerecht.’
Wat zijn de voordelen?
‘Op de eerste plaats bespaart het kosten omdat we geen enveloppen meer hoeven dicht te plakken en geen postzegels meer hoeven te betalen. Het is flexibeler omdat toekomstige ontwikkelingen op het gebied van e-facturatie in het systeem kunnen worden ondergebracht. Het voordeel voor de advocatuur is dat rekeningen beter kunnen worden gearchiveerd en rechtstreeks in hun boekhoudkundige systemen kunnen worden ondergebracht. Bovendien is het versturen van een digitale factuur sneller dan via de post. Verder kunnen deze facturen gemakkelijk worden doorgestuurd naar andere vestigingen van een kantoor. Tot slot is de lay-out van het rekening-courantoverzicht vereenvoudigd. Deze wordt gespecificeerd naar de betreffende advocaat en het gerecht en er komt, als dat wordt meegegeven door de advocaat, een extern zaaksnummer op. Dat is nieuw.’
Kan iedere advocaat meedoen met de landelijke rekening-courant?
‘Deelname is in feite gekoppeld aan de wens om digitale facturen te ontvangen. Kantoren die een landelijke rekening-courant willen, ontvangen in de toekomst geen papieren facturen meer. Wil je geen papier meer, dan kun je je dus aanmelden voor de landelijke rekening-courant. Hierop bestaat echter één uitzondering: wie geen landelijke rekening-courant aanhoudt en toch digitale nota’s wil ontvangen, moet wel als vaste debiteur in ons systeem zitten. Overigens kunnen kantoren zich alleen aanmelden voor de landelijke rekening-courant als ze per maand minimaal vijf nota’s ontvangen.’
Hoe ontvangen advocaten de digitale facturen?
‘Op dit moment kunnen kantoren kiezen of ze de nota’s per mail in pdf-formaat ontvangen of dat ze kiezen voor inloggen op het e-billing portaal. Tevens is het mogelijk XML-berichten te ontvangen (een standaard opmaaktaal waarmee gegevens opgeslagen of via internet verstuurd kunnen worden, red.) Het grote voordeel hiervan is dat het rechtstreeks kan worden ingelezen in de boekhouding van de advocaat. Aan andere mogelijkheden om nota’s te ontvangen werken we nog.’
Een voorwaarde voor het automatisch inlezen van facturen in de kantooradministratie is dat boekhoudprogramma’s op elkaar zijn afgestemd. In hoeverre is dat het geval?
‘De meeste kantoren werken met professionele boekhoudpakketten en die kunnen XML-berichten makkelijk inlezen. Nota’s hoeven dan niet meer te worden overgetypt en apart ingeboekt. Maar er zijn ook kantoren met afwijkende pakketten, soms met gratis internetboekhoudprogramma’s. Het is niet zeker of zij een XML-formaat automatisch kunnen inlezen. Maar ze kunnen altijd kiezen voor een mailtje met de factuur.’
Hoe is de pilot verlopen, die aan de introductie van e-billing voorafging?
‘In september 2010 is in de arrondissementen Amsterdam en Den Haag een eerste proeftuin gestart met vijftig kantoren. Dat duurde drie maanden. Later is de pilot uitgebreid tot in totaal 140 kantoren. Die werd over de hele linie als succesvol ervaren. We hebben eerst aan de kantoren gevraagd welke eisen zij stellen en daaraan trachten wij zo veel mogelijk tegemoet te komen. Kantoren waren een groot voorstander van een landelijke rekening-courant, die ze handiger vinden dan al die afzonderlijke arrondissementale rekeningen-courant. Verder liet men weten niet zelf actief te willen zoeken naar de digitale facturen. Daarom vallen die op de digitale deurmat en hoeven ze niet in een bepaalde omgeving in te loggen om daar nieuwe nota’s aan te treffen. De mogelijkheid om in te loggen bestaat overigens wel. Voor welke verzendmethode je ook kiest, de facturen blijven altijd nog negentig dagen in het portaal staan. Dan kun je bijvoorbeeld één keer per week inloggen en de nota’s verwerken.’
Kreeg u nog verbetertips aangereikt?
‘Jazeker. Een advocaat vertelde dat hij ook de nota’s zag van een andere advocaat die op hetzelfde adres stond ingeschreven en dat wilde hij niet. De nota’s werden namelijk verstuurd op basis van postcode en huisnummer. Dat is nu veranderd en ieder kantoor heeft een uniek debiteurennummer.’
Vanaf wanneer krijgen advocaten de nota’s voor griffierechten digitaal?
‘Begin september 2012 treedt het in werking. Advocaten hadden zich wel vóór 1 juli aan moeten melden voor de landelijke rekening-courant. Het aanmeldingsformulier staat op https://rekeningcourant.rechtspraak.nl/, dus zonder www. Op die site staan ook antwoorden op veelgestelde vragen. Overigens hebben advocaten begin mei al een brief hierover ontvangen.’
Voorschot: twee derde van wat het nu is
Vanwege een nieuwe berekenmethode valt vanaf september het maandelijkse voorschot lager uit, aldus projectleider Michiel Schransmans. Het voorschot wordt vastgesteld aan de omzet die gedurende de maanden daarvoor is gemaakt. Maar als er een maand is waarin een hoge omzet is gedraaid, dan werkt deze ‘piekmaand’ lang door in de voorschotten van de komende maanden. De voorschotten worden nu berekend aan de hand van tien voorafgaande ‘gemiddelde’ maanden – de pieken dalmaand zijn uit die berekening gehaald. Bovendien betalen kantoren nu twee derde van het voorschot tegen voorheen de volle honderd procent. Ook dat was een verzoek van de kantoren uit de pilot. Maar eerst start iedere deelnemer met de zogenaamde beginnersregeling, waarbij alleen wordt gekeken naar de omzet van de voorafgaande maand. Na vier volle maanden van deelname treedt de gewone regeling in werking.
Systeem werkt naar behoren
‘Als een van de grotere kantoren wilden we graag met de pilot meedoen omdat we zo kunnen meedenken en meepraten over de inrichting van het nieuwe systeem,’aldus Thomas Veerman van de Afdeling Financiën bij NautaDutilh. ‘Bijna alle griffierechten worden via de rekeningencouranten met de gerechten bij ons geheven. We krijgen daarom nauwelijks nota’s van gerechten voor de griffiekosten. Het systeem vinden wij naar behoren werken maar wij gebruiken het zeer beperkt. Ik heb twee suggesties voorgesteld aan de projectgroep. Nadat we in het systeem hebben ingelogd, zou er een mogelijkheid moeten zijn om direct een overzicht te krijgen van openstaande facturen, zodat we kunnen nagaan of er nota’s niet via de rekening-courant in rekening zijn gebracht. Een enkele keer valt een nota tussen de wal en het schip, bijvoorbeeld als een nieuwe advocaat nog niet is gekoppeld aan de rekening-courant. Ook zou het goed zijn als er een klachtafhandeling in kan komen. Het komt regelmatig voor dat we een verkeerde factuur krijgen of een factuur met te hoge griffierechten. Tot nu toe moeten we met de betreffende griffie bellen om dat recht te zetten. Het zou efficiënter zijn als we via het systeem die klacht kunnen doorgeven en na behandeling door de griffie ook via het systeem weer terugkoppeling krijgen.’
Perfect is het nog niet
‘We vinden het een vooruitgang dat het oude systeem is vervangen door digitale nota’s,’ zegt Marga Terlien, manager Financiën en Administratie bij advocatenkantoor Van Doorne. ‘Voorheen werden de facturen via de gewone post naar de advocaten gestuurd. Het risico daarvan is dat het
of niet aankomt of dat het door zijn afwezigheid langer bij een advocaat blijft liggen, zodat de nota te laat wordt betaald. In de eerste weken van de pilot ontving onze zakenadministratie een e-mail dat er nota’s klaarstonden in het portaal en vervolgens moest men inloggen om zelf de nota’s te downloaden en te printen. In het portaal was niet te zien welke nota’s al waren betaald, waardoor er
regelmatig een check plaatsvond met de administratie. Dit vergde tijd en moeite en is al snel omgezet naar toezending van de nota – in pdf-formaat – via een e-mail. Dit is een hele verbetering en bespaart tijd in het proces. De rekening wordt direct betaald en wordt vervolgens doorgestuurd aan de desbetreffende advocaat die de nota controleert en accordeert. Maar perfect is het systeem nog niet. We krijgen wel eens digitale nota’s die niet voor ons zijn bestemd, bijvoorbeeld wanneer een advocaat hier niet (meer) werkt. Dan dienen wij telefonisch contact op te nemen om dit te laten corrigeren. Het zou mooi zijn als dat ook via hetzelfde portaal kan worden aangegeven. Voor de rest werkt het nieuwe systeem heel soepel.’