Als PLEIT2013, de kennisdag over ICT voor de juridische praktijk, één ding duidelijk maakte, dan is het wel dat ook de advocatuur door de digitale revolutie drastisch gaat veranderen. En dat geldt met name voor advocaten die denken dat het wel los zal lopen.
Zo’n 350 partners, ICT-verantwoordelijken en zelfstandig specialisten uit de advocatuur, het notariaat en de deurwaarderij trokken dinsdag 8 oktober naar De Fabrique in Maarssen om deel te nemen aan het symposium PLEIT. Daar werden zij getrakteerd op een mix van inspirerende vergezichten, praktische sessies en de soms stroperige realiteit van vandaag.
Een trend die ook voor juridische professionals grote gevolgen zal hebben, aldus spreker Raimo van der Klein, is dat het bedrijfsleven meer zijn eigen apps zal gaan ontwikkelen. ‘Zo komen de apps die jij als werkgever goed vindt op de mobiele telefoons van al je werknemers terecht.’ Van der Klein houdt zich al zo’n veertien jaar bezig met mobiel internet en is de man achter Layar, een app waarmee men informatie over de omgeving kan krijgen door die met een mobieltje te scannen. Maar ondanks de miljoenen keren dat deze dienst gedownload werd, heeft die volgens Van der Klein de langste tijd gehad. ‘Het kernthema is de waardecreatie van media door het toevoegen van context. Als je op de Dam in Amsterdam staat en je wilt weten waar je in de buurt wat kunt eten, dan maakt het nogal wat uit of het elf uur ‘s ochtends of ‘s avonds is. En of het lekker weer is of regent en of je haast hebt of alle tijd.’ Wat volgens Van der Klein het dagelijkse bestaan ook op de kop zal zetten, is de komst van de zogenoemde ‘wearables‘. De bekendste hiervan zijn de Google glasses waarmee nu al in ziekenhuizen geëxperimenteerd wordt en de smart watch van Samsung waarmee de gebruiker ook kan bellen en fotograferen, maar wat te denken van de diensten van IBeacons, een vorm van contactloze communicatie die bijvoorbeeld bezoekers al bij de voordeur van kantoor een bericht stuurt? Of de headset van Emotiv, een soort buitenboordbeugel die op gedachten reageert? ‘Ik weet niet of jullie het aankunnen,’ aldus Van der Klein, ‘maar de toekomst wordt nog veel gekker.’
‘Irrational rejectionism’
Dichter bij huis voor advocaten was het verhaal van Richard Susskind, auteur van onder andere Tomorrow’s Lawyers. Maar ook zijn boodschap was helder: cliënten veranderen, technologie verandert, juridische vraagstukken veranderen en de omvang van dataproductie verandert; en wie dat niet onder ogen wil of kan zien, maakt zich schuldig aan ‘irrational rejectionism‘, aldus Susskind. ‘Als ik mensen vraag die Twitter onzin vinden, wat het eigenlijk is en wat je ermee kunt, dan hebben ze geen idee. Dat is zo kinderachtig. Aan een klein kind dat zegt niet van olijven te houden, vragen we toch ook eerst: “Heb je ze ooit geproefd?” Los daarvan, zo’n houding is niet aan cliënten te verkopen. Er zijn nieuwe technologieën en die probeer je niet uit als advocaat? Als dokters dat doen, dan pikken we dat toch ook niet?’
Maar met het vervangen van oude systemen door digitale technieken is de beroepsgroep er nog niet. ‘Er zijn fundamentele veranderingen vereist. We moeten er achter komen hoe we meer juridische diensten tegen lagere kosten kunnen aanbieden.’ En deze ‘more for less challenge‘ behelst meer dan kostenreductie en harder werken alleen. ‘Geciviliseerder is het zoeken naar samenwerkingsverbanden. Cliënten verwachten dat die geboden worden als het nodig is en zijn dan zelfs bereid met concurrenten samen te werken.’ Als voorbeeld wijst Susskind op het recente nieuws dat de investeringsbanken JPMorgan, Barclays, Goldman Sachs en Credit Suisse een deel van hun cliënteninformatie gezamenlijk gaan outsourcen om zo hun compliance costs terug te dringen.
Een andere ‘game changer‘, aldus Susskind, is de invloed van ‘Big Data‘ op advocatenwerk. ‘In 2020 zal de processing power van de gemiddelde computer net zo snel zijn als het menselijk brein. In 2050 verwerkt één computer informatie sneller dan het gezamenlijke brein van de gehele mensheid. Dit vermogen gaat de manier waarop advocaten hun documenten opstellen wezenlijk veranderen. En wat te denken van het doen van onderzoek?’ Het is dan volgens Susskind ook niet onwaarschijnlijk dat burgers in de toekomst hun probleem aan een computer voorleggen die hen vervolgens een advies geeft.
Dat de juridische dienstensector in Nederland nog lang niet zo ver is, bleek wel uit de presentatie Digitalisering van de rechterlijke macht van Ronald van den Hoogen en Tanja Dompeling. Tot hilariteit van de zaal begon eerstgenoemde, werkzaam bij het ministerie van Veiligheid en Justitie, zijn verhaal met het tonen van een persbericht dat eind september op de site van de Rechtspraak stond: ‘De technische problemen met de faxverbinding waardoor bij locatie Almelo sinds afgelopen donderdag geen in- en uitgaand faxverkeer mogelijk was, zijn opgelost. Al het inkomende en uitgaande faxverkeer werkt weer naar behoren.’ Ondanks die anno 2013 verplicht archaïsche manier van communiceren met de gerechten is de Nederlandse rechtspraak binnen Europa voorloper op gebied van het aanbieden van digitale diensten, aldus Van den Hoogen. ‘Dat komt omdat onder andere door de vele mogelijkheden tot het gebruik van videoconferences.’
Dompeling, werkzaam bij de Rechtspraak, behandelde in vogelvlucht het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) dat ervoor moet zorgen dat in 2018 ‘de gehele procedure, van begin tot eind digitaal verloopt. Dat doen we deels omdat we vaak van advocatenkantoren horen dat ze alleen nog maar een fax hebben omdat dat nodig is om met de rechtspraak te communiceren. Maar we doen het zeker ook voor de rechtzoekenden. Die kan straks via zijn DigiD vierentwintig uur per dag een zaak indienen, op de hoogte gehouden worden via de berichtennotificatie en via een zittingsprikker datavoorkeuren aangeven.’
Dikke stapels
Tijdens de vraag-en-antwoordronde en ook na afloop was van de aanvankelijke hilariteit bij sommige aanwezigen weinig meer te merken. ‘Volgend jaar zaken indienen bij de e-kantonrechter? Dat zeggen ze al jaren,’ aldus een deurwaarder. Of de berichtennotificatie wel via e-mail zou gaan verlopen, wilde een advocaat weten. En DigiD, was dat eigenlijk alweer veilig, wilde een kantoordirecteur weten.
Alle toekomstvisies ten spijt, hoe advocaten vandaag de dag al middels technologie meer met minder kunnen doen, bleek onder meer tijdens de presentatie van Hans Schuurman. In zijn bijdrage Effectief investeren in ‘de nieuwe realiteit’ ging de financieel expert in op ‘slimme manieren’ om verspilling binnen kantoor inzichtelijk te maken. ‘Uren zijn duur. Teken de werkzaamheden eens uit en zet in groene blokken waar de cliënt om vraagt en in rode waar hij niet om vraagt. Gebruik daarvoor ook de informatie uit de rapportagetools in het urensysteem. Blijkt dat mensen veel tijd kwijt zijn met bepaalde dingen opzoeken, investeer dan in een kennismanagementsysteem. Dat gaat veel sneller dan zelf dikke stapels doorwerken. Denk ook aan projectmanagement, want wat is een advocatendossier anders dan een project? Ik ken kantoren waar men routinematige zaken in standaardstukjes ophakt en die vervolgens in matrixen onderbrengt. Zo worden activiteiten inzichtelijker en kan het proces efficiënter en dus goedkoper worden aangeboden. En dat is in een tijd waarin de winstgevendheid van advocatenkantoren niet langer een gegeven is geen overbodige luxe,’ zegt Schuurman, ‘dus zorg dat de apparatuur voor jou werkt in plaats van andersom.’