Rijden, rijden, rijden
‘Ik leid een zwervend bestaan,’zegt Marnix van Daal (Dommerholt Advocaten in Apeldoorn). ‘Ik woon in Zwolle, mijn bureau staat in Apeldoorn, maar ik moet ook veel op onze kantoren in Zwolle, Assen en Heerenveen zijn. Als ik dan eens een uur over heb, wil ik ter plekke kunnen werken alsof ik achter mijn eigen bureau zit en zonder dat mijn cliënt merkt dat dit niet het geval is. In sommige plaatsen hechten mensen er nu eenmaal veel waarde aan om een “lokale” advocaat te hebben.
Al mijn stukken zijn gedigitaliseerd. De meeste correspondentie gebeurt tegenwoordig immers al per e-mail. Ik verstuur en ontvang nog maar zelden fysieke post, eigenlijk alleen naar de rechtbank. Helaas zijn er nog steeds advocaten die brieven eerst per mail sturen en daarna nog eens per post. Wat een onzin.
Als je digitaal werkt, verwachten cliënten ook sneller een antwoord. Stress? Het geeft mij juist rust om te weten wat er speelt. Ik vind het een sport om ervoor te zorgen dat het allemaal lekker draait. Je moet wel plannen om het te laten slagen. Gelukkig kan ik dat goed en mijn secretaresse ook.
Ik geloof dat je flexibeler wordt van Het Nieuwe Werken. Vroeger bleef ik tot halfacht op kantoor om een advies af te maken, maar nu ik kinderen heb, ga ik op tijd naar huis om samen te eten. In de loop van de avond rond ik het werk af.
Sommige collega’s – niet per se de ouderen – hebben er nog moeite mee om de oude manier van werken los te laten. Een valkuil van Het Nieuwe Werken is dat je elkaar minder spreekt. Ik vertel bij lezingen over dit onderwerp dus ook altijd dat je persoonlijk contact moet organiseren. In Apeldoorn houden we eens per maand een werklunch waarbij iedereen aanwezig is. Met directe collega’s heb ik dagelijks contact.
Mijn ideaal is dat we ooit flexibele werkplekken krijgen, met een centrale dossierkast waar je een dossier alleen uit haalt als dat echt nodig is, bijvoorbeeld voor een zitting. Dat scheelt vierkante meters en bevordert het onderling contact. Het idee van een eigen kamer met eigen dossierkasten is intussen wel een beetje achterhaald.’
Onmisbare smartphone
‘Ha ha ha, ik ben eigenlijk de verpersoonlijking van Het Nieuwe Werken,’ zegt Marilet Hollants (Advocatenkantoor Hollants in Tilburg). ‘Ik heb sinds ruim een jaar mijn eigen kantoor en kan mijn werk dus precies inrichten zoals ik het wil. Ik ervaar dat als een enorme vrijheid.
Maar ik was altijd al een aanhanger van Het Nieuwe Werken, ook toen ik nog in loondienst was bij KZO|013 Advocaten. Ik heb altijd een zekere vrijheid bedongen én gekregen. Ik redigeerde de Praktijkgids Arbeidsrecht van Kluwer en schreef mee aan de nieuwsbrieven. Dan kon ik zeggen: “Ik moet nu geconcentreerd werken, dus ik ga thuis zitten.”
Eerder dit jaar is mijn boekje Het Nieuwe Werken – Handleiding voor de praktijk in de serie Actueel Recht voor P&O verschenen. Ik beschrijf daarin vooral de arbeidsrechtelijke consequenties van Het Nieuwe Werken.
Nu ik voor mezelf werk, heb ik een vaste werkplek aan huis. Daar zit ik eigenlijk altijd als ik stukken moet schrijven. Het is er heerlijk rustig. Wat voor mij echt bij Het Nieuwe Werken hoort, is dat ik mijn smartphone niet meer kan missen. Als ik na een zitting een kopje thee wil gaan drinken bij mijn moeder, check ik eerst mijn e-mail om te zien of daar tijd voor is. Mijn praktijk is soms hectisch, want ik doe ook BOPZ-zaken (Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen, red.) Dan kan het gebeuren dat je onverwacht iemand moet bezoeken en vaak komen deze zaken ook snel op zitting. Ben ik op pad, dan schakel ik mijn telefoon door naar een secretaressebureau dat thuis is in de advocatuur. Daar weten ze ook in geval van zo’n BOPZ-zaak onmiddellijk wat ze moeten doen. Ja, ook dat is Het Nieuwe Werken.
Naast arbeidsrecht en BOPZ doe ik veel echtscheidingen op gemeenschappelijk verzoek. Ik ben mediator. Sommige cliënten vinden het fijn om ’s avonds af te spreken. Toen ik nog in loondienst was, deed ik dat niet – Ik ga ’s avonds toch niet in een verder leeg kantoorpand zitten – maar nu kan dat. Voor afspraken overdag maak ik veel gebruik van een bezoeklocatie in de stad. Daar tref ik ook andere advocaten, met wie ik altijd even kan overleggen. Dat is fijn.’
Dicteren bij Albert Heijn
‘Ons kantoor is jong,’ zegt Antony Jonkman ( Jonkman Kloppenburg Advocaten in Amsterdam). ‘We bestaan sinds 2011 en we hebben meteen gezegd: “Wij gaan het anders doen dan de grote kantoren met hun 9-tot-5-mentaliteit.” Dat kúnnen wij natuurlijk ook gemakkelijk omdat we nog klein zijn. Maar ook als we straks tien tot vijftien mensen in dienst hebben, doen we het nooit meer anders. Het Nieuwe Werken geeft vrijheid en flexibiliteit. Ik word er gelukkig van wanneer ik tot een uur of tien thuis kan blijven werken als er een file staat.
Voor ons als werkgever brengt Het Nieuwe Werken ook verplichtingen met zich mee. Wij richten voor alle medewerkers thuis een werkplek in, met bureau, goede stoel, grote luxecomputer, scanner, fax en eventueel een klein bibliotheekje. We gaan heus niet thuis inspecteren of iedereen wel goed op zijn stoel zit, maar je kent elkaar goed dus dat weet je ook snel genoeg. Het maakt me ook niet uit wanneer mensen werken – al verwachten we heus niet van ze dat ze 24/7 in de ring zijn. Wij rekenen elkaar af op resultaat.
Ik denk dat we gemiddeld de helft van de tijd op kantoor doorbrengen. Verder werken we elders. Veel thuis natuurlijk. Maar we kunnen overal inloggen op onze server, zelfs vanuit een hotel. Cliënten vinden het niet erg dat we zo mobiel zijn. Integendeel: ze weten dat ze op deze manier sneller antwoord krijgen. Soms zit ik aan het diner nog mails te beantwoorden via mijn smartphone – een onmisbaar apparaat.
Intussen zijn we ons verder aan het ontwikkelen. We sluiten ons binnenkort aan bij een online platform dat het onze cliënten onder andere mogelijk maakt om onze urenspecificaties te zien. We verdiepen ons in video conferencing, want ik merk dat het nog gemakkelijker is om op afstand te werken als je elkaar niet alleen hoort, maar ook ziet. En we zijn pas geleden begonnen met spraaksoftware. Dat geeft een enorme vrijheid. Soms sta ik bij Albert Heijn en bedenk iets wat ik niet mag vergeten. Dan dicteer ik het op mijn telefoon en een seconde later gaat er een e-mail met mijn boodschap naar onze office manager. Geweldig.’
Hoofd in de cloud
‘Bij ons is Het Nieuwe Werken vooral voor cliënten heel prettig,’ zegt Hedda Schipper (HSM Advocaten in Den Haag). ‘Zij krijgen bij de intake meteen een gebruikersnaam en wachtwoord en kunnen via the cloud op elk moment inloggen in hun eigen dossier. Dat is helemaal digitaal; wij scannen alles in. Cliënten zijn real time op de hoogte van het aantal uren dat wij aan hun zaak spenderen maar kunnen ook de correspondentie en stukken nalezen. Ook kunnen ze automatisch een sms krijgen wanneer er iets in hun dossier wijzigt. Dan kunnen zij weer bekijken hoe ver een concept is gevorderd en ons hun suggesties mailen.
Ik merk wel dat cliënten nog maar weinig gebruikmaken van deze mogelijkheid. Misschien ventileren wij het te weinig. Het werkt efficiënter en het scheelt een hoop papier. Wat dat betreft zouden de gerechten trouwens ook meer aan digitalisering mogen gaan doen. Vooral in hoger beroepen is het soms gênant: dan gaan de stukken in dozen de deur uit.
Voor mij als advocaat is Het Nieuwe Werken een uitkomst. Bij mijn zaken – ik doe veel internationale kinderontvoeringen – is het uitermate prettig dat ik de verschillende tijdszones en de geografische spreiding kan omzeilen. Bovendien kan ik elders, bijvoorbeeld als ik een jeugdinstelling aan de andere kant van het land bezoek, via mijn laptop inloggen wanneer er in een andere zaak iets escaleert. Via mijn laptop kan ik mijn hele werkomgeving bedienen. Dossiers, maar ook de administratie en de agenda’s van collega’s.
Thuiswerken doe ik niet veel. Mijn collega’s wel, maar zelf vind ik het het prettigst om op kantoor te werken. De advocatuur kent een hoge werkdruk en het is altijd verleidelijk om steeds maar door te werken. Met alle technische mogelijkheden van tegenwoordig wordt dat nog gemakkelijker. Maar ik vind omdat het kan, hoef je het nog niet per se te doen. Je moet jezelf trainen om soms niet te werken. Anderzijds vind ik het heel fijn dat ik op vakantie ben of als ik een dag vrij heb goed bij mijn dossiers kan. Cliënten hoeven niet te merken dat ik er niet ben.’
Jolenta Weijers