In welk kantoor wordt er niet geklaagd over cliënten die te lang zelf hebben gedokterd aan hun juridische kwalen?
Grappig genoeg betrekken advocaten dit inzicht zelden op hun eigen niet-juridische onderwerpen. Dus op het gebied van kantoororganisatie wordt er nogal wat aangeklungeld. Alles moet sowieso in de marge van de praktijk – ‘de cliënt gaat nu eenmaal voor’ – maar goed en efficiënt omgaan met zulke uiteenlopende thema’s als personeelsbeleid, kantoorinrichting, marketing, financieel beheer, knowhow en ICT vraagt om kennis en ervaring die je nu eenmaal niet in je rechtenstudie hebt opgedaan.
Een lijstje van punten waar veel kantoren vorderingen kunnen maken:
• vastleggen van visie en strategie;
• personeelsbeleid: werven, functieomschrijvingen, beoordelingen, beloningsbeleid, opleidingen;
• kantoor: locatie en ruimtebehoefte, verdeling van ruimte die efficiency en samenwerking maximaal ondersteunt, gastvrij onthaal voor cliënten, parkeerfaciliteiten, onderhoud, schoonmaak;
• marketing: gericht cliënten werven die passen in de strategie, geen hobbyisme (zoals sponsoring van de club van je kinderen), onderscheidend positioneren van je kantoor;
• financieel: financiën van een advocatenkantoor zijn relatief eenvoudig; uren tijdig en volledig schrijven, daarover overleggen met betrokkenen (in geval van te weinig declarabele uren, maar ook bij te veel uren of te weinig uren voor zaken als marketing), regelmatig declareren en daadkrachtig debiteuren rappelleren, kantoorkosten goed beheren (bijvoorbeeld periodiek offertes aan alternatieve aanbieders vragen), goed systeem van winstverdeling opzetten dat aansluit bij de visie en strategie van kantoor;
• knowhow: zorgen dat iedereen de benodigde informatie gemakkelijk voorhanden heeft (ook in geval van thuiswerken), goed en kritisch overleg met uitgevers, zorgen voor efficiënt systeem van modellen en voorbeelden, intern delen van kennis, delen van kennis met cliënten;
• ICT: goed onderhoud, goede back-up, regels over privégebruik van telefoons en computers, regelmatige bijscholing. Kies ‘van de plank’ en laat zo min mogelijk speciaal op maat maken.
Voor alle onderwerpen geldt dat het zinvol is periodiek eens een APK te laten uitvoeren door een daarvoor ingehuurde externe professional: die kijkt er weer fris en onafhankelijk tegenaan. Sommige onderwerpen lenen zich heel goed voor (partiële) uitbesteding zoals personeelsbeleid (tot en met partnerbeoordeling) en marketing. Veel zal in eigen huis moeten worden gedaan, maar als er dan een goed draaiboek ligt, door een deskundige opgesteld, gaat dat doorgaans veel beter.
Kortom: besteed niet meer uit dan nodig, maar haal wel periodiek extern professioneel advies.
Dolph Stuyling de Lange