Wat kunt u bij wie uitbesteden en hoe zorgt u ervoor dat u de juiste dienstverleners vindt?
Het Advocatenblad bestudeerde de diensteneconomie rond de advocatuur, plaatste typen dienstverlening op een rij en geeft aan bij welke aanbieders u terecht zou kunnen.
WERVEN
Een vacature op kantoor, en dan? De tijd dat een advertentie werd geplaatst in een dagblad of juridisch magazine ligt alweer achter ons. Veel eerder worden netwerken aangeboord, vaak via de (zakelijke) sociale media. Zeker de beginnersfuncties op kantoren zijn dan de geijkte banen.
Voor senior-medewerkers of voor partners worden vaak headhunters of wervings- en selectiebureaus ingeschakeld. Dat zijn soms de grote spelers die zich richten op de zakelijke dienstverlening (Michael Page, Ebbinge en Brunel) maar een handvol bureaus heeft zich ook gespecialiseerd in juristen of posities op advocatenkantoren.
Dat zijn bijvoorbeeld Skout.nu en Legal Select en Legal People, dat vanuit vier vestigingen (Amsterdam, Rotterdam en twee plaatsen in Duitsland) juristen kan zoeken op vaste en interimposities. Dat doet ook Voxius (achttien jaar op de markt) – jaarlijks voeren ze met 750 juristen een oriënterend gesprek over een mogelijke carrièrestap. DPA Legal detacheert interim-juristen. Kleiner is Equrius, dat haar wervingsactiviteiten niet alleen heeft liggen in de advocatuur. Sinds enkele jaren is ZumpolleVanderStoel op de markt met executive search en loopbaanadvies voor de meer ervaren jurist. Een van de partners is ex-advocaat Scipio van der Stoel (AKD). Ook Dicke Röell Breedveld zoekt juristen voor de advocatuur, maar ook voor het bedrijfsleven. Ruim tien jaar timmert IS Legal aan de weg (zie onder), en bemiddelt juristen naar vaste of tijdelijke functies. Sinds eind jaren tachtig doet Sylvia den Engelsen dat ook, eerst bij Legal People, sinds 2010 met haar nieuwe bureau Den Engelsen Legal Search & Consultancy. Advocatenkantoren die alleen interimposities hebben te vergeven kunnen terecht bij Le Tableau. Die kunnen ook worden aangeworven via Supportlawyer OnLine, dat bovendien ook advocaten in de aanbieding heeft voor een kortstondige klus. Dat kan ook worden verkregen via Legalance, dat bovendien ook paralegals en juridische secretaresses op freelancebasis kan leveren. EuroLex op haar beurt is gespecialiseerd in secretariële ondersteuning.
‘Advocaten willen kwaliteit’
NAAM Nick Spenkelink
BEDRIJF IS Legal Interim & Search
DIENST invullen van juridische vacatures
‘Wij bemiddelen bedrijfsjuristen aan de grotere ondernemingen en advocaten aan zowel advocatenkantoren als nichekantoren. We zien dat kantoren hun stagiaires en junior-advocaten vaak zelf zoeken, bijvoorbeeld via beurzen. Maar voor zij-instromers, medewerkers en partners schakelen ze meestal een wervings- en selectiebureau in.
Die functie besteden ze uit omdat ze zelf geen geschikte kandidaat kunnen vinden, onvoldoende capaciteit hebben om te zoeken of te weinig kennis hebben van de markt – zeker als ze een advocaat zoeken met een heel bijzondere expertise. Ook vinden ze het prettiger wanneer een bureau bij een concurrerend advocatenkantoor een kandidaat polst, dan dat ze dat zelf doen.
We hebben twee soorten juristen in onze database. De ene groep is direct beschikbaar en daaronder – net als onder een ijsberg – zit een veel grotere groep, een beetje onzichtbaar, mensen die overwegen om over te stappen en die daarom een oriënterend gesprek met ons voeren. Maar eigenlijk zou iedere jurist in de database horen, want velen zouden willen switchen als er een betere positie is.
Als een kantoor een positie heeft, worden er doorgaans meerdere bureaus uitgenodigd. Daarmee moet je dan pitchen. Als wij de opdracht verwerven, willen we exclusiviteit – we willen dan het enige bureau zijn die een kandidaat mag voorstellen. Als de opdrachtgever dat niet wil, dan kost dat ons soms die opdracht.
Advocatenkantoren eisen vooral kwaliteit van dienstverlening, dus kwaliteit van de voorgestelde kandidaat. Dat is belangrijker dan snelheid en de hoogte van de fee die wij berekenen. Meestal weten kantoren precies wat ze willen, soms zitten ze zelf nog in een zoekproces. Met hen meedenken is dan de toegevoegde waarde die we bieden.
Advocaten kunnen zelf ook naar een ander kantoor zoeken, maar ook zij besteden dat liever uit. Als je zelf solliciteert en je wordt afgewezen, dan voelt dat als een nederlaag. Iedereen kent elkaar in die wereld en het is niet prettig iemand te ontmoeten die je nieuwe collega had kunnen zijn. Via een bureau is dat veiliger.
Voor onze diensten berekenen we een fixed price of een percentage van het jaarsalaris van de kandidaat – doorgaans twintig tot dertig procent. Maar dat is afhankelijk van het soort positie. Bij partners worden veelal omzetafhankelijke afspraken gemaakt. Hoeveel juristen wij maandelijks plaatsen kan ik niet zeggen, dat is bedrijfsgevoelige informatie.’
VERTALEN
Zeker grensoverschrijdende advocatenkantoren en kantoren met cliënten uit het buitenland krijgen ermee te maken: vonnissen, dagvaardingen, contracten, akten, statuten, pleitnota’s, exploten, verzoekschriften en andere documenten moeten in een andere taal worden geschreven of worden vertaald naar het Nederlands. Vertaalbureaus zijn er voldoende. We noemen Alinea Lingua, maar hun website laat niet weten in en vanuit welke talen ze werken, en wat de tarieven zijn. Wel kan de klant er terecht voor legalisaties en apostilles, maar dat kan bijna bij alle juridische vertaalbureaus. Ook bij Scriptware, dat bijna veertig talen beheerst. Welke talen Buro Juridische Vertalers kent blijkt niet uit hun website, wel hebben de vertalers een juridische achtergrond. Dat geldt ook voor Wordhouse. Beide laten de tarieven in het midden. Wordhouse noemt één kantoor bij haar referenties: Loyens & Loeff. Tupelo Translations (95 euro per A4) heeft meerdere advocatenkantoren als referentie, en doet alleen Engelse vertalingen.
All-Round vertaalt tussen enerzijds Nederlands en anderzijds Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. De vertalers werken op basis van een uurtarief, maar over de hoogte daarvan zwijgt de website verder. Wel laten ze weten hoe snel ze werken: de vertaling van een tekst van vijf tot tien kantjes duurt drie tot vijf werkdagen. Het bureau bestaat 67 jaar en heeft een database van ruim 250 duizend juridische begrippen en hun vertalingen.
Veel vertalers van Bothof zijn ingeschreven als beëdigd vertaler bij rechtbanken. Dat vertaalbureau communiceert graag over certificeringen en kwaliteitsbewaking, maar laat ook al niets los over tarieven. Wel open over de tarieven is Snelvertaler, dat ook buiten de juridisch sector werkzaam is. Het vertalen van een document naar een andere taal kost zo’n 20 eurocent per woord, maar voor een vertaling naar het Igbo, het Gujarati of het Wolof moet al 35 cent worden neergeteld.
The Language Lab noemt enkele advocatenkantoren bij naam die klant zijn. Ook biedt de site een tool waarmee de kosten kunnen worden berekend. Het bureau werkt op uurbasis. Ook vertaalbureau Perfect (zie interview) heeft zo’n handige tarieventool. Ter indicatie: een tekst van vijfduizend woorden vertalen van het Nederlands naar het Chinees kost hier 935 euro (exclusief btw). Tot slot noemen we Hendriks & James Legal Translations, dat uitsluitend Nederlands-Engels (en omgekeerd) doet. De rekentool zegt dat het vertalen van een document van tien pagina’s 665 euro kost, en bij een beëdigde vertaling 770 euro.
‘Zoek naar een NEN-EN-certificaat’
NAAM Kevin Schreuder
BEDRIJF Vertaalbureau Perfect
DIENST vertalen van juridische documenten
‘Zo’n zestig procent van alle stukken die wij vertalen, is juridisch van aard. Je kunt ons dus best een juridisch vertaalbureau noemen. De meeste documenten gaan van het Nederlands naar het Engels, maar we doen verder alle Europese talen en een aantal Aziatische.
Zoekt een advocaat een vertaalbureau, dan kan hij het best terecht bij bureaus met een NEN-EN-certificering. Dat is een keurmerk van de Europese vereniging van vertaalbureaus EUATC. Met dat keurmerk toon je aan dat je werkt met native speakers, dat vertalers academisch zijn opgeleid en dat er sprake is van een revisie: na de vertaling wordt het vertaalde nog eens extra nagekeken. Jaarlijks wordt door certificeringsbureau KIWA bekeken of je het keurmerk nog verdient.
Goede bureaus herken je ook aan reviews op hun website. Wij zijn aangesloten bij The Feedback Company, waarop klanten een beoordeling kunnen achterlaten. Ook staan er testimonials op onze site. We werken voor onder andere Deterink, Holland Van Gijzen en Hekkelman. Ze waarderen onze prijs – ons woordtarief is rond de 15 cent – en de snelheid. De vertaling van een juridisch document van tweeduizend woorden duurt één dag, en de revisie daarvan duurt één uur.’
MEDISCH ADVISEREN
Vooral letselschadeadvocaten zullen met regelmaat de diensten inroepen van medische adviesbureaus. Zij verrichten geneeskundige onderzoeken in geval van verkeers- en bedrijfsongevallen, maar ook bij medische fouten, geschillen met verzekeraars tot aan hondenbeten toe.
Advies kan worden ingewonnen bij Triage (zie onder), waaraan tien medisch adviseurs en zestien specialisten zijn verbonden. Medas, een medisch adviesbureau , dat zich focust op aansprakelijk gestelde partijen, is een stuk groter en telt zo’n vijftig medewerkers (en heeft de meest uitgebreide website), kleiner zijn MAG (Medisch Advies Groep) met vijf man en VBW Medisch adviseurs (drie artsen), nog kleiner zijn de eenpitters Medisch Adviesbureau Wolthuis en Medisch Adviesbureau Kruithof. De website van MedX in ’s-Hertogenbosch laat niet weten hoeveel mensen er in dienst zijn. Lechnerconsult adverteert ook met tandheelkundig advies. Overigens geeft geen enkele site ook maar het begin van een tarief waarvoor ze werken – behalve Lechner (184-225 euro per uur).
‘Vraag vooral rond’
NAAM Luc Kalb
BEDRIJF Triage Medisch Adviesbureau
DIENST medische adviezen verstrekken
‘We werken vooral voor letselschadeadvocaten en advocaten in het socialezekerheidsrecht, die cliënten hebben met een conflict met het UWV of een particuliere arbeidsongeschiktheidsverzekering. Bij letselschade onderzoeken wij de gevolgen van het ongeval op lichamelijk en geestelijk vlak. Daarbij zijn we partijdeskundige: natuurlijk kijken we naar de medische feiten maar geven de advocaat, die opkomt voor het slachtoffer, vooral munitie. Hij wil namens zijn cliënt een claim opstellen en heeft daarvoor medische onderbouwing nodig. Die leveren wij.
Het is voor advocaten moeilijk om te achterhalen welk medisch adviesbureau goed werk levert. Er is geen keurmerk. Verzekeringsmaatschappijen werken in toenemende mate met verzekeringsartsen die zijn opgenomen in het Register Geneeskundige Adviseur. Wanneer een advocaat een medisch adviesbureau zoekt, kan hij het best aan andere kantoren vragen met wie zij werken en of ze daarmee goede ervaringen hebben. Als een advocatenkantoor ons belt, vragen ze nooit naar een keurmerk, wel: kunnen jullie deze zaak aan, hebben jullie daar ervaring mee? Advocaten kunnen beter niet alleen afgaan op informatie op websites. Daar staat dan iemand op die orthopeed is, dus denken advocaten: die kan mijn whiplash-cliënt vast goed helpen. Maar zo eenvoudig is dat niet.
Overigens zien medische adviesbureaus patiënten nauwelijks. We krijgen de documenten van de advocaat over de zaak en geven op basis daarvan schriftelijk advies. Een eerste advies in een letselschadezaak duurt meestal één tot anderhalf uur, maar dat zegt nog niks over de lengte van het hele traject. Hoe dan ook, uurtarieven in onze sector liggen net wat lager dan uurtarieven in de advocatuur.’
SCHRIJVEN
Wie schrijft al die teksten voor de website en brochures? Indien advocaten dat niet zelf kunnen of willen, kunnen ze diensten inhuren van talloze tekstschrijvers en tekstbureaus. Enkele daarvan zijn gespecialiseerd in de juridische markt, zoals Lisette Ruis met haar bureau De Taaljurist (zie onder). Ook Jurist in communicatie van Erik Jan Bolsius en Juridische & Fiscale Marketing doen aan contentmarketing en schrijven stukken voor juridische nieuwsbrieven en personeelsbladen. Bolsius schrijft overigens ook voor het Advocatenblad. Deze bureaus, evenals Juristenmarketing en Meesters in Marketing gaan overigens een stap verder: ze bieden ook tekstadvies, trainen advocaten in het schrijven van blogs en geven communicatieadvies. Meester Media biedt vooral online contentmarketing aan en de juridische journalisten van LLM juridische communicatie diepen aan de hand van interviews branches uit waarop een advocatenkantoor zich richt en schrijven hoogwaardige seminarverslagen en feestbundels.
‘Er komen steeds meer bureaus bij’
NAAM Lisette Ruis
BEDRIJF De Taaljurist
DIENST schrijven van juridische teksten
‘Na mijn rechtenstudie heb ik gewerkt als paralegal bij Poelmann van den Broek en als advocaat-stagiair bij Holla Advocaten. Maar ik voelde me in de advocatuur niet thuis en wilde creatiever met taal bezig zijn. Na mijn Beroepsopleiding ben ik dan ook begonnen met mijn eigen tekstbureau, speciaal voor de juridische sector. Ik wist overigens niet of er behoefte zou zijn aan mijn diensten: het schrijven van bijvoorbeeld webteksten, blogs, nieuwsbrieven, interviews en persberichten. Gelukkig pakt het goed uit. Advocaten weten vaak niet dat er juridische tekstschrijvers bestaan, maar als ze gaan googelen, komen ze snel bij mij terecht.
Die markt groeit nu. Kantoren doen steeds meer aan online marketing, ze voelen de druk om op internet te worden gevonden. De concurrent plaatst blogs of columns op zijn website, anderen willen dat dan ook.
Ik lever maatwerk. Eén blog per maand? Geen probleem. Moet ik zelf het onderwerp bepalen én achtergrondinformatie zoeken? Kan ook. Soms geven opdrachtgevers me enkele keywords met het verzoek daarover een stuk te schrijven. Ook schrijf ik complete webteksten.
Over het algemeen kunnen advocaten goed schrijven. Maar een blog is geen processtuk. Gelukkig beseffen de meesten dat. Ik zie mijn klanten worstelen met het probleem: hoe schrijf ik een lekker leesbaar stuk, dat toch juridisch inhoudelijk compleet is? Bovendien is het schrijven van een blog-artikel geen declarabel werk, zodat het onder aan de to-dolijst staat. En van uitstel komt vaak afstel.
Omdat advocaten steeds vaker dergelijke diensten vragen, zie je langzaam meer bureaus deze diensten aanbieden. Toch heb ik voldoende te doen. Advocatenkantoren geven de voorkeur aan iemand die zélf jurist is en de advocatuur kent boven de meer algemene tekst- en marketingbureaus. Bovendien hanteer ik een redelijk uurtarief van gemiddeld 80 euro. Uitbesteden is dus vaak goedkoper dan zelf schrijven.’
ONDERZOEKEN
Onderzoek naar onrechtmatig ziekteverzuim, bedrijfs-, letselschade- en verzekeringsfraude, concurrentie- en relatiebeding en naar corruptie en steekpenningen, onderzoek naar cv’s en antecedenten, handschriftvergelijking, screening van zakelijke klanten, het opsporen van informatielekken, het inzetten van mysteryguests, forensisch IT – zo’n beetje alle recherchebureaus bieden deze diensten min of meer aan. Ook kunnen ze verborgen camera’s plaatsen om interne diefstal op te sporen of een privédetective inzetten. Over tarieven zwijgen ze en ook laten de websites nooit zien wie de medewerkers zijn.
Recherchebureaus zijn er voldoende. Wij noemen Recherchebureau Dörr, dat heeft gewerkt voor De Brauw, Boekel, AKD en Anker & Anker en we noemen ook Grant Thornton, dat ook forensisch onderzoek doet. Daarentegen zetten Holl Bedrijfsrecherche en Lecta Recherchediensten geen referenties op hun website. Bedrijfsrecherche Nederland Groep BV claimt dat ‘negen van de tien zaken worden opgelost’; hun partners zijn Advocaten Hotline en Froon Helmonds Advocaten. Hoffmann werkt samen met Wieringa Advocaten. Spandaw Bedrijfsrecherche en Dutch Detective Agency zijn nadrukkelijk op zoek naar advocaten die willen samenwerken. De eerste kent overigens een kosteloze eerste verkenning, meldt de site. ProofQuest Recherchediensten onderscheidt zich met blogs, bij Recherchebureau IJmond kan een voertuigvolgsysteem worden gehuurd en Rebuss Recherche (zie onder) benadrukt transparantie en heeft daarom ook een Facebookpagina.
‘We werken met een strikte privacy-gedragscode’
NAAM Marloes Schmidt
BEDRIJF Rebuss Recherche
DIENSTEN recherchewerkzaam-heden voor bedrijven en particulieren
‘We krijgen opdrachten van en via advocatenkantoren. Advocaten vragen ons bijvoorbeeld adresgegevens van iemand te achterhalen, als die niet in de GBA voorkomen, of vermogens te onderzoeken. Advocatenkantoren sturen hun cliënten ook door naar ons, bijvoorbeeld voor een alimentatieonderzoek, bewijsvergaring in ontslagprocedures en het confronteren van betrokkenen met bewijslast. In een alimentatieonderzoek vermoedt de cliënt dat zijn ex-partner duurzaam samenwoont en wil dus stoppen met alimentatiebetaling. Wij – of de rechercheurs die we inschakelen – observeren dan die ex-partner en zorgen voor de benodigde juridische onderbouwing.
Een recherchebureau moet zijn geaccrediteerd door het ministerie van Veiligheid en Justitie en een zogenoemde POB-vergunning hebben. Verder kunnen deze bureaus zijn aangesloten bij de Vereniging van Particuliere Beveiligingsorganisaties (VPB), dat een eigen keurmerk kent. Elk nieuw onderzoek moet worden gemeld bij het College bescherming persoonsgegevens, waar de bureaus moeten zijn geregistreerd.
Rebuss Recherche werkt met een strikte privacygedragscode. Advocaten die een recherchebureau zoeken, kunnen vragen of ze dat ook doen, en of ze zich houden aan proportionaliteit en subsidiariteit. Als ze niet eens weten wat dat is, dan kun je beter een ander bureau inschakelen.
Moeten wij ergens onderzoek doen, dan gaan voor ons de deuren net iets eerder open – omdat de partners van Rebuss beiden vrouw zijn. Mijn collega is jurist, dat praat makkelijker met advocaten en zij kent ook de bewijsminima die rechters hanteren.
We werken op basis van een uurtarief, dat in de hele branche op zo’n 100 euro ligt. Alleen voor een cv-check hanteren we een fixed price. Aan no cure no pay doen we niet: we hebben een inspanningsverplichting en bieden geen resultaatsgarantie.’
AUTOMATISEREN
ICT moet het leven gemakkelijker maken, ook op advocatenkantoren. Waarom zelf ontslagvergoedingen via de kantonrechtersformule bepalen als er ook rekenapplicaties zijn? Waarom zelf uren bijhouden als ze al zijn ingebouwd in een pakket voor dossierbeheer? Waarom zelf verschotten bijhouden als dat kan worden ingevoerd met een pakket voor declaraties? Of waarom de secretaresse een ingesproken bandje laten uittikken als een juiste dictafoon aangesloten op de laptop dat zelf kan?
Het aanbod van softwareleveranciers is groot en groeit. Bekende namen zijn BaseNet, AdvocaatCentraal, DocControl, Legal Consulting Group, Xinno, Kanteff Speech Processing, Aderant, Ricoh enzovoort. Ze vertonen veel overlap, maar er zijn ook verschillen. De ene (bijvoorbeeld Legalsense) biedt een cliëntenportal zodat cliënten toegang krijgen tot hun dossier. Bij Urios kunnen cliënten uren en declaraties worden beheerd. Een ander (zoals Tink) treedt weer op als host voor bellen via internet, dat een ‘gebruiksvriendelijk’ beheerssysteem heeft, en heeft een documentmanagementsysteem. Sdu biedt weer andere software aan, zoals roladministratie (van Legal Eagle), boekhoudmodules en een renterekendisk. Rechtsorde biedt juristen een juridische zoekmachine. Mamut is weer sterker in relatiebeheer. Wolters Kluwer heeft de bekende Navigator en biedt SmartDox aan, waarmee contracten kunnen worden opgesteld. CaseNine heeft casemanagementsoftware en Documentaal heeft LegalWorld, waarmee meerdere mensen kunnen werken aan processtukken en pleitnota’s.
‘Vergeet niet de bijl te slijpen’
NAAM Ben van Hengstum
BEDRIJF Trivium, onderdeel van Lexxyn Groep
DIENST het leveren van juridische softwarepakketten
‘Advocatenkantoren hebben het uitbesteden van ICT-diensten nog onvolledig op hun netvlies. Ze hakken veel bomen om, maar nemen te weinig tijd om de bijl te slijpen. Ofwel: ze zijn zo druk met hun eigen werk dat ze zich niet realiseren dat het echt loont wanneer anderen hun werk overnemen met slimme software.
Neem het hele declaratieproces. Dat wordt vaak overgelaten aan het secretariaat en is veel handwerk. Daaruit blijkt al dat advocaten weinig kostenbewust zijn. Een goed softwarepakket is veel efficiënter en goedkoper dan de secretaresse die bij wijze van spreken alle specificaties in Excel zet.
Wat moet je precies op ICT-gebied uitbesteden? Veel bureaus bieden daarvoor advies, leren advocaten omgaan met nieuwe pakketten en passen deze aan voor precies dat kantoor. Zaken als dossier- en cliëntbeheer, urenregistratie en declaraties moet je tegenwoordig wel in een goede ICT-omgeving doen – dat is eigenlijk de basis. Dat gebeurt wel, maar het kan echt veel beter. Ik vermoed dat advocaten nog onvoldoende de toegevoegde waarde inzien van dergelijke software. Over de hele linie kan het best zo zijn dat kantoren wel tien procent kunnen besparen als ze maar de juiste ICT inzetten.
De cruciale vraag is dan: wat is een goed ICT-bureau voor de advocatuur? Er zijn geen certificeringen, maar de advocatuur is wel een referentiemarkt. Dus moet je te rade gaan bij andere kantoren die ervaring hebben met een ICT-bureau.’
ADVISEREN (FINANCE)
Financieel advies is in te winnen bij partijen als Mutsaerts en Niehoff Werning & Kooij (respectievelijk ook tevens verzekeraar en tussenpersoon). Maar ook voor het financiële ‘handwerk’ kunnen advocaten buiten de deur terecht. Boekhouding uitbesteden? Debiteurenbeheer? De salarisadministratie? Dat kan bij het bureau om de hoek tot de grotere accountantskantoren van Nederland: KPMG, EY, Deloitte, PwC. Volgens Marc Schweppe, woordvoerder van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, zijn er zo’n negenduizend registeraccountants en accountants-administratie-consulenten die voor de markt werken. ‘We hebben bijna 20.000 actieve individuele leden. Zo’n 11.000 werken intern bij overheden en bedrijven. De rest biedt zijn diensten aan aan ondernemers.’ Dus ook aan advocatenkantoren.
Schweppe geeft toe dat het voor klanten moeilijk is te achterhalen wat een goed accountantskantoor is. ‘Als een accountant is veroordeeld door de tuchtrechter, wordt dat op onze site vermeld. Dat geeft een indicatie. Verder is er sinds een jaar een vergelijkingswebsite voor accountants, whitfieldd.com. Die is gebaseerd op reviews van klanten, en op die site staat bijvoorbeeld een top vijf van beste en slechtste kantoren.’ Onduidelijk is in hoeverre de rankings onafhankelijk zijn en hoe de reviews tot stand komen. Het kantoor dat nu onderaan bungelt heeft slechts één review, dus dat zegt weinig.
Schweppe: ‘Zoekt een advocaat een administratiekantoor, dan zal hij eerst zelf inhoudelijke eisen moeten formuleren. Heeft het administratiekantoor ervaring in de juridische wereld? Dergelijke kantoren zullen er best zijn. Maar ook: wil je een groot of kleiner kantoor? Moet het in de buurt liggen? Hoe belangrijk is het tarief? Er kan ook naar een accountant worden gezocht op de site daaromeenaccountant.nl.’ Daarnaast zijn er netwerkorganisaties zoals SRA, waarbij 370 zelfstandige accountantskantoren zijn aangesloten. Leden hebben het SRA-keurmerk, wat – naar eigen zeggen – een extra kwaliteitswaarborg inhoudt.
Het beste advies van Schweppe: informeer vooral in je eigen netwerk welke ervaringen er zijn met accountants- en administratie-kantoren.
LEREN
De tijd dat de patroon de stagiaire alles over het vak leerde en hem ook vertelde welke boeken hij in de avonduren moest lezen, ligt al ver achter ons. Er zijn talloze cursusaanbieders en opleidingsinstituten die graag advocaten naar zich toetrekken die hun VSO- en PO-punten moeten vergaren. Denk aan: CPO, Grotius, Dialogue, Wagner Group, Vu Law Academy, Eggens Instituut, IIR en OSR. Bovendien zijn er in e-learning gespecialiseerde aanbieders als PO-online en Amsterdam Law Academy. Anderen specialiseren zich weer inhoudelijk. Denk aan The Lime Tree voor mediation-opleidingen of Medilex voor gezondheidsrecht. De orde werkt met de zoekmachine ‘Erkend cursusaanbod advocatuur’, waarop de 155 opleidingsinstituten staan die door de orde zijn erkend – waarvan er zo’n 45 gelieerd zijn aan een advocatenkantoor, zoals Damsté advocaten – notarissen – fiscalisten in Enschede (zie interview).
Maar niet alleen opleidingen worden uitbesteed, dat geldt ook voor kennis is bredere zin. Op veel kantoren is de bibliotheek of zijn grote delen daarvan al verdwenen en vervangen door boeken, tijdschriften, Kamerstukken en jurisprudentie die ‘ergens’ op een server staan, en te bereiken zijn via zoekmachines en online databases Opmaat (Sdu), Navigator (Wolters Kluwer) en Legal Intelligence (Kluwer).
‘Een goede cursus is interactief’
NAAM Wouter Zürcher
BEDRIJF Damsté Opleidingen
DIENST het aanbieden van cursussen aan advocaten en notarissen
‘Damsté advocaten is gevestigd in Enschede en in deze regio was nauwelijks aanbod van juridische cursussen. Onze advocaten moesten altijd ver reizen en dat was niet handig. Daarom heeft het kantoor in 2012 een eigen opleidingsinstituut opgericht, dat losstaat van het advocatenkantoor. De cursussen worden dan ook op een locatie buiten het kantoor gegeven.
Daarmee is het cursusaanbod voor de Damsté-advocaten geheel uitbesteed, hoewel ze ook cursussen kunnen volgen bij andere opleidingsinstituten. In feite hebben we ook de docenten uitbesteed. Er zijn advocatenkantoren waarbij de eigen advocaten ook als docent optreden in hun cursusinstituut, wij doen dat niet. Wij zoeken de beste docent per cursusonderwerp, daarnaast moeten docenten niet gekleurd zijn. Wij trekken altijd externe docenten aan.
Er worden door het land ontzettend veel cursussen aangeboden. Dagelijks krijg je hierover e-mails. Er is sprake van een wildgroei. Het is kwalijk dat er cursussen worden aangeboden door instituten die snel geld willen verdienen maar onvoldoende academisch niveau bieden. Het is de verantwoordelijkheid van de individuele advocaat om naar een goede cursus te gaan. Helaas is dat niet altijd eenvoudig te achterhalen. De ingevulde enquêteformulieren na een cursus zijn niet openbaar. Zoek je een cursus, dan kun je letten op het onderwerp, de docent, de afstand en de beleving. Als wij Geert-Jan Knoops als docent hebben, dan zit de zaal vol. Een goede cursus is ook interactief en biedt de gelegenheid om na afloop tijdens de borrel nog even met de docent door te praten. Dat maakt de cursus meer een beleving, naast het behalen van de verplichte jaarlijkse punten.’
INCASSEREN
Op 1 januari 2015 telde Nederland ruim negenhonderdvijftig gerechtsdeurwaarders en toegevoegd kandidaat-gerechtsdeurwaarders, verspreid over zo’n 250 kantoren. Bekende namen zijn Groenewegen en Partners, Flanderijn, Caminada & Van Leeuwen en SGH Groep. Ver zal een advocaat niet hoeven te zoeken naar een deurwaarder. Maar waar zitten de beste?
Wilbert van de Donk, voorzitter van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders: ‘Er bestaat geen vergelijkingssite waarop je “de beste” deurwaarder kunt vinden. Tuchtrechtelijke uitspraken zijn openbaar maar die zijn geanonimiseerd. En als je al klachten over deurwaarders op internet leest, zijn die bijna altijd afkomstig van debiteuren. Daar heb je als advocaat weinig aan.
Het loont nauwelijks de moeite om tussen deurwaarders te shoppen louter met het oog op de kosten. De gebruikelijke handelingen, zoals het betekenen van exploten, kost zo’n 70 euro en dat kan iedere deurwaarder. Onderhandelen over dat tarief heeft alleen zin als het gaat om echt grote volumes, maar dat halen de meeste advocatenkantoren niet. Voor bijzondere of complexe zaken kunnen advocaten het best naar gespecialiseerde deurwaarderskantoren gaan. Een beslag op een schip of vliegtuig? Dan zit je het best in Rotterdam of in de omgeving van Schiphol. Daar weten ze hoe dat moet.
Hoe kunnen advocaten toch meer halen uit de deurwaarder? Investeer in de relatie. De meeste advocaten blijven bij “hun” deurwaarder en dat is goed. Ontdek je op vrijdag laat in de middag dat je een termijn bijna hebt laten verlopen, dan gaat je deurwaarder nog snel voor je aan de slag. Verder denken advocaten vaak dat een zaak is afgelopen als er vonnis is gewezen. Voor ons begint het dan pas. Met alleen een vonnis kan een deurwaarder niet zoveel, daarom: advocaat, deel voldoende informatie over de procespartij met je deurwaarder. Dan kan een vonnis pas goed ten uitvoer worden gelegd. Voor iedereen is dat het meest efficiënt en het goedkoopst.’
‘Laat je niet bedonderen’
Gerco Rietveld is zelfstandig inkoop-strategist. Hij formu-leert zeven tips waar–mee advocaten-kantoren slim kunnen inkopen.
1 Denk goed na wie je laat inkopen
‘Neem niet te snel een eigen inkoper in dienst. Veel advocatenkantoren hebben daarvoor een te kleine massa. Voor hen is het slimmer om de inkooptaken uit te besteden aan een inkoopdienstverlener. Daarvan zijn er enkelen in Nederland. Dan kunnen met leveranciers, bijvoorbeeld cateraars, mantelcontracten worden afgesproken, waarin de condities en de te verwachten prestaties staan. Leveranciers bedienen dan meerdere kantoren en zullen daarvoor doorgaans aantrekkelijke kortingen bieden.’
2 Wees selectief in waar je je inkooptijd aan besteedt
‘Besteed niet te veel tijd aan de inkoop van een bloemetje of pennen. Tijd investeren in inkoop heeft alleen zin bij producten waaraan relatief veel geld wordt besteed. Alleen daar valt winst te behalen. Denk daarbij aan ICT of aan leaseauto’s. Maar er is een grijs gebied: schoonmaak, bijvoorbeeld. Bij het ene kantoor wordt de schoonmaker om de hoek ingeschakeld, een ander kantoor kan er baat bij hebben dat aan te besteden.’
3 Weet precies wat je nodig hebt
‘Wie gaat inkopen moet vooraf antwoord hebben op twee belangrijke vragen: welke eisen stel je aan het product en welke eisen stel je aan de leverancier? De meeste niet-inkopers bellen zomaar met een leverancier die ze kennen of die ze op Google hebben gevonden, en bespreken met hem wat ze nodig hebben. Dan laten ze zich al snel beïnvloeden door wat hij aan te bieden heeft. Dat is de verkeerde volgorde.’
4 Schakel eens een productexpert in
‘Wanneer advocaten complexe diensten nodig hebben, zoals bijvoorbeeld een leasecontract of energie-contract, kan het soms zinvol zijn een productexpert in te schakelen. Die heeft kennis van het product en de markt en weet hoe het best kan worden ingekocht. Denk bijvoorbeeld aan de fiscale aspecten en de doorwerking in arbeidsvoorwaarden bij leasecontracten en aan de vraag of je bij energie het best kunt kiezen voor variabele of vaste energietarieven. Bij complexere zaken kan het advies van een expert toch wel handig zijn, en geld opleveren.’
5 Besteed alleen uit wat je zelf niet kunt doen
‘Dat klinkt als een open deur. Maar neem de boekhouding: hoe meer je zelf doet, hoe beter je de administratie voorbereidt – tot en met het opstellen van een conceptjaarverslag – des te lager zal de rekening van de externe accountant uitpakken. Alles je alles in een schoenendoos stopt, zal de factuur van de accountant beduidend hoger uitvallen.’
6 Onderdruk de neiging om in zee te gaan met grote leveranciers
‘Veel organisaties hebben de neiging om in zee te gaan met grote leveranciers. Dat is niet altijd verstandig. Voor de schoonmaak ben je vaak goedkoper uit met een papa-en-mamabedrijf in je eigen woonplaats. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor bedrijfjes die websites bouwen. Die hebben allemaal veel minder overhead. Hier geldt: small is beautiful. Bovendien word je als kantoor voor hen een grote klant, die ze trouw willen blijven. Dat betekent: goede service.’
7 Laat je niet bedonderen door potentiële leveranciers die mogen offreren
‘Wie een verzoek krijgt van een advocaten-kantoor om een offerte uit te brengen, kan in de verleiding komen: daar zit genoeg geld, ik kan er bij wijze van spreken wel een nulletje achter zetten – dat is nu eenmaal het imago van advocaten. We noemen dat: offreren naar draagkracht. Laat zo’n aanbieder daarom altijd weten dat ook andere bedrijven een offerte mogen uitbrengen. Dan houden ze zich vanzelf wel een beetje in.’
‘Buiten onze corebusiness is alles uitbesteed’
NAAM Johan Koggink
FUNCTIE directeur
BIJ Van Benthem & Keulen Advocaten & Notariaat, Utrecht
AANTAL ADVOCATEN 61
‘In de ruim veertien jaar dat ik hier directeur ben, is de inkoop van externe diensten wel toegenomen. Advocatenkantoren willen zich in de markt beter profileren, dus hebben ze meer ondersteuning nodig voor bijvoorbeeld de website, apps en social media. Daarvoor haal je meestal gespecialiseerde mensen van buiten naar je kantoor. Verder zie je dat de opleidingen veranderen: die gaan niet meer puur over juridische onderwerpen, maar ook over competenties zoals presentatie- en onderhandelingstechnieken. Daarvoor huur je trainers in die inhouse een cursus geven.
Onze schoonmaak wordt al jaren door een schoonmaakbedrijf gedaan, en de reden daarvoor is precies het bestaansrecht van uitbesteden: het biedt flexibiliteit en het vermindert risico’s. Je bent flexibel, omdat je contracten gemakkelijk kunt opzeggen en overstappen op een ander bureau als er onvoldoende kwaliteit wordt geleverd. En de risico’s worden verlegd: is de schoonmaker ziek, dan is dat het probleem van het schoonmaakbedrijf, die moet maar zorgen voor vervanging.
We stellen wel eisen aan de leverancier: die moet technisch “op orde” zijn, hij moet kwaliteit en service verlenen. Het is een pre wanneer hij de advocatuur kent, maar we verwachten op z’n minst dat hij zich verdiept in onze organisatie. Daarbij moet hij zich kwetsbaar en lerend opstellen. Hij moet goed luisteren en zeker niet defensief reageren als eens iets niet goed loopt. De prijs van zijn diensten is belangrijk maar niet doorslaggevend.
We eisen geen wederkerigheid: jij wordt onze leverancier als wij jouw huisadvocaat mogen worden. Uit commercieel oogpunt kan dat natuurlijk interessant zijn. Maar als er onenigheid ontstaat over zijn diensten, dan kun je toch een lastig gesprek hebben omdat hijzelf ook klant bij jou is. Die dubbelrol streven wij dan ook niet altijd na.
Eigenlijk bijna alles wat niet onze corebusiness is, wordt uitbesteed. De accountant, de ICT-ondersteuning. De meeste leveranciers halen we uit ons netwerk – soms via bevriende advocatenkantoren of andere zakelijke dienstverleners, vaak via LinkedIn. We doen desk research, we nodigen partijen uit, we vergelijken offertes, we onderzoeken referenties. Het bestek – het programma van eisen – stellen we vaak zelf op. Indien nodig huren we een consultant in als het gaat om complexe diensten.
Vacatures vullen we zo veel mogelijk zelf in. Er zijn veel stagiaires, dus dat gaat gemakkelijk. Ook ervaren medewerkers zoeken we eerst zelf en als het niet lukt schakelen we een wervings- en selectiebureau in. Voor de rest hebben we uitbesteed wat er valt uit te besteden. Op de meeste fronten hebben we een goede balans gevonden in uitbesteden en zelf doen.’
‘U mag bij ons leveren, als wij iets voor u kunnen betekenen’
NAAM Peter van Dijk
FUNCTIE kantoordirecteur
BIJ Bosselaar & Strengers Advocaten, Utrecht
AANTAL ADVOCATEN: 22
‘Steeds vaker hebben advocatenkantoren een kantoordirecteur. Dat is bij voorkeur geen advocaat, maar iemand die met een bedrijfsmatige bril het management voert. Dat leidt ertoe dat er ook strategisch over het inkopen van externe diensten wordt nagedacht.
Toen ik hier ruim drie jaar geleden begon, had het toenmalige bestuur – allemaal advocaten – al de nodige diensten ingehuurd. Naar eer en geweten, maar toch was er weinig zicht op de prijs en de kwaliteit. We hebben geconstateerd dat veel diensten onder de maat waren en nu, drie jaar verder, is tachtig procent van die contracten opgezegd en zijn we overgestapt op andere leveranciers.
Als we een nieuwe leverancier zoeken, zijn twee zaken van belang. Op de eerste plaats stellen we zelf een pakket van eisen en wensen op. Als die eisen hard zijn, vind je gemakkelijk de juiste leverancier. We laten ons niet verleiden door een mooie presentatie van een leverancier, want dan neem je af wat zij kwijt willen. Zo hebben we een nieuwe accountant gevonden en een nieuwe leverancier voor een boekhoud-CRM-pakket. Bij dat laatste hebben we ook een productexpert ingehuurd omdat het complexe materie betreft.
De tweede eis die we stellen is die van reciprociteit: jij mag bij ons een dienst leveren als je ons inschakelt bij jullie juridische problemen en ons wilt introduceren in jullie netwerk. Waarom zouden we bij een leverancier diensten afnemen als er niets voor terugkomt? Sommige potentiële leveranciers wilden zich hier niet aan conformeren en vielen dus direct af.
In de loop van de jaren zijn er verschuivingen geweest in diensten die we extern inhuren of juist in huis zijn gaan doen. Voor onder andere ICT- en arbodiensten hebben we een nieuwe leverancier, waardoor de kosten zijn gehalveerd. Vroeger schakelden we voor elke vacature een wervings- en selectiebureau in. Nu zoeken we zelf naar geschikte kandidaten en als we er niet uitkomen, schakelen we pas een extern bureau in. Debiteurenbeheer deden we helemaal in eigen beheer, maar nu gaan incassozaken naar een externe gespecialiseerde partij. Marketing en communicatie gebeurt daarentegen weer door een eigen marketing- & communicatiemedewerkster. We hadden drie schoonmakers in dienst, die staan nu op de loonlijst van een extern schoonmaakbedrijf en komen zo nog steeds bij ons. Omdat een supermarkt inmiddels de levensmiddelen bezorgt, is dit niet langer een taak voor onze eigen cateringdame waarmee deze activiteit nu ook deels is uitbesteed. Uitbesteden is vaak niet alleen goedkoper, maar ook is over de hele linie de kwaliteit van de dienstverlening gestegen. Dat is uiteindelijk de reden dat zaken worden uitbesteed.’