Hof van Discipline, 17 maart 2003, nr. 3688
(mrs. Van Griensven, Byvanck, De Groot-van Dijken, Arpeau en Paulussen)
Raad van Discipline ‘s-Gravenhage, 2 september 2002
(mrs. Holtrop, Claassen, Eschauzier, Grootveld en Van Nispen tot Sevenaer)
Kantoor in de zin van artikel 12 Advocatenwet. De eisen van een goede kantoorinrichting.
– Advocatenwet artikel 12
– Gedragsregel 33
Feiten
Mr. X is aanvankelijk als advocaat werkzaam op een kantoor te A. Hij schrijft aan de Raad van Toezicht dat hij in diezelfde plaats zelfstandig kantoor gaat houden aan het adres B. Daarbij deelt hij enkele bijzonderheden mee omtrent zijn wijze van kantoor houden. Tussen mr. X en de Raad van Toezicht wordt vervolgens langdurig gecorrespondeerd over de vraag of de nieuwe werkruimte van mr. X is aan te merken als kantoor in de zin van artikel 12 Advocatenwet en voldoet aan de eisen van een goede kantoorinrichting. Uiteindelijk klaagt de deken.
Klacht
De deken verwijt mr. X dat hij handelt in strijd met artikel 12 van de Advocatenwet en Gedragsregel 33, nu hij geen kantoor houdt in het arrondissement van de rechtbank waarbij hij op het tableau is ingeschreven.
Overwegingen van de raad
Bij de beoordeling van de klacht komt het aan op de vraag of de ruimte aan het adres B is aan te merken als kantoor in de zin van artikel 12 Advocatenwet, derhalve als advocatenkantoor. In dit verband is van belang dat de advocaat ervoor moet zorgen dat de organisatie en inrichting van zijn kantoor in overeenstemming zijn met de eisen van een goede praktijkuitoefening. De raad is van oordeel dat de werk – ruimte aan het adres B niet voldoet aan de minimaal aan een advocatenkantoor te stellen eisen. Deze houden ondermeer in dat extern zichtbaar is – door middel van een naambord of andere soortgelijke aanduiding – dat de advocaat ter plaatse kantoor houdt, dat de advocaat regelmatig op dat kantoor bereikbaar is, ook per telefoon, fax en/of e-mail, alsmede dat de aanname aldaar van poststukken, deurwaardersexploiten en dergelijke, zulks alles met inachtneming van de door de geheimhoudingsplicht vereiste vertrouwelijkheid, gewaarborgd is. De eisen van een goede praktijkuitoefening brengen bovendien mee dat, indien de advocaat gebruiktmaakt van secretariële ondersteuning, deze zijn / haar werkzaamheden op het kantoor verricht, althans voor een belangrijk deel.
Mr. X heeft aangevoerd dat een
De deken verwijt mr. X dat hij handelt in strijd met artikel 12 van de Advocatenwet en Gedragsregel 33, nu hij geen kantoor houdt in het arrondissement van de rechtbank waarbij hij op het tableau is ingeschreven.
bord aan de gevel ontbreekt omdat het hem niet toegestaan is dat aan te brengen. Mr. X heeft voorts gesteld dat hij twee à drie dagdelen per week op het vermelde adres aanwezig is voor het voeren van besprekingen met cliënten. Mr. X heeft ook gesteld dat zijn secretaresse van huis uit werkt en derhalve niet op het adres B, alsmede dat eventuele poststukken of exploiten worden aangenomen door personeel van het bedrijf van zijn echtgenote, dat in het betreffende pand is gevestigd. Gebleken is dat mr. X aan het adres B niet per telefoon, fax en/of e-mail bereikbaar is, nu hij daarvoor de aansluiting aan zijn privé-adres gebruikt. De raad is van oordeel dat al deze feiten en omstandigheden voldoende aannemelijk maken dat B niet het adres is waar mr. X kantoor houdt. De klacht is derhalve gegrond.
De raad is van oordeel dat, ondanks de aard en de ernst van de verweten gedraging op zichzelf, gelet op de omstandigheid dat door de weinig voortvarende aanpak van de Raad van Toezicht het geschil zich lange tijd heeft voortgesleept alvorens de deken overging tot het indienen van een klacht, kan worden volstaan met een waarschuwing.
Overwegingen van het hof
De eisen van een goede praktijkuitoefening kunnen per geval verschillen maar brengen in elk geval mee, dat de bereikbaarheid van de advocaat voor zijn cliënten en voor anderen met wie hij in het kader van de belangenbehartiging voor zijn cliënten in contact treedt, en zijn geheimhoudingsplicht gewaarborgd zijn. Op welke wijze dat is gewaarborgd, kan verschillen naar gelang de aard en omvang van de praktijk van de betreffende advocaat. In het huidige tijdperk van verschillende soorten moderne communicatiemiddelen, in het bijzonder e-mail en mobiele telefoon, kan niet in het algemeen de eis worden gesteld dat de advocaat en/of een secretaresse (meestal) tijdens kantooruren fysiek op het kantooradres aanwezig is. Als dat, zoals bij mr. X, niet het geval is en het kantoor slechts af en toe bemand is, dienen wel andere, sluitende voorzieningen te zijn getroffen om ervoor te zorgen dat rechtstreeks contact met de advocaat steeds mogelijk is, dat mensen die onverwacht bij het kantoor langskomen afdoende te woord worden gestaan, en dat stukken die op het kantoor worden bezorgd, betekend of afgegeven met inachtneming van de vereiste vertrouwelijkheid zo spoedig mogelijk aan de advocaat ter hand gesteld worden.
In de praktijkuitoefening van mr. X zijn deze zaken naar het oordeel van het hof voldoende gewaarborgd. Zijn – naar hij stelt alleen vaste – cliënten kunnen hem steeds op zijn huisadres – waarvan het postadres, de telefoon en het faxnummer op het briefpapier staan vermeld – bereiken. Een zeldzame toevallige passant op het kantoor wordt, als daar niemand is, verwezen naar de hoofdingang van hetzelfde pand waar de passant te woord wordt gestaan en desgewenst naar (de telefoon, fax of e-mail van) mr. X wordt verwezen. Per post aan het adres B bezorgde stukken worden dagelijks door zijn echtgenote meegenomen en aan hem gegeven, en aan het adres B afgegeven stukken worden door een vaste secretaresse, die daarvoor aan een geheimhoudingsplicht is gebonden, op het kantoor van zijn echtgenote in ontvangst genomen en vervolgens eveneens door de echtgenote van mr. X aan hem afgegeven.
Dat mr. X geen (groter) bord aan de deur van zijn kantoor heeft en dat op het kleine naambordje geen vermelding ‘advocaat en procureur’ staat, acht het hof in dit geval niet van belang. Van klachten over zijn bereikbaarheid is immers niet gebleken en het staat mr. X vrij om in zijn praktijkvoering af te zien van de mogelijkheid van nieuwe cliënten die afkomen op een naam- en beroepsaanduiding aan de gevel.
Volgt
Het hof vernietigt de beslissing van de raad en verklaart het bezwaar alsnog ongegrond.