Ook bij mediation staat of valt alles met een goede voorbereiding. Welke vragen moet u zich als advocaat daarbij stellen? De auteurs van De advocaat in mediation (Sdu, 2011) selecteerden er tien.
Leent de zaak zich voor mediation?
Ook een juridisch sterke zaak kan zich prima voor mediation lenen. Terwijl dat bij een zaak met veel emoties niet per se het geval hoeft te zijn. Belangrijk is om die methode te kiezen die voor uw cliënt het meeste uitzicht biedt op een duurzame oplossing.
Mediation valt in elk geval te overwegen:
• bij een duurrelatie;
• als een snelle oplossing of maatwerk gewenst is;
• bij meerdere partijen of meerdere issues;
• als uw cliënt de oplossing graag in eigen hand houdt;
• als er meer speelt dan alleen de juridische kwestie.
Mediation ligt minder voor de hand als:
• een precedent of openbare uitspraak gewenst is;
• er geen enkele onderhandelings-bereidheid of ruimte is.
Hoe selecteert u een geschikte mediator?
Een mediator haal je niet van internet. Het luistert nauw. Voor een goede match tussen zaak en mediator selecteert u de mediator(s) op zowel persoonlijke kwaliteiten als aanpak. Denk aan (beroeps)achtergrond, affiniteit met de branche, ervaring als mediator met dit type zaak, en persoonlijkheid. Is hij te soft, te weifelend, of juist te directief? Welke stijl hanteert hij? Faciliteert hij alleen het proces, of bemoeit hij zich ook met de inhoud? Is hij bekend met het rechtsgebied of de branche? Maakt hij verslagen, voert hij individuele gesprekken, wil hij vooraf stukken lezen? Dat wordt allemaal snel duidelijk in een oriënterend (telefoon)gesprek. Schroom niet meerdere mediators te benaderen voor een ‘pitch’, om de meest geschikte te kunnen uitkiezen.
Wie nemen plaats aan de mediationtafel?
Een onderschat onderwerp. Helpt het juist wel of niet om de ruziemakers zelf aan tafel te hebben? Is er voldoende kennis en gewicht aan tafel om knopen door te hakken? Bespreek dit indringend voor met uw cliënt en de wederpartij. En zorg voor continuïteit zodat de vertegenwoordigers aan tafel het gehele proces doormaken. Stuur dan ook niet snel een vervanger.
Gaat u zelf mee naar de mediationbijeenkomsten?
Mag u als advocaat mee? Jazeker, ook al is het in familiezaken, vooral die over omgang na echtscheiding, minder gebruikelijk. Of het nuttig en/of wenselijk is, bespreekt u met uw cliënt, wederpartij en mediator. Ook in zaken die minder juridisch van aard zijn (een samenwerkingsconflict bijvoorbeeld) kunt u bijdragen. De keuze voor mediation betekent niet dat u even pas op de plaats kunt maken. Essentieel is dat u betrokken blijft bij de mediation, ook al is het op afstand.
Hoe bouwt u al vooraf aan de professionele driehoek?
Idealiter helpen de drie professionals (mediator en advocaten) hun cliënten een oplossing te bereiken waar beide cliënten optimaal tevreden mee zijn. De kunst is dus samen te werken, vanuit welwillendheid, en de strijd van de cliënten niet op de professionals te laten overslaan. Wat werkt bevor-derend? Mondeling overleg vooraf tussen de raadslieden over bijvoorbeeld welke informatie naar de mediator gaat, over de gevoeligheden van de cliënten over en weer en over de eigen opstelling tijdens de bijeenkomsten. Verder zowel individueel (telefonisch) als gezamenlijk vooroverleg met de mediator om af te stemmen wat wel en niet behulpzaam is voor een succesvolle bijeenkomst. En vooral ook die opstelling tussentijds volhouden.
Welke informatie stuurt u naar de mediator?
Essentieel is om stukken niet zonder vooroverleg met de advocaat van de wederpartij én de mediator toe te zenden. Al in dit voorstadium begint de samenwerking. Stem af of het behulpzaam is om achtergrondinformatie te verstrekken, bijvoorbeeld doordat de advocaten de kern samenvatten voor de mediator, een vragenlijst beantwoorden of bepaalde stukken toezenden. Zorg wel dat de mediator beschikt over die informatie, die hem inzicht geeft in het conflict, de achtergrond en implicaties ervan.
Wat leg ik aan mijn cliënt uit over het verloop van een mediation?
Vertel dat een mediation doorgaans volgens eenzelfde patroon verloopt, eerst een onderzoek naar wat heeft geleid tot het conflict, dan een inventarisatie van de belangen over en weer en vervolgens een onderzoek naar de opties die zo goed mogelijk aan die belangen tegemoetkomen. Daarop volgt het uitonderhandelen van een of meer opties. Waarschuw wel dat een vaak langlopend complex conflict niet in één bijeenkomst is opgelost. Enig geduld en vertrouwen in de mediator is nodig omdat het vaak twee stappen vooruit en dan weer een stap achteruit zijn. Benadruk dat de cliënt steeds voor ogen moet houden wat voor hem van belang is bij het vinden van een oplossing en dat het niet zozeer gaat over wie gelijk heeft.
Hoe zorgt u voor een spoedig verloop?
Plan direct meerdere bijeenkomsten in; zeker als er meerdere personen aan de mediationtafel plaatsnemen, is het een uitdaging om de agenda’s vrij te maken. Dit ook al omdat een mediationbijeenkomst niet in een uurtje klaar is, maar vaak een dagdeel kost. Ga in elk geval uit van drie bijeenkomsten. Afzeggen kan altijd, alsnog plannen op korte termijn is veel lastiger. Bereid uw cliënt er wel op voor dat het proces zo snel gaat als de langzaamste schakel. Het kan dus goed zo zijn dat meer tijd nodig is dan hij nodig vindt.
Hoe krijgt u de achterban mee?
Zorg dat u de achterban vanaf het begin af aan meeneemt in het proces. Dit betekent vaak ook dat voor geheimhouding moet worden getekend. Maak de rol en invloed van de achterban bespreekbaar in de me-diation, zodat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt om steun van die achterban te krijgen. Overleg ook in de mediation op welke wijze de achterban wordt geïnformeerd.
Hoe bereidt u uw cliënt optimaal voor op de eerste mediationbijeenkomst?
Vraag uw cliënt waar hij het meest tegenop ziet. Dat geeft inzicht in zijn weerstand. En vraag wat voor hem belangrijk is om te bereiken in de me-diation. Ga zo goed mogelijk met hem na wat voor de wederpartij van belang kan zijn en bereid hem voor op wat de wederpartij naar voren zal kunnen brengen. Benadruk dat er alleen een oplossing in mediation komt als hij dat zelf wil. Pas als hij zijn handtekening heeft gezet onder een afsprakenlijst of vaststellingsovereenkomst is hij eraan gebonden.
Tot slot: onderschat uw rol niet. Ook in het vervolg blijft u als advocaat van groot belang. U kunt de zaak maken of breken.
Eva Schutte en Jacqueline Spierdijk1
Noot
1. Eva Schutte is partner, mediator en mediationadvocaat bij ReulingSchutte in Amsterdam. Jacqueline Spierdijk is mediator en trainer bij Spierdijk Mediation in Den Haag.