Beste fysieke dossier, jarenlang was jij mijn maatje..
We gingen hand in hand door het leven en overal waar ik was volgde jij mij. Helaas, we gaan afscheid nemen van elkaar.
‘Veel kantoren hebben moeite de digitaliseringsslag te maken’ zegt Eugene Haarmans, commercieel directeur van Clip Consultants. Hij vervolgt: ‘De digitaliseringsslag die gemaakt moet worden is voor velen een zware opgave. Terwijl dat niet zou hoeven. Door de combinatie CClaw, Word, Outlook, een goede scanoplossing én soms wat doorzettingsvermogen komt men tot een volledig papierloos kantoor. Een goede voorbereiding en de juiste voordelen op een rij is het halve werk. Onderstaand hebben we voor u een aantal voordelen en tips op een rijtje gezet zodat u al wat inspiratie kunt op doen!’
- Betrek uw medewerkers bij het voorproces
Door uw medewerkers te betrekken bij de voorbereidingen bij het proces geeft dat u en hen het vertrouwen dat alle “neuzen” dezelfde kant opstaan. Betrokkenheid is de wil “om de schouders eronder te zetten”. - U creëert transparantie
Met een goede inrichting van uw ICT omgeving creëert u transparantie in het bedrijfsproces. Zonder moeite kan elke medewerker in één klap zien wat de status is, of wat de inhoud is van het dossier. - U behoudt snelheid
Samenwerken in dossiers? Jazeker. Hierdoor kunt u uw klanten sneller bedienen, wanneer en waar u maar wilt. - U bespaart kosten
Volledig digitaal betekent besparen op zaken als portokosten, papier, toners, printers. Toch maar de procentuele kantooropslag afschaffen? - U reduceert het aantal fouten
Samenwerken in een ICT omgeving is minder foutgevoelig. Er zijn diverse tools in CClaw aanwezig die ervoor zorgen dat fouten snel worden gesignaleerd en gecorrigeerd. Ook is de kans op het kwijtraken van belangrijke informatie nihil. - U optimaliseert de documentenstromen
Door het dossier op te slaan op één centrale plek hoeft u niet meer te zoeken naar de juiste informatie. Daarnaast kunnen dossiers op een beveiligde manier op een smartphone of tablet worden geüpload.
Topprioriteit
Kortom, er zijn geen redenen meer om het digitaliseringsproces niet bovenaan de agenda te zetten. Digitaal dossierbeheer wordt de komende tijd topprioriteit. Zeker gezien de ontwikkeling van KEI, maar ook zeker gezien alle voordelen dat het biedt. Nieuwsgierig naar hoe wij u verder kunnen helpen? En hoe u digitaal werken bij u op kantoor invoert? Neem vrijblijvend contact op met Clip Consultants.
Dag fysiek dossier, het ga je goed en ik zal je nooit vergeten.