Een nieuw systeem om dossiers te beheren kan advocatenkantoren nu echt een zetje geven om te digitaliseren. Marketingmanager Paul Aantjes vertelt over het softwareprogramma ‘Meesterwerk’ dat documentmanagement-specialist Ricoh heeft ontwikkeld.
Het moet er nu dan echt van komen. Geen mailtjes met ‘hierbij bevestig ik u’ uitprinten en die samen met alle voorafgaande correspondentie in uitpuilende mappen duwen, geen brievenboeken waarin elk briefje in viervoud moet worden bijgevoegd, geen zwervende ordners die staan te verstoffen.
Nu de rechtbanken in 2016 moeten overgaan op digitaal verkeer, zullen ook kantoren eraan moeten geloven. Het is eigenlijk ook een beetje van de zotte: medewerkers die op goed geluk stukken archiveren in de stapels papieren dossiers, die vervolgens na uren zoeken weer tevoorschijn komen – als de gevraagde papieren al niet per ongeluk in het verkeerde dossier zijn beland.
Overnemen werkwijze
Marketingmanager Paul Aantjes van Ricoh zegt dat de digitalisering van de rechtbanken het uitgelezen moment is om ook advocatenkantoren aan een papierloos kantoor te krijgen. Dat veel kantoren nog tamelijk archaïsch te werk gaan, lijkt te herleiden tot de patroon-op-stagiaire-systeem: jonge advocaten nemen eenvoudig de werkwijze van hun voorbeeld over, zodat er weinig motivatie is voor vernieuwing.
Aantjes bezocht zo’n dertig advocatenkantoren en noteerde hun belangrijkste klachten. Hij ontdekte dat de meeste firma’s wel werken met een digitaal tijdschrijfsysteem – immers, declareren is de beloning – maar zag dat de digitale dossiers meestal waren ondergebracht in een basaal mapjessysteem in Windows. Het leidde tot de ontwikkeling van het Document Management Systeem ‘Meesterwerk’, een softwareprogramma dat speciaal is ontworpen voor de advocatuur.
Dossiers delen
Handig van dit programma is ook de scanmogelijkheid: wie een ingekomen brief, notitie of bezwaarschrift op de scanner legt (eentje van Ricoh, dat wel) kan in het schermpje op de scanner het stuk meteen toekennen aan een bestaand dossiernummer. Bijna onmiddellijk is de scan dan opgenomen in het digitale dossier in de computer. De medewerker hoeft daar alleen nog in te vullen welke kantoorgenoten toegang hebben tot het document.
Het idee is dat op deze manier alle documenten in het dossier vanaf een server, die al dan niet binnen of buiten kantoor staat, beschikbaar zijn voor wie er toegang tot mag hebben. Niet alleen voor de kantoorgenoot een verdieping lager, of op de vestiging in een andere stad, maar ook via de iPad tijdens een zitting op de rechtbank of onderweg bij een cliënt. Goed beveiligd, uiteraard – in elk geval beter dan een slingerende aktetas met ordners.
Snel vindbaar
Daarnaast kunnen ook bijlagen bij ingekomen mails, uitgaande correspondentie en facturen worden opgeslagen onder hetzelfde dossiernummer – die gekoppeld is aan een van de bestaande digitale tijdschrijfsystemen. Echt vernieuwend is de doorzoekbaarheid van de dossiers: tot aan het niveau van ingescande parkeerbonnen of antieke aktes kan op trefwoord in het document gezocht worden, zodat het gevraagde stuk in een flits op het scherm staat. Probeer dat maar eens met die oude dossierkasten. ‘Vinden is het nieuwe zoeken,’ noemt Aantjes dat grappend.
Zijn belangrijkste punt is dat een Document Management Systeem (DMS) zoals dat van Ricoh het werk efficiënter maakt. In één oogopslag heb je de informatie voor je neus als een cliënt belt, zonder dat er een dag naar gezocht hoeft te worden. Tien procent van de omzet gaat nu op aan het verwerken en beheren van informatie, volgens Aantjes. Hij schat dat het drie weken duurt om medewerkers aan het systeem te laten wennen, maar het levert per dag wel een uur tijdwinst op, zo heeft hij berekend. Als dat uur voortaan aan een cliënt kan worden besteed, levert dat bij een gemiddeld uurtarief van 180 euro bijna een halve ton op jaarbasis op.
Inzichtelijk werkproces
Los van deze fictieve financiële winst, zou het wellicht sowieso meer des eenentwintigse-eeuws zijn om dossiers digitaal beschikbaar te hebben. Op zijn ronde langs de kantoren stond Aantjes keer op keer verbaasd over de muren vol ordners, verhuisdozen vol papier, en erbarmelijk beveiligde archieven.
Volgens Aantjes is het digitaliseren van dossiers nog niet eens het belangrijkste aspect dat Meesterwerk heeft te bieden. Ook kun je via een inbox-achtig scherm de ‘workflow’ in de gaten houden: in de lijst van je eigen dossiers wordt steeds aangegeven of er een bewerking is gedaan, en door wie. Zo is het ook mogelijk om een melding in te stellen als een termijn bijna is verlopen, en is het meteen te zien als er een nieuw document is toegevoegd.
Momenteel gaat ‘Meesterwerk’ eerst als pilot gebruikt worden door een Noord-Hollands advocatenkantoor, om de boel te testen. In november moet het programma dan op en top werken.
Olga van Ditzhuijzen