De rechtbanken willen vanaf 2016 volledig digitaal werken.Dat betekent nogal wat voor de advocatenpraktijk. De verwachting is dat er de komende jaren een grote digitaleomslag gemaakt gaat worden op kantoor. Hoever zijn kantoren nu?
Imposante stapels met dossiers sieren veel werkkamers van advocaten, maar de stapels zijn eigenlijk overbodig. ‘Alles wat op papier staat kan gedigitaliseerd worden,’ zegt Paul Aantjes van automatiseerder Ricoh Nederland. ‘Je hebt alleen een scanner nodig.’ Bij de letselschadespecialisten van Kloppenburg in Amersfoort weten ze er alles van. Het kantoor werkt inmiddels volledig digitaal. ‘Het ging niet zonder slag of stoot, maar nu wil ik niet meer anders,’ zegt directeur Edwin van Slooten. Op zijn bureau ligt geen enkel velletje papier. ‘We gebruiken wel twee computerschermen om het overzicht te bewaren als je in een dossier werkt.’ Van Slooten investeerde de afgelopen jaren veel in ICT. ‘De tarieven staan onder druk, dus moet je kijken wat je aan de kostenkant kunt doen. Het digitaliseren van het werkproces rond een dossier levert veel op.’ Als voorbeeld geeft Van Slooten het betalen van een factuur. ‘In onze oude werkwijze duurde het vijftig minuten vanaf het moment dat de rekening binnenviel tot het bedrag was overgemaakt. Zo’n factuur ging het hele bedrijf door. Doordat we ons systeem hebben gekoppeld aan het boekhoudsysteem, kost het nu nog maar zeven minuten,’ vertelt Van Slooten.
Dat technologie de advocatuur kan helpen, blijkt ook uit een analyse die ING eerder dit jaar uitbracht. De afgelopen jaren heeft driekwart van de kantoren geïnvesteerd in technologie. Daarbij moeten tal van hindernissen worden genomen. Zo is er een gebrek aan kennis over de technische mogelijkheden bij advocaten. Maar de grootste belemmering vormen vooral de hoogte van de investeringen en het mogelijk onvoldoende rendabel zijn ervan. ‘Toch zal er geïnvesteerd moeten worden omdat de rechtspraak eist dat stukken voortaan digitaal worden aangeleverd in een beveiligd bestandsformaat,’ zegt Paul Aantjes van Ricoh.
Nu werken de meeste kantoren nog met tal van verschillende software-programma’s. Meestal gaat het om administratiepakketten die het leven op kantoor makkelijker moeten maken op het gebied van tijdregistratie en dossierbeheer. Inmiddels zijn er ook zogeheten document managementoplossingen die al die verschillende softwareprogramma’s aan elkaar koppelen, zodat een advocaat niet steeds van het ene programma naar het andere hoeft te klikken. Meesterwerk van Ricoh is zo’n systeem. ‘Met het programma besparen advocaten algauw één uur per dag,’ zegt Aantjes. ‘Ons systeem koppelt automatisch met je urenregistratie, je dossiersysteem, archief en noem maar op. Je hebt dus direct overzicht over alle belangrijke gegevens en kunt die delen.’
Aantjes zegt er wel direct bij dat het softwarepakket zelf nooit dé oplossing is. Daarvoor is een gedragsverandering nodig binnen de beroepsgroep, klinkt het eenstemmig vanuit de automatiseerders, volledig gedigitaliseerde kantoren en rapporten. ‘Als je begint met digitaliseren verandert er veel op kantoor. Zo zal de functie van secretaresse veel meer die van personal assistant worden. Door te digitaliseren zal veel uitvoerend werk automatisch gaan, maar het moet nog wel gecontroleerd worden,’ verduidelijkt Van Slooten de verschuivingen.
Digitaliseringsgolf
Een kantoor dat al vroeg meeging in de digitaliseringsgolf is Collet International Lawyers uit Rotterdam. Michel Collet is daar direct mee begonnen toen hij het kantoor in 2005 oprichtte: ‘Ik zit voor mijn praktijk veel in China en wilde overal ter wereld bij de stukken op kantoor kunnen. Eén centrale infrastructuur voor een advocatenpraktijk die wordt uitgeoefend op verschillende plaatsen.’
Inmiddels is ook bij Collet geen papieren dossier meer te vinden. Het enige wat Collet nodig heeft om zijn cliënten goed te kunnen bedienen, is een internetverbinding zodat hij kan inloggen op het systeem. Ook bij Kloppenburg is het telewerken inmiddels gemeengoed. Zij hebben zelfs hun hele infrastructuur overgezet naar de Cloud, een beveiligde omgeving op internet. Daardoor kan iedereen binnen Kloppenburg op elk gewenst moment en op elke plaats inloggen en aan het werk gaan. Kloppenburg liet zich daarbij bijstaan door Maudy van Eldik van Case Nine. Het bedrijf kwam met een maatwerkoplossing en bouwde een systeem gebaseerd op de Cloud-technologie van Google en Salesforce. ‘Het zijn allemaal apps, kleine programmaatjes die heel goed met elkaar kunnen samenwerken,’ legt Van Eldik uit. ‘Omdat ze online staan, hoef je geen software te downloaden. Ook over updaten hoef je je geen zorgen te maken: Google doet dat, je hebt er geen last van en alles blijft werken.’
‘Dicteren doe ik via een app op mijn telefoon en stuur het vervolgens door naar kantoor. Tegen de tijd dat ik arriveer, ligt het uitgewerkt klaar op mijn bureau,’ vertelt Van Slooten enthousiast. Maar de voordelen ten spijt is technologie om digitaal en plaatsonafhankelijk te werken niet populair binnen de advocatuur. Dat blijkt uit de analyse van ING. Collet bijvoorbeeld is enthousiast over plaatsonafhankelijk werken, maar zegt er meteen bij dat je afhankelijk bent van de internetverbinding: ‘De verbindingen in China zijn traag, maar dat komt vooral omdat de Chinese overheid internet controleert. Maar ook bij gevangenissen en rechtbanken in Nederland is het nog vaak behelpen.’
Beveiliging
Het grootste punt van zorg voor zowel de rechtspraak als de advocatuur is wel de beveiliging van alle dossiers. ‘Als je straks bij de rechtspraak je stukken moet aanleveren, kom je op een zwaarbeveiligde website die doet denken aan telebankieren,’ weet Aantjes. Het gevaar zit hem meer op de plekken waar mensen werken. Het was een van de redenen dat Van Eldik Kloppenburg adviseerde om naar de cloud te gaan.
Van Eldik: ‘Google heeft het hoogste security-level ter wereld. Natuurlijk is er veel te doen over het doorspelen van informatie aan de Amerikaanse overheid, maar je kunt ervoor kiezen dat je bestanden in Nederland onder Nederlandse wetgeving worden opgeslagen.’ Daarnaast heeft Google volgens hem de hoogste graad van beveiliging op zijn servers en producten zitten die er mogelijk is. ‘Je kunt alles hacken, maar lukt het je om Google te hacken dan krijg je daar meteen een baan aangeboden. Daarnaast zijn zij als een van de weinigen volledig transparant over het aantal hacks en pogingen dat wordt gedaan.’ Collet houdt de beveiliging van zijn systeem liever in eigen hand, ondanks dat het een grote kostenpost vormt. ‘Bij dreigingen kan ik de internetkabel uit mijn server trekken. Dan kan niemand van buitenaf meer bij de stukken.’
Franc de Korte