Ooit deden advocaten op hun kantoor alles zelf. Later huurden zij steeds meer diensten in, die niet des advocaats zijn. Tegenwoordig zijn er al advocatenkantoren die zelfs advocatendiensten elders inkopen.
Maar: startende advocaten draaien die ontwikkeling weer om.
Dat waren nog eens tijden. Kantoren met vijf advocaten waren al vrij groot. ’s Middags at je met collega’s de boterhammen die je thuis had gesmeerd. En als je toch in de supermarkt was, nam je de koffie voor kantoor mee. ‘Je deed alles zelf’, zeggen advocaten met minimaal vier decennia op de teller. ‘Het woord outsourcing bestond nog niet.’
Het duurde dan ook even voordat dit woord in de advocatuur was ingeburgerd. Later dan andere zakelijke dienstverleners zijn advocaten diensten extern gaan inhuren, weet inkoopstrategist Gerco Rietveld: ‘Advocatenkantoren zijn, alleen al door hun geringe omvang, volgend. Het aanbod van diensten was allang ontwik-keld op de vraag vanuit andere sectoren, voordat het in de advocatenwereld een rol ging spelen.’
Dat blijkt ook uit de herinnering van Clemens de Bont (De Voort, Tilburg), die in 1973 advocaat werd. Natuurlijk, partijen als Van Lanschot en wat nu ABN AMRO heet, namen bankzaken voor hun rekening en er waren verzekeraars als Mutsaerts (sinds 1926) waarbij risico’s werden afgedekt. Maar verder? ‘Eigenlijk kon je zo’n beetje alles zelf doen op kantoor. Een cateringdienst? Iedereen nam zijn eigen brood mee. Een extern schoonmaakbedrijf? De moeder van onze secretaresse was de poetsvrouw. Dat is óók uitbesteden, maar we deden geen vergelijkend onderzoek, we vroegen geen offertes op en er waren geen pitches. Die moeder was een aardige mevrouw en ze poetste graag, klaar, aangenomen. Een extern wervingsbureau voor nieuwe medewerkers? Niet nodig. Voor een juridische secretaresse plaatste je een advertentie in de krant. Zocht je een collega-advocaat, dan vond je die wel bij een ander kantoor.’
Maar ook De Bonts kantoor moest er aan geloven. Zo’n tien jaar geleden werd de eerste dienst extern aanbesteed. ‘Ook al waren we sterk in arbeidsrecht, personeelszaken was zo’n beetje het eerste dat we gingen uitbesteden. Maar omdat dat toch te duur bleek, namen we een eigen HR-medewerker aan. Uiteraard hebben we de bouw van onze website uitbesteed, maar de teksten worden weer geschreven door een eigen pr-medewerker.’
Efficiënter
Tonnie Plas (PlasBossinade, Groningen) kan zelfs nog verder in het verleden kijken: hij is 49 jaar advocaat. ‘Ik was de vijfde advocaat die werd aangenomen op het kantoor dat sinds 1994 PlasBossinade heet. Dat aannemen deden mijn collega’s zelf. Via een selectiebureau? Een telefoontje naar een hoogleraar burgerlijk recht aan de universiteit met de vraag of hij onlangs een goeie had laten afstuderen was voldoende.’
In Plas’ beginjaren – de jaren zestig – werd nog niets uitbesteed. ‘De schoonmaakster, de dame die de inkoop voor de lunch deed en daarna alles opruimde, de boekhouder: iedereen was in dienst. Toen we in 1994 verhuisden naar een groter pand ging net de poetsvrouw met pensioen en dat was een goed moment om de schoonmaak uit te besteden. Ruim tien jaar geleden werden ook de catering en het opruimen na de lunch geoutsourcet. Dat was efficiënter en goedkoper. Boekhouden doen we nog steeds zelf. Ook hebben we twee systeembeheerders in dienst. Nieuwe advocaten zoeken we vaak zelf: via advertenties, via ons eigen netwerk maar soms ook via een extern bureau.’ Mogelijk wordt er de komende jaren nog meer uitbesteed, zegt Plas: zijn kantoor bekijkt om de paar jaar of dat nodig is. ‘Wat we in elk geval niet uitbesteden zijn onze advocaatdiensten zelf.’
Dat lijkt wel de toekomst te zijn: advocatenkantoren die, als eenmaal alles is uitbesteed, zelfs zzp-advocaten inhuren. Dat doet bijvoorbeeld Rutgers & Posch (Amsterdam). Op het kantoor werken zo’n dertig advocaten en in de flexibele schil nog eens dertig, zegt hoofd business development Aladár Bleeker. ‘Dat “uitbe-steden” doen we op twee niveaus. We krijgen werk dat we graag zelf doen maar waarvan we vinden dat de cliënt er beter bij is gebaat wanneer het wordt gedaan door een ervaren bedrijfsjurist. Die zitten in onze kring en wij kunnen tussen de cliënt en de zzp-jurist bemiddelen, zodat deze enkele maanden bij dat bedrijf wordt geplaatst – op projectbasis of omdat een medewerker tijdelijk wegens ziekte of zwangerschap moet worden vervangen. Dat lijkt op kannibalisme, maar zo werken we wel aan een goede langetermijnrelatie met de cliënt.’ Ook al zorgt Rutgers & Posch voor de juiste match, daarmee is het nog geen detacheringsbureau, benadrukt Bleeker. ‘Het is een service van ons kantoor.’
Maar op het tweede niveau worden wél advocaatdiensten ingehuurd. ‘We zijn een boetiekkantoor en hebben daardoor niet altijd alle expertises in huis. Heb-ben we een zaak waar bijvoorbeeld intellectuele eigendom aan te pas komt, dan doen wij een beroep op een IE-advocaat uit onze flexibele kring. Dat is een soort uitbesteden. Voor de klant is dat aantrekkelijk: hij krijgt een gespecialiseerde advocaat, en tegen een goedkoper tarief.’
Mogelijk wordt dit model in de toekomst door meer kantoren gevolgd, zegt Bleeker. ‘Wij waren twee jaar geleden het eerste kantoor dat ermee begon en nu huren al meer advocatenkantoren – De Brauw, Freshfields, Allen & Overy en nog enkele – externe flexadvocaten in.’
Rekensom
Inmiddels is er zoveel uit te besteden dat er bureaus zijn die kortingen geven op in te huren dienstenpakketten (denk aan Balieplus). Als alles is uitbesteed, valt er dan niets meer te winnen op dat gebied? Jawel, zegt Hans Schuurman, die advocatenkantoren financieel advies geeft. ‘Ik constateer steeds meer druk op leveran-ciers om een bijdrage te leveren aan de kostenbesparing voor kantoren. Ze worden verzocht mee te denken, tarieven te verlagen en soms zoeken kantoren een andere leverancier. Of advocaten huren minder in: pieken worden zelf opgevangen, er wordt niet direct die uitzendkracht ingezet. Of het eigen personeel wordt anders ingezet. Heb je die eigen huismeester echt nodig of regel je het zo dat een onderhoudsmonteur altijd snel aanwezig kan zijn? Zit de dame van de receptie alleen achter de balie of krijgt ze aanvullende taken, zoals kopjes opruimen na een overleg? Of doet dat iemand van een cateringbedrijf?’
Wel of niet inhuren – het is een rekensom, stelt Schuurman. ‘Inhuren betreft altijd expertise die je zelf niet hebt. Dat kost misschien extra geld, maar je bent wel flexibeler en je kunt je focussen op je primaire processen. Allerlei risico’s, zoals ziekteverzuim, liggen bij het bedrijf dat je inhuurt. Die risico’s besteed je ook uit.’
Toch kan het ook anders varen. Bij startende kantoren kunnen advocaten vaak méér zelf doen dan ze denken. Neem Jeroen Pijtak, die in maart 2015 LTF Advocatuur opende. Het logo van zijn kantoor ontwikkelde hij zelf – een voordeel is dat hij ook communicatie heeft gestudeerd. De website heeft hij zelf ge-bouwd. ‘Software daarvoor is goedkoop en maakt het zelf bouwen heel gemakkelijk.’ Voor de tekst op zijn site denkt een bevriende tekstschrijver mee, ‘maar het is toch alsof ik ook dat zelf doe’.
Nu nog is het een eenmanszaak, maar een zakenpartner wordt gezocht. ‘Niet via een bureau. En als we groter zijn en ondersteuning nodig hebben, zal dat ook niet gaan via een detacheringsbureau. Ook via LinkedIn kom je in contact met de juiste kandidaten. Mijn strategie is: alles wat ik zelf kan doen, doe ik ook zelf. Dat is efficiënter en uiteindelijk ook goedkoper.’
Voor grotere kantoren gaat dat vaak niet op, meent financieel adviseur Hans Schuurman. Het is zaak dat advocatenkantoren hun inkoopbeleid goed organise-ren. Mag iedereen kantoorartikelen bestellen, of zelfs een eigen uitzendkracht regelen? Of gebeurt dat centraal? In dat laatste geval kun je soms aantrekkelijke volumekortingen bedingen.’
Ook is niet altijd slim om voor de goedkoopste leverancier te gaan. ‘Dat kan leiden tot een lage kwaliteit van de dienstverlening. Je kunt als advocaat nog zo dienstverlenend zijn, maar als er dames van een detacheringsbureau ongeïnteresseerd aan de receptie zitten, dan ga je met de uitstraling van het kantoor alsnog nat. Iets méér betalen voor een externe dienst kan zich dan snel terugbetalen. De zoete smaak van een lage prijs duurt nooit lang, de bittere smaak van slechte service en slechte kwaliteit proef je nog lang in je mond.’