De meeste advocaten vinden werken voor een cliënt leuker dan declareren: voor dat eerste ben je advocaat geworden. Veel kantoren hebben dan ook te kampen met hoge bedragen aan ‘onderhanden werk’. En veel kantoren declareren een groot deel van hun omzet pas in het nieuwe jaar, als de cijfers naar de accountant moeten. Heel slim is dat allemaal niet: je moet wel al de btw afdragen, zeker in economisch slechte tijden is het risico van zulke uitstaande bedragen groot, en – last but not least – de cliënt is er doorgaans ook niet blij mee: die krijgt opeens een hoge rekening voor werk dat hij inmiddels alweer vergeten is.
Kortom: tijd om het declareren eens aan te pakken. Welke stappen kun je als kantoor nemen om dit te stroomlijnen? Een lijst:
1 maak vooraf met je cliënt duidelijke afspraken over hoe je declareert (frequentie, tarieven);
2 stap over op maandelijks declareren: cliënten vinden dat prettig. Ze weten dan nog waar de declaratie betrekking op heeft en de bedragen zijn overzichtelijker;
3 zorg dat je declaraties transparant zijn. Waarover gaat het? Geef inzicht in de activiteiten, maar sla de cliënt niet dood met informatie. Cliënten ergeren zich zowel aan omschrijvingen als ‘voor verrichte diensten’ als aan ‘twaalf minuten overleg met stagiaire’;
4 organiseer je interne proces. Zorg dat de administratie op basis van de geschreven uren concept-declaraties klaarmaakt en spreek af dat als een advocaat die niet tijdig corrigeert en aanvult, het concept wordt verstuurd. Zo voorkom je dat individuele partners het systeem blokkeren. Maak ook een regel dat meer dan tien procent afboeken alleen kan met toestemming van het bestuur/een andere partner. Laat de verantwoordelijke advocaat in eerste instantie zelf rappelleren als er niet betaald wordt en – als die dat nalaat – laat het dan door een ander (administratie of bestuur) doen;
5 overweeg alternatieve methoden van declareren en bespreek die vooraf met de cliënt. Bijvoorbeeld:
– vast bedrag voor hele zaak (wel goed omschrijven wat eronder valt);
– succestarief (geen succes: dan alleen de kosten – wel succes dan opslag van, zeg, vijftig procent);
– vast, gemiddeld tarief voor alle advocaten (partner, medewerker en stagiaire);
– laat aan de cliënt over (kan soms tot zeer aantrekkelijk tarief leiden);
– of toch gewoon ‘uurtje-factuurtje’. Regelmatig kiezen cliënten daarvoor als ze de keuze hebben.
Tot slot: veel advocaten schrijven niet de uren die ze voor cliënten werken omdat ze vinden dat dat te hoog uitkomt. Maar dit proces van beoordelen welke declaratie redelijk is (succes, proportionaliteit, draagkracht cliënt enzovoort) hoort pas later plaats te vinden. Dus maak duidelijk waarom uren schrijven plaatsheeft: niet alleen voor het declareren, maar ook voor eigen inzicht. Kortom, wat doe ik met mijn tijd? Waar verlies ik tijd? Besteed ik genoeg aandacht aan niet-declarabele activiteiten?
Dolph Stuyling de Lange