Gelijktijdige verzending in de zin van Gedragsregel 15 impliceert – zo mogelijk – gelijktijdige verzending via hetzelfde communicatiemiddel
Feiten
Er is een geschil aanhangig tussen de heer A, voor wie klaagster als advocaat optreedt, en de levensverzekeringmaatschappij B, voor wie mr. X als advocaat optreedt. Bij brief van 14 januari 2010 verzocht de heer A de levensverzekeringsmaatschappij B verdere correspondentie via zijn advocaat te laten verlopen. De levenverzekeringsmaatschappij B stuurde de heer A niettemin op 22 januari 2010 rechtstreeks een zeer uitgebreide brief (vier pagina’s) over zijn beleggingspolis. Op 27 januari 2010 vond een comparitie van partijen plaats in een tussen partijen aanhangige bodemprocedure. Mr. X heeft de eerder genoemde brief van 22 januari 2010 van haar cliënte aan de heer B ten behoeve van de comparitie op 22 januari 2010 om 16.23 uur per fax en per post aan de rechtbank gestuurd. Aan klaagster stuurde mr. X de brief alleen per post.
Klacht
De klacht laat zich als volgt samenvatten:
(…)
mr. X heeft de brief van haar cliënte van 22 januari 2010 te kort voor de zitting nog aan de rechtbank voorgelegd.
mr. X heeft haar bericht aan de rechtbank per fax naar de rechtbank gestuurd en per gewone post naar klaagster en aldus heeft mr. X niet voldaan aam het vereiste van gelijktijdige verzending.
de brief van de cliënte van mr. X, bestemd voor de cliënt van klaagster, is eerder ter beschikking gekomen van de rechtbank dan van de geadresseerde.
Overwegingen raad
De raad stelt bij de beoordeling van de klachtonderdelen voorop dat 22 januari 2010 een vrijdag was en dat mr. X met haar handelwijze kennelijk zeker heeft weten stellen dat alle betrokkenen in ieder geval uiterlijk op maandagochtend over de bewuste brief zouden beschikken. Dat is, ook in het licht van gedragsregel 14 lid 1, niet ontijdig, nu mr. X niet eerder dan de bewuste vrijdagmiddag de beschikking over de brief heeft gekregen en klaagster processuele middelen ten dienste staan om ervoor te zorgen dat het beginsel van hoor en wederhoor geen geweld wordt aangedaan (van welke middelen klaagster overigens ook gebruik heeft gemaakt). Het beginsel van gelijktijdige toezending als bedoeld in gedragsregel 15 brengt in beginsel weliswaar mee dat het bericht aan de rechtbank en aan de wederpartij met hetzelfde communicatiemiddel wordt verzonden; aan mr. X kan echter niet worden verweten dat zij er niet zonder meer op heeft vertrouwd dat een op vrijdag per post verzonden brief aan de rechtbank op maandagochtend het bureau van de behandelend rechter zou bereiken. De postafhandeling bij een (grote) rechtbank vergt nu eenmaal soms meer tijd. Het zekerheidshalve reeds op vrijdagmiddag om 16.24 uur verzenden van een fax naar de rechtbank, terwijl klaagster slechts per post werd bericht, was in dat licht niet tuchtrechtelijk verwijtbaar, mede omdat de kans dat die fax het bureau van de behandelend rechter nog voor het weekend zou bereiken ook gering is. Dat de geadresseerde van de brief eerst op vrijdagavond per e-mail van de inhoud van de brief kennis kon nemen, terwijl de brief toen al bij de rechtbank lag, levert evenmin een tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen van klaagster op. Ten overvloede overweegt de raad dat klaagster zelf ook wel een bericht per fax aan de rechtbank heeft gezonden en per gewone post aan mr. X, wat te minder reden geeft om aan mr. X eenzelfde handelwijze te verwijten. De klachtonderdelen zijn derhalve ongegrond.
Beslissing raad
Verklaart de klacht in al haar onderdelen ongegrond.
Overwegingen hof
Mr. X stelt dat zij de brief van 22 januari 2010 van haar cliënte aan de heer A pas aan het einde van de middag van vrijdag 22 januari 2010 heeft ontvangen. Gelet op de datering van de brief heeft het hof geen reden aan de juistheid van die mededeling te twijfelen. Mr. X stuurde de brief aan het einde van de middag per fax naar de rechtbank, omdat zij vreesde dat de brief per post niet tijdig zou arriveren bij de rechter, die de comparitie van partijen op woensdag 27 januari 2010 zou leiden. Het hof acht dat een begrijpelijke overweging, maar hetgeen gold voor de rechtbank gold natuurlijk evenzeer voor klaagster. Klaagster heeft onweersproken gesteld dat zij de brief pas in de loop van maandag 25 januari 2010 heeft ontvangen, waardoor haar voorbereiding van de comparitie en de tijd voor het overleg met haar cliënt onnodig is bekort. De grief voor zover gericht tegen de ongegrondverklaring van klachtonderdeel 3 is gegrond. Mr. X had de brief tegelijkertijd met de brief aan de rechtbank ook per fax aan klaagster behoren te doen toekomen. Gelijktijdige verzending in de zin van gedragsregel 15 impliceert – zo mogelijk – gelijktijdige verzending via hetzelfde communicatiemiddel. Door te volstaan met toezending per post, zo kort voor de comparitie, heeft mr. X niet gehandeld zoals een behoorlijk advocaat betaamt.
De grieven gericht tegen de beslissing op de klachtonderdelen 2 en 4 worden verworpen. Het hof acht het aan mr. X niet tuchtrechtelijk te verwijten dat zij de brief die zij pas op 22 januari 2010 van haar cliënte ontving, nog dezelfde dag aan de rechtbank heeft verzonden ten behoeve van de comparitie van 27 januari 2010. Mr. X kon redelijkerwijs tot het oordeel komen dat het belang van haar cliënte overlegging van de brief rechtvaardigde. Klaagster heeft haar bezwaar tegen het tijdstip van overlegging aan de comparitierechter kenbaar gemaakt, die diende te oordelen of de brief zou worden toegelaten. De omstandigheid dat de brief per fax eerder werd ontvangen door de rechtbank dan per post door de heer A kan mr. X niet worden aangerekend, nu haar cliënte de brief aan de heer A heeft gestuurd.
Beslissing hof
Het hof vernietigt de beslissing van de raad voor zover klachtonderdeel 3 ongegrond is verklaard en in zoverre opnieuw rechtdoende verklaart het hof klachtonderdeel 3 alsnog gegrond en legt aan mr. X de maatregel van enkele waarschuwing op. Het hof bekrachtigt de beslissing van de raad voor het overige.