Over kennismanagement bij een advocatenkantoor is veel te zeggen. Het omvat bibliotheken, digitale informatie, informatie over (potentiële) cliënten en nog veel meer. In deze column gaat het alleen over de ‘interne’ kennis – goeddeels aanwezig in de hoofden van kantoorgenoten.
Hoe goed is een advocaat? Hoe goed is een kantoor? Als je die vraag aan een cliënt stelt, zal die vaak vooral denken aan niet-juridische competenties. Is mijn advocaat bereikbaar? Denkt hij of zij mee? Is mijn advocaat praktisch en gericht op oplossingen? Juridische competenties zijn voor een cliënt doorgaans lastig te wegen en worden verondersteld in de haak te zijn. In de huidige tijd wordt het overigens wel eenvoudiger voor cliënten om dankzij internet een beter geïnformeerde tegenspeler van hun advocaat te worden.
Als je een advocaat vraagt naar kwaliteit zal die veelal juist denken aan de juridische vaardigheden. Ook binnen een kantoor wordt de kantoorgenoot die ‘een goed jurist’ is, vaak meer gewaardeerd dan de minder juridisch begaafde kantoorgenoot die goed is in het vinden van nieuwe cliënten.
Van welke kant je het ook benadert: juridische competenties zijn essentieel. En het is voor elk kantoor van groot belang om die kennis en vaardigheden gemakkelijk beschikbaar te hebben. Zolang kennis en vaardigheden alleen maar ‘in het hoofd’ van een advocaat zitten, is het lastig die te delen en ben je als kantoor bovendien kwetsbaar: valt een advocaat uit dan is alle kennis ook verdwenen.
Vrijwel iedere advocaat heeft wel een mapje met nuttige juridische informatie: een relevant artikel over een specialisme, een goed uitgewerkt document dat als basis kan dienen voor soortgelijke toekomstige stukken. En daarnaast nog een grote hoeveelheid kennis in zijn hoofd. Denk aan: ‘O, die rechter is altijd vooral geïnteresseerd in dat soort informatie.’
Hoe zorg je er als kantoor voor dat al deze kennis wordt gedeeld? Sommige kantoren houden op een zaterdag wel eens een knowhowdag, waarin iedereen bijeenkomt met zijn mapjes. Dan wordt geprobeerd om – al dan niet per sectie – alles in een systeem onder te brengen.
Andere kantoren hebben een meer structurele aanpak. Zij laten een postboek met uitgaande stukken circuleren met de opdracht aan een aantal (goede) juristen om stukken die ze daarvoor in aanmerking vinden komen, in het knowhowarchief te (laten) plaatsen. Weer andere kantoren gebruiken interne jurisprudentiebijeenkomsten ook om knowhow in een systeem te krijgen.
Maar belangrijker nog dan de vraag hoe je een knowhowarchief vult, is de vraag hoe je het actueel houdt. Als het archief gedateerd raakt, gaat niemand het raadplegen en is de belangstelling om eraan bij te dragen ook snel verdwenen. Dus zorg voor een oplossing. Wijs een partner aan die dit als verantwoordelijkheid neemt. Neem een aparte knowhowmedewerker aan of geef een jonge medewerker de taak voor die actualisering te zorgen.
En tot slot: wees je bewust van het gevaar van ‘een aap met een scheermes’. Als bijvoorbeeld een stagiaire zonder (voldoende) kennis een model uit het knowhowarchief gebruikt, kan dit heel verkeerd uitpakken.
Dolph Stuyling de Lange