Hoe werkt mediation? Paula Boshouwers, mediationadvocaat bij ReulingSchutte in Amsterdam, licht maandelijks een praktijkvoorbeeld door. Aflevering 20: ‘De taart vergroten.’
Een schrijverscollectief van vijf auteurs werkt al jaren samen met productiemaatschappij FORMAT! Partijen hebben samen, in verschillende talen, een schooltelevisieserie ontwikkeld. De serie is succesvol en wordt in meerdere Europese landen uitgezonden. Er is inmiddels ook een website en er zijn diverse digitale toepassingen ontwikkeld. Per seizoen maken het collectief en FORMAT! afspraken over royalty’s en licenties, die steeds worden vastgelegd in overeenkomsten.
Bij de onderhandelingen over een nieuw seizoen ontstaat er onenigheid tussen het schrijverscollectief en FORMAT! Omdat partijen al lang samenwerken en in de toekomst ook met elkaar verder willen, wordt besloten tot mediation.
Punt van overleg is de samenstelling aan de mediationtafel. De mediator overlegt telefonisch met beide partijen welke samenstelling zij wensen, vanuit de gedachte dat gelijkwaardigheid aan de mediatontafel en constructief kunnen overleggen belangrijk zijn. In eerste instantie willen alle schrijvers plaatsnemen aan de mediatontafel. In overleg met de mediator wordt besloten te werken met twee vertegenwoordigers en worden goede afspraken gemaakt over de geheimhouding, mandaat en de terugkoppeling, zodanig dat er aan tafel stappen kunnen worden gemaakt, maar de schrijvers die niet aan tafel zitten daarin wel meegenomen worden en ook mee kunnen besluiten.
Bij de start van de mediation vraagt de mediator aan partijen wat maakt dat het nog niet is opgelost (wat blokkeert?) en wat de ander beslist moet weten (wat die nog niet weet), om te kunnen komen tot een oplossing. Hierop geven de vertegenwoordigers van FORMAT! aan dat de kern van het conflict wat hen betreft erin ligt dat het schrijverscollectief nooit tevreden is met de afspraken, er is altijd discussie. FORMAT! kan alleen niet meer geven. De marges zijn klein en de investering die FORMAT! in de serie doet en de opbrengsten die daar tegenover staan houden elkaar maar net in evenwicht. De schrijvers brengen naar voren dat zij juist het gevoel hebben dat ze uitgeknepen worden en zij altijd het minimale krijgen. Dit terwijl de serie succesvol is en zij ook veel tijd investeren in het ontwikkelen van nieuwe toepassingen.
Onder leiding van de mediator inventariseren partijen de volgende belangen: rust, snelheid, duidelijkheid, borging van te maken afspraken, wederzijdse waardering en respect, ‘on speaking terms’geraken/blijven, overall regeling, een goede communicatie, aanpassing aan nieuwe ontwikkelingen, voldoende rekening houden met elkaar en beelden die van elkaar bestaan bijstellen.
Vervolgens wordt in de bijeenkomst en de daaropvolgende bijeenkomsten onderzocht op welke wijze partijen tot elkaar kunnen komen. FORMAT! stelt daarvoor een uitgebreid financieel overzicht op, waardoor ook bij de schrijvers inzicht ontstaat in de kosten en opbrengsten van hun serie.
In eerste instantie focussen partijen over en weer vooral op de hoogte van de royalty- en licentiepercentages en leggen zij, als hun grenzen in zicht komen, steeds take it or leave it-voorstellen op tafel, waardoor impasses ontstaan en een verharding van standpunten. In de door de mediator met beide partijen gevoerde afzonderlijke gesprekken blijkt bovendien dat de schrijvers onderling verdeeld zijn. Sommigen voelen zich financieel achtergesteld bij anderen, waardoor deze auteurs alle voorstellen die gedaan worden bij voorbaat afkeuren. De mediator overlegt met de schrijvers die aan tafel zitten hoe zij dit in de mediation bespreekbaar kunnen maken; dat alle schrijvers zich kunnen vinden in de regeling is immers ook een gezamenlijk belang dat gediend moet worden om te kunnen komen tot een oplossing.
De mediator ondersteunt partijen vervolgens voornamelijk om verschillende opties te genereren en alternatieven te zoeken, in mediationtermen: ‘De taart vergroten.’ Dit opdat de bestaande impasses doorbroken kunnen worden.
Omdat partijen meer ruimte zien en ook ervaren dat de anderen bereid zijn te bewegen, komen ze in de derde bijeenkomst tot een overeenstemming op hoofdlijnen, die vervolgens door de al ingeschakelde advocaten verder wordt uitgewerkt. Afgesproken wordt in de tussenliggende periode de mediation aan te houden, mocht zich een impasse voordoen. Dat gebeurt niet en partijen zetten na enige weken hun handtekening onder de vaststellingsovereenkomst.
NB: de namen van partijen zijn gefingeerd, tot personen herleidbare feiten zijn veranderd.