Pas op met het ‘kopietje paspoort’
Een kopie van een paspoort of ander identiteitsbewijs vragen aan de cliënt mag alleen in uitzonderlijke gevallen. Misbruik van identiteitsdocumenten kan individuen grote schade toebrengen. Daarom roept het dekenberaad advocaten op de wettelijke regels voor ‘kopietjes paspoort’ met zorg te volgen.
Slechts in een aantal bij wet geregelde gevallen is een cliënt verplicht een kopie van het identiteitsbewijs te overleggen. Bij een cliëntenonderzoek in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) kunt u bijvoorbeeld wel om een kopie van het ID vragen als bewijs van de identificatieverplichting.
Organisaties die een paspoort kopiëren zonder juridische grondslag riskeren handhavingsmaatregelen van het College bescher-ming persoonsgegevens. Het dekenberaad dringt er daarom bij advocaten op aan in niet-Wwft zaken – en dat zijn de meeste – identifi-catie in persoon te doen en daarbij eventueel alleen het soort ID-bewijs en nummer te noteren.
Als u toch een ‘kopietje paspoort’ in uw administratie wilt opnemen, vraag uw cliënten dan de print of scan te voorzien van het woord ‘kopie’ en het burgerservicenummer door te strepen dat op twee plekken staat. Daarnaast kan de cliënt de datum noteren, voor wie en waarvoor de kopie bestemd is en de foto onherkenbaar maken. Ook kunt u afspreken de kopie terug te sturen.
In- en uitlooprisico onder de loep
Advocaten moeten verzekerd zijn tegen beroepsaansprakelijkheid en de verzekering moet bovendien passend zijn voor de praktijk. Aangezien omstandig-heden kunnen veranderen, is een regelmatige polisreview aan te raden. Het dekenberaad adviseert daarbij aandacht te besteden aan in- en uitlooprisico.
Het verzekeren van het inlooprisico houdt in dat de advocaat dekking kan krijgen voor claims die tijdens de looptijd worden ingediend, maar waarvan de oorzaak van de claim vóór de ingangsdatum van de polis ligt. In tal van situaties kan het inlooprisico een rol spelen; het speelt alleen niet wanneer men voor de eerste keer de praktijk gaat beoefenen. Te denken valt aan het overstappen van het ene naar het andere kantoor, splitsing van kantoren en voortzetting daarvan in welke vorm dan ook.
Bij het uitlooprisico gaat het om claims die pas ná de looptijd worden ingediend, terwijl het schadeveroorzakende feit tijdens de looptijd plaatshad. Bijvoorbeeld: een advocaat gaat met pensioen, beëindigt de praktijk voortijdig, gaat failliet of overlijdt.
Het dekenberaad meent dat een adequate beroepsaansprakelijkheidsverzekering sluitende dekking voor het in- en uitlooprisico bevat. Controleer daarom regelmatig uw polis; soms zullen advocaten het in- en uitlooprisico apart moeten (mee)verzekeren om later problemen te voorkomen. Naast uw verplichting onder artikel 4 van de Verordening op de administratie en de financiële integriteit biedt een goede verzekering immers waarborgen voor u, uw cliënten en uw naasten.