Digitaal procederen heeft niet alleen gevolgen voor advocaten. Ook juridisch secretaresses moeten een nieuwe werkwijze aanleren. Het Advocatenblad woonde een workshop over digitaal procederen bij. ‘Die termijnen, dat wordt wel een dingetje.’

Door Francisca Mebius

Gedaagde wordt verweerder. Stellen wordt verschijnen. Conclusie van antwoord wordt verweerschrift. Grieven worden gronden. Rolbeslissing wordt regiebeslissing. Er klinkt luid geroezemoes wanneer Floor Zijdenbos van Flora’s Secretary Services haar inleiding over de modernisering van de rechtspraak besluit: ‘We gaan een deel van ons mooie vakjargon verliezen.’

Direct daarop volgen sussende woorden. Wees gerust, de akte, het vonnis en de beschikking blijven gewoon. Die worden straks wel ondertekend met een digitale handtekening.’ Waar de ruim twintig juridisch secretaresses met name van schrikken is dat in civielrechtelijke en bestuursrechtelijke procedures het roljournaal komt te vervallen. ‘O jee, dat is juist zo overzichtelijk.’

Het programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) en de invoering van het digitaal procederen brengen enorme veranderingen voor juridisch secretaresses. Een ontwikkeling waar interim juridisch secretaresse, opleider en auteur van het boek ‘Juridisch secretaresse, onmisbaar in de rechtspraktijk’ Zijdenbos niet omheen kan. De workshop ‘Digitaal procederen’ wordt door het hele land gretig afgenomen. Eind september reisden 21 secretaresses en een advocaat af naar Waddinxveen voor de workshop. De algemene gevoelens over digitaal procederen kenmerken zich door onzekerheid. ‘Een goede ontwikkeling, maar ook heel spannend.’

Waar de secretaresses met name tegenaan lopen, is de verandering op het gebied van termijnen. Het indienen van wat in de toekomst de procesinleiding gaat heten, hoeft niet meer op een vooraf bepaalde roldag, maar kan altijd. Wisselende deadlines dus, die veel secretaresses voor hun baas of afdeling in de gaten moeten houden. ‘Dat wordt wel een dingetje,’ zegt Elles van Schie van RWV Advocaten in Leiden. ‘Wij werken met meerdere secretaresses voor zes advocaten. Het bewaken van de termijnen moet heel strikt en iedereen moet elkaars werk kunnen overnemen.’

Bagger
Walter Römelingh, strafrechtadvocaat bij Haagrecht Advocaten in Den Haag en de enige advocaat en man binnen het gezelschap, werkt al deels digitaal. Hij ziet dat ook als knelpunt en heeft het dan met name over de notificaties die je in je mailbox krijgt wanneer er iets gebeurt binnen een dossier. ‘De meeste notificaties die je krijgt, zijn bagger. Hierdoor heb ik over een oproepingsbericht heen gelezen. En daar kwam ik dus pas achter toen de rechtbank belde om te vragen waar ik bleef.’

Désirée Pronk, secretaresse bij Brussee Lindeboom Advocaten in Den Haag, maakt zich vooral zorgen over de mensen die geen computer hebben of slecht Nederlands spreken. Daarnaast noemt ze het frauduleus dat het indieningsrecht via de gemachtigdenpas voor secretaresses niet is geregeld. ‘Een advocaat kan bij nader inzien zeggen dat hij de opdracht voor indiening van een processtuk niet heeft gegeven waardoor iets niet rechtmatig is ingediend. En hoe zit het bovendien met de beveiliging van wifi in de rechtszaal?’

Ander punt van discussie is hoe de gedaagde in de toekomst wordt opgeroepen. De tussenkomst van een deurwaarder voor betekening van de procesinleiding is straks niet meer verplicht. De termijn gaat lopen op het moment dat de procesinleiding wordt geüpload in het webportaal van rechtspraak.nl of via het aansluitpunt. De oproeping die hierna plaatsvindt, kan en mag vormvrij. ‘Maar bij niet-verschijnen wordt verstek toch alleen verleend als de gedaagde bij exploot is opgeroepen?’ vraagt Van Schie. Zijdenbos beaamt dit. ‘En daarom zullen veel advocaten de procesinleiding toch gewoon via de deurwaarder versturen (artikel 113 Rv). Dat kost net als nu geld, maar is én sneller én je weet dat bij niet-verschijnen van de verweerder verstek verleend kan worden.’

Assertief
Zijdenbos geeft gedurende de workshop verschillende tips om het de secretaresses in de toekomst zo gemakkelijk mogelijk te maken. ‘De belangrijkste: let op termijnen, onder meer door te zorgen voor een onderscheidend e-mailadres waar de notificaties op binnenkomen. En wees assertief als je na notificatie omvangrijke processtukken van de verwerende partij in het digitale dossier vindt. Zo zie je niets over het hoofd en ben je op tijd voor de volgende stap binnen het dossier.’

Ook raadt Zijdenbos aan niet tot het laatste moment te wachten met indienen. ‘Een computerstoring op je eigen kantoor zou funest kunnen zijn.’ En nog een belangrijke: ‘Zorg er in de zittingszaal voor dat je advocaat altijd het dossier op zijn of haar bureaublad heeft staan of geef het op papier mee. Dit voor het geval wifi niet werkt. En vergeet de anti-meekijkfolie op zijn of haar laptop niet.’

Test redelijk positief
De zogenaamde prepilot, waarbij de eerste advocaten bij de rechtbanken in Gelderland en Midden-Nederland het digitaal procederen in civiele zaken mochten uitproberen, is vorige maand afgerond. In november beslist de Raad voor de rechtspraak of het licht voor het vervolg op groen kan. Het hangt van deze uitkomst af of in februari gestart wordt met de pilot verplicht digitaal procederen bij de rechtbanken in Gelderland en Midden-Nederland. Wat vinden de advocaten die meededen aan de prepilot?

Uit een belronde van het Advocatenblad blijkt dat de ervaringen tot nu toe positief zijn, maar dat een aantal problemen nog moet worden opgelost voordat de pilot van start kan gaan. ‘We hebben tijdens de prepilot een aantal fictieve casussen digitaal gedaan,’ vertelt Harm van Gaal, partner bij Van Goud Advocaten. ‘De zaken varieerden van eenvoudig tot ingewikkeld. Bij elke zaak liepen we wel tegen een paar problemen aan. Zo diende ik een verweerschrift in, maar dat kwam niet binnen bij de rechtbank. Dat soort zaken moet worden opgelost voordat de pilot kan starten. Daar wordt nu hard aan gewerkt. Wij als kantoor gaan vrijwillig starten met digitaal procederen op het moment dat deze storingen zijn opgelost.’

Ook Leonard Böhmer, partner bij CMS Derks Star Busmann, zegt dat er nog bugs moeten worden verwijderd. ‘Tijdens de testen deden zich nog allerlei onvolkomenheden en onhandigheden voor. Maar daar is het ook een prepilot voor.’ Huan Tan, partner bij Benvalor, heeft het gevoel dat er goed geluisterd werd naar de kritiek en suggesties. ‘Wij merkten dat op de volgende testdag alweer verbeteringen waren doorgevoerd. Wel hoorde ik aan de kant van griffie geluiden over de traagheid van het systeem. Die moeten zijn opgelost voordat de pilot begint.’

Overzichtelijk
Over het systeem zelf zijn de advocaten positief. ‘Inloggen gaat gemakkelijk, het is overzichtelijk en het uploaden werkt prima,’ aldus Van Gaal. Wat volgens Tan helpt, is dat het portaal mijnrechtspraak.nl wat kleur en opmaakt betreft lijkt op de site van het roljournaal. Wel hebben de advocaten nog enkele tips. Zo zou het volgens Van Gaal handig zijn als de notificaties per mail een nummer bevatten dat overeenkomt met de nummers van de documenten binnen de procedure. ‘Dan weet je meteen waar het over gaat. Dit is vooral makkelijk als je veel procedeert.’

Tan oppert op sommige plekken vraagtekenblokken toe te voegen met een toelichting. Ook zijn de procesdossiers volgens hem nog niet goed geordend. ‘De procesinleiding wordt gerangschikt na de daarbij behorende producties. Dat is niet logisch.’ Tan vindt verder dat gebruikersfouten geen gevolgen mogen hebben voor de partijen bij de procedure. ‘Het zou goed zijn als soepel wordt omgegaan met bijvoorbeeld het missen van termijnen doordat het uploaden niet goed is gegaan, terwijl de gebruiker dacht dat het allemaal wel goed ging.’

Dit artikel is verschenen in het Advocatenblad van november 2016. De hele editie lees je hier.