DRUKKER DAN NORMAAL
Marina van Zundert
Als er ooit een moment is waarop goede afspraken belangrijk zijn dan is het wel de zomer. De boel moet tenslotte wel doorgaan. En dan niet zomaar een beetje. Secretaresse Marina van Zundert is daar heel stellig in: ‘Je moet wel kwaliteit blijven leveren.’
Goed, afspraken dus. Om te beginnen: er is altijd een partner in de ring. Oftewel, Marjon Habets en Thea Kremers zijn nooit, maar dan ook nooit, tegelijk op vakantie. Dat is al een prettige gedachte. En verder is er, uiteraard, de overdracht. Iedere advocaat die de zon opzoekt, laat een lijst met instructies achter. Voor haar waarnemer, maar ook voor het secretariaat. ‘Dat geeft heel veel rust,’ zegt Marina.
Niet dat ze in de vakantietijd ooit duimen zit te draaien. ‘Als er twee van de vier secretaresses weg zijn, is het toch best druk voor de achterblijvers. Je wilt tenslotte voorkomen dat collega’s bij terugkomst tegen bergen werk aanlopen.’
Helemáál in haar eentje zou ze het secretariaat niet kunnen bestieren. ‘Dan moet je te veel opvangen. Mail, correspondentie, telefoon, bezoek ontvangen, koffie schenken: alles gaat door.’ Met z’n tweetjes is het prima te doen, vindt ze. ‘Vooral omdat wij uniform werken. We kunnen gemakkelijk klussen van elkaar overnemen.’
Nieuwe zaken? Kort gedingen? Marina wordt er ook als de zon schijnt niet zenuwachtig van. Er zijn immers altijd voldoende advocaten op kantoor. ‘Soms kunnen we iets niet stante pede oplossen. Maar we bellen cliënten altijd even terug en helpen ze op weg. Ik wil iemand gerust kunnen stellen: het komt wel goed. En dat komt het ook. De werkdruk ligt wat hoger en het kan soms wat chaotischer zijn dan in de rest van het jaar, maar we hebben de zaak altijd onder controle.’
EVEN DE BOEL AANVEGEN
Marlien Venema
Eén secretaresse op kantoor? Dat moet wel tot drama’s leiden in de zomervakantie. Toch? Niks ervan. Marlien Venema heeft alles onder controle. Maar ze heeft dan ook bazen die zich niet te goed voelen om een voet op het secretariaat te zetten. En andersom is zij natuurlijk ook al lang niet meer voor een kleintje vervaard. ‘Wij hebben eigenlijk niet eens in de gaten dat het vakantie is.’ Nu scheelt het dat ze de boel digitaal op orde hebben. Waar ter wereld ze ook zijn, de heren advocaten kunnen altijd hun dossiers raadplegen.
Nog zo’n prettige bijkomstigheid: ‘Wij doen vooral grote, complexe zaken. Er is eigenlijk maar weinig dat even snel tussendoor moet zoals bij kantoren met veel klanten die allemaal kleine dingetjes willen. Al kan er natuurlijk best eens iemand bellen met een spoedje. Maar ik ken de dossiers inhoudelijk goed genoeg om te kunnen peilen of dat inderdaad zo is. En Reinier is altijd goed bereikbaar.’
Vorige zomer, toen was het wel even spannend. Reinier Oskamp had zijn middelgrote kantoor verruild voor het huidige, en had in zijn vakantie een vervanger van buiten. ‘Dat vereiste extra zorgvuldig communiceren en goed opletten. Maar ik heb de man uiteindelijk niet nodig gehad.’ Inmiddels is Tim van Meer aangeschoven als tweede advocaat.
Wat grote zaken ook fijn maakt: in de zomer ontstaat er echt ruimte voor andere dingen. ‘Dan heb ik gelegenheid om alles weer even aan te vegen,’ zegt Marlien. ‘Oude administratie inscannen, wat achterstallige boekhouding doen, een naambordje vervangen, het archief opruimen. Dingen waar je in de rest van het jaar niet aan toekomt.’
En als zij op vakantie gaat? ‘Ja, dan vind ik wel een stapel werk als ik terugkom. Maar met een beetje handig manoeuvreren en even doorpakken is dat ook zo weer opgelost, hoor. Het is nooit tot tranens toe vervelend.’
TELEFOONTJES MET ZWEMBADGELUID
Henrietta Feenstra-Tjoelker
‘Ik ben niet zo snel gek te maken,’ zegt Henrietta Feenstra-Tjoelker. Ze kent het klappen van de zweep. Twintig jaar al draait ze mee in de advocatenpraktijk van Arie Brink. Ook de zomertijd kan weinig veranderen aan Henrietta’s zelfverzekerde houding. ‘Hoewel ik, doordat het drukker is, nog alerter ben. Ik wil niet laten gebeuren dat er iets tussendoor glipt.’
Nou hoeft ze gelukkig niet in haar eentje het fort te bewaken. Er zijn altijd twee senior advocaten en drie advocaat-stagiaires in huis. Die houden sowieso alles in de gaten wat er binnenkomt. De vakantievierders hebben voor vertrek al netjes laten weten in welke zaken ze actie verwachten.
‘Op het secretariaat zijn we in de luwe periode altijd minstens met z’n tweeën,’ zegt Henrietta. ‘En als het echt hectisch wordt, wil de officemanager of een juridisch medewerker weleens bijspringen.’
Problemen? Ze kan het zich niet heugen. ‘Soms belt er een cliënt met een spoedzaak en kan ik niet meteen doorverbinden met een advocaat. Maar dat gebeurt dan zo snel mogelijk alsnog. Dus eh… nee. Geen problemen.’
Verrassende zaken brengt de zomer af en toe wel: ‘Soms belt een cliënt vanuit het zwembad om wat dingen te regelen. Dat wordt dan een gesprek met zwembadgeluid; best komisch eigenlijk. Er zijn ook cliënten die vanaf het strand nog even bellen met vragen.’
Zelf gaat Henrietta ook met een gerust hart op vakantie. ‘Voorheen werkte ik alleen voor Arie Brink, maar inmiddels werken alle secretaresses voor alle advocaten. Dat is heel fijn. Iedereen kan alles.’
DOSSIERS OP STOKJES
Laurens Vrakking
Buffelen is het soms, zegt Laurens Vrakking. Als twee van de drie advocaten op ‘zijn’ sectie huurrecht vakantie vieren en hij er dus alleen voor staat, wil het weleens spannend worden. Vooral als zich grote of ingewikkelde zaken aandienen.
Moeilijk? Ja, af en toe. Maar Laurens beschouwt het bewaken van het fort vooral als een uitdaging. ‘Ik krijg dan het gevoel van een grote eigen praktijk. Het is een beetje als borden op stokjes draaiende houden, maar dan met dossiers. Het geeft me voldoening om in die situatie dingen voor elkaar te krijgen.’
Laurens kan wel altijd terugvallen op één van de partners van De Kempenaer. ‘Zo nodig loop ik bij iemand binnen om even te klankborden. Meestal krijg ik dan de bevestiging dat ik goed zat.’ Zijn directe collega’s storen tijdens hun welverdiende vakantie beschouwt hij als een ultimum remedium.
Intussen heeft de jonge advocaat – in september rondt hij de beroepsopleiding af – de vakantieopvang wel in de vingers. ‘We zorgen natuurlijk altijd voor een overdracht. Mijn collega’s geven aan in welke zaken zich kleine ontploffingen kunnen voordoen. Al zijn de vragen die je krijgt uiteindelijk nooit de vragen die je had verwacht. Het zijn vaak kleine dingetjes hoor, maar je moet je natuurlijk wel steeds inlezen.’
Een leeg bureau kan hij de terugkerende collega’s niet beloven – zoals dat andersom evenmin het geval is – maar hij doet er alles aan om het hen zo gemakkelijk mogelijk te maken. ‘Laatst nog wilde de wederpartij in een grote zaak van mijn patroon een kortgedingdatum naar voren halen. Het geding zou dan op de eerste werkdag van mijn patroon na diens vakantie zijn. Terwijl het veel voorbereiding vroeg; mijn patroon had dan zijn vakantie moeten afbreken. Dat heb ik gelukkig kunnen tegenhouden.’
DE KICK VAN EEN SPOEDKLUS
Ingeborg Bode
‘Vijf jaar geleden waren de dicteerapparaten nog volop in bedrijf. Die staan nu in de kast.’ Kijk, dat is vooruitgang. Ingeborg Bode mag dan volgens het boekje de enige secretaresse zijn op een kantoor met vier advocaten, maar hoe erg is dat als die advocaten het meeste werk gewoon zelf doen? En als de twee andere ondersteuners, zoals de marketingspecialist en de financieel medewerker ook geregeld bijspringen in het juridische werk? ‘We zijn allemaal ingespeeld op elkaars taken,’ zegt Ingeborg. ‘Als het nodig is, kan ik ook declareren. Ik bemoei me binnen de dossiers vooral met processtukken en met de rol. Toch heb ik het altijd druk,’ legt ze uit. ‘En dus blijven er dingen liggen. De dossiers liggen hier nu hoog tegen de muren opgestapeld. De zomervakantie geeft mij tijd om te archiveren.’
Van de juristen blijven er altijd twee op kantoor. Degenen die naar zonniger oorden vertrekken, zorgen ervoor dat alles zo veel mogelijk is afgehandeld. En ze kunnen, als ze per se willen, ook vanaf het strand inloggen in hun zaken.
Hoewel de drukte blijft – het is dan wel rustiger, maar er zijn ook minder mensen aan boord – geniet Ingeborg van de vakantietijd. ‘Ik vind het een fijne periode. Iedereen is vrolijk en ontspannen. We gaan dan ook weleens buiten de deur lunchen.’
Of je geeft gewoon wat extra gas. Zoals die keer dat er plotseling een kort geding moest worden opgestart. ‘Tja, rechtbanken sluiten niet, hè? Alexandra Boot en ik hebben toen keihard gewerkt, ook in het weekeinde, om met een goede pleitnota te komen. Vervelend? Nee, juist niet! Ik vind het wel een kick om zo’n geding tot een goed einde te brengen.’