Iedereen komt een keer aan de beurt, maar hoe gaat een kantoorbezoek eigenlijk in zijn werk? Op pad met de Limburgse deken Hans Vogels.
Door Nathalie Gloudemans-Voogd / Beeld John Peters
Dit is Limburg, op Overijssel na het kleinste arrondissement. Hier lijken alle advocaten elkaar te kennen, gewoon omdat ze samen de Limburgse balie vormen. Een van hen kent de Limburgse advocaten net iets beter dan de rest. De deken komt bij iedereen een keer over de vloer voor het fenomeen ‘kantoorbezoek’ (zie kader). Hans Vogels, voormalig lid van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten en nu deken in zijn eigen arrondissement, kruist met zijn stafjuristen de provincie door. De ene dag gaan ze naar een Zuid-Limburgs kantoor met meerdere advocaten, een andere keer naar een eenpitter in Midden-Limburg.
Een deel van het werk doen kantoren zelf al vooraf aan de hand van een checklist met 57 vragen (zie kader). De vragenlijst omvat onder meer verzoeken om de polis van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering, de statuten van de stichting derdengelden en de jaarrekening op te sturen. Met zijn stafjurist Ine Haesen loopt de deken de antwoorden vlak voor de bezoeken door. Op het bureau checkt iemand of de twintig PO-punten gehaald zijn. ‘Tijdens een kantoorbezoek ga ik niet zelf alles controleren,’ zegt Vogels aan tafel bij de eenpitter in Midden-Limburg. ‘Ik ben geen compliance officer.’ Het bezoek zal uiteindelijk bijna twee uur duren, maar de advocaat heeft de hele middag vrijgehouden ‘omdat de orde kwam’. ‘Ik vind het toch wel spannend, Hans,’ zegt ze bij het handen schudden.
Het bezoek staat of valt bij de voorbereiding van het kantoor, zegt de deken na afloop. Als het bezoek goed is voorbereid, kan Vogels doen waar hij voor komt: toezicht houden. Hij vormt het gesprek op basis van de antwoorden op de vragenlijst. Meestal heeft hij een paar kleine thema’s. Daarnaast zijn er onderwerpen die bij de meeste bezoeken terugkomen: procedure derdengelden, bewustzijn rond de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), data protection en de financiële onderbouwing.
Toko
‘Hoe heb je de waarneming geregeld?’ vraagt Vogels de eenpitter in Midden-Limburg. Dat lost zich altijd op, legt de advocaat uit. Ze houdt kantoor in een pand met nog een paar andere advocaten. Allemaal hebben ze dezelfde dossieropbouw. ‘Als ik dood neerval, kunnen ze zo voor mij aan de slag.’ De deken is overtuigd: een formele overeenkomst vindt hij in dit geval niet nodig. Hij vraagt door naar de aard van de samenwerking. De website omvat een pagina met de kop ‘Samenwerking’, maar in de vragenlijst heeft de advocaat genoteerd dat er geen samenwerkingsverband is. Vogels vertelt over de Voda, de Verordening op de advocatuur. Je mag onder gemeenschappelijke naam en logo naar buiten treden. Ook is toegestaan onder gemeenschappelijke naam afzonderlijke kantoren te hebben. ‘Dat wilden we niet,’ zegt de eenpitter. ‘We wilden allemaal onze eigen toko.’ Dat kan ook. ‘Maar check dan of de website nog klopt. Het is van belang voor cliënten dat ze weten met wie ze de overeenkomst aangaan.’ In de opdrachtbevestiging staat ‘Ik’; dat is in elk geval duidelijk.
Model
Vogels vervolgt: ‘In je acceptatiebrief staat dat je een interne klachtenregeling hebt. Hoe krijgt de cliënt die te zien?’ De eenpitter weet het eigenlijk niet. ‘Ik heb nog nooit een klacht gehad. Dan moet ik dat mijn secretaresse vragen.’ De stafjurist die op het bureau de website heeft bestudeerd voor het kantoorbezoek zag geen klachtenregeling.
Navraag bij de secretaresse leert dat die inderdaad niet online staat. ‘De Voda verplicht dat je dat publiekelijk kenbaar moet maken aan de cliënt,’ zegt Vogels. ‘Op de site van de NOvA hebben we een model staan. Dat kun je ook gebruiken,’ vult de stafjurist aan. Ze legt uit dat er nog een verslag komt van het gesprek. Ze zal met rood aangeven wat er precies moet gebeuren. ‘Als er dan nog vragen zijn, kun je gewoon bellen naar het bureau.’ De advocaat lijkt opgelucht met de oplossing.
Vier ogen
Een van de hoofdthema’s waar Vogels naar vraagt, is de route derdengelden. ‘Ik zie dat jullie twee derdengeldrekeningen hebben,’ zegt de deken in de spreekkamer van een kantoor in Zuid-Limburg, ‘een rentedragend en een niet-rentedragend. Waarom?’ Omdat het moet, antwoorden de twee aanwezige oprichters tegelijk. Hij vraagt door. Niet onvriendelijk, wel beslist. ‘Hoe weet de bank dat zij bevoegd is om de opdracht uit te voeren?’ Dat is het soort rekening dat het kantoor heeft, is het antwoord. ‘Hier gaan we dieper op in,’ zegt Vogels.
Overboeken kan alleen als er twee elektronische handtekeningen zijn gegeven door de bestuurders van de stichting derdengelden, antwoorden de advocaten. Dat is zo afgesproken met de bank. Ze tonen de overeenkomst. ‘Het vierogenprincipe bij derdengeldenrekeningen is natuurlijk uit bescherming voor de cliënt, maar ook voor jezelf. Je wilt niet alleen over die bedragen kunnen beschikken.’ Maar de bank is de laatste drempel. Je zou kunnen testen of je er in je eentje een betaling doorheen kunt jassen, stelt de deken voor. ‘Dan weet je het zeker.’
Twee ogen
De eenpitter in Midden-Limburg heeft het anders geregeld. Ook hier vraagt Vogels: ‘Hoe weet de bank dat ze alleen mag overmaken met twee handtekeningen?’ Eigenlijk moet de advocaat het antwoord schuldig blijven. ‘Ik geef de opdracht aan de bank. Zelf heb ik een formulier met twee handtekeningen,’ zegt ze. Zij tekent het blad met alle gegevens eerst zelf. Haar secretaresse brengt het formulier dan een verdieping lager. De advocaat die daar kantoor houdt, is de tweede verplichte bestuurder van de stichting derdengelden. Ook hij tekent, het formulier gaat in het dossier en daarna doet de secretaresse digitaal de overboeking.
Vogels ziet dit vaker: het is niet handig en het is ook niet juist. ‘De bank moet de opdracht hebben: je mag alleen overboeken als je twee opdrachten hebt. De regel is dat de bestuurders alleen gezamenlijk bevoegd zijn. Een betaalopdracht aan de bank mag alleen gedaan worden door beide bestuurders samen. De een zet bijvoorbeeld de overboeking klaar, de ander fiatteert die.’ Dit moet de eenpitter dus anders doen. Ze sputtert een beetje tegen en verzint alternatieven. ‘Kan ik niet gemachtigd zijn tot vijfduizend euro?’ stelt ze voor. Dat is niet toegestaan en de deken raadt het ook af. Het vierogenprincipe is volgens Vogels bittere noodzaak. ‘Dus als eenpitter moet je de kostbare tijd van een ander kantoor inpikken? Wat een gedoe,’ zegt de advocaat. De deken is resoluut: ‘Het is noodzakelijk. Je moet niet willen dat je in je eentje over gelden van derden beschikt. Het zijn geen grote stromen, dus de belasting kan het niet zijn.’
Het is ook mogelijk een derde bestuurder bij de stichting derdengelden te vragen. Die hoeft geen advocaat te zijn. Van de zes ogen hoeven er maar vier mee te kijken. ‘Dus ik kan mijn secretaresse daarvoor vragen?’ denkt de eenpitter even. Maar nee, bestuurders mogen geen ondergeschikten zijn.
Selectie
Om de derdengeldenstroom nader te bekijken, gebruikt Vogels dossiers van de kantoren. ‘Ik werk op basis van een beredeneerde selectie,’ legt hij uit. Vogels heeft de toegestuurde bankafschriften bestudeerd en noemt op basis daarvan drie, vier dossiers die hij graag wil zien. Een van de partners in Zuid-Limburg is onder de indruk. Hij vroeg zich al af hoe de deken het toezicht op de dossiers vormgeeft. ‘Dan kun je zien hoe we onze dossiers opbouwen. Ik hoop dat je tevreden bent.’ De mappen liggen hier snel op tafel, allemaal in dezelfde kleur insteekmapjes en met dezelfde opbouw. Dat is ook weleens anders, merkt Vogels op. Hij lijkt tevreden.
In een van de Zuid-Limburgse dossiers zitten twee herinneringen. Kantoor had geld dat op de derdengeldenrekening binnenkwam voor een cliënt direct naar hem overgemaakt. Wat ontbrak, was een aparte schriftelijke toestemming om een deel van die derdengelden aan te wenden voor het voldoen van hun eigen declaraties (het woord ‘verrekenen’ gebruiken deze advocaten niet, tot Vogels’ opluchting). ‘Als we die toestemming niet krijgen, doen we het niet,’ zeggen ze. Vogels leidt de advocaten naar hun eigen opdrachtbevestiging. ‘Ik verzoek u door ondertekening van deze brief onze stichting beheer derdengelden onherroepelijk te machtigen eventueel aan ons kantoor verschuldigde declaraties namens u te betalen uit voor u bestemde derdengelden,’ leest Vogels voor. ‘Dit is volgens het boekje. Dit mag, tenzij de cliënt bezwaar maakt tegen de declaratie.’ Maar de advocaten zeggen toch nog elke keer apart toestemming te vragen, zodat de cliënt echt beseft wat er gebeurt. Vogels: ‘Ik ben niet de maat der dingen als advocaat, maar zo zou ik het ook doen.’ Al zat er wel een oplossing in het dossier, wil hij maar zeggen.
Awareness
Vogels bladert verder in de Zuid-Limburgse dossiers. ‘Wid/MOT’ staat er op een van de voorbladen. ‘Het is bijzaak,’ vindt de deken, ‘maar pas het toch maar aan naar Wwft.’ Het blad zit in elk dossier, zodat de advocaat in kwestie zelf de afweging kan maken of de Wwft van toepassing is. Je zou nog kunnen denken aan een kleine checklist op de achterkant van het blad, stelt de deken voor. Is er sprake van de aan- of verkoop van een registergoed? Beheren van geld, oprichten of beheren van een vennootschap? Enzovoort. ‘De Wwft awareness is er in elk geval,’ vinkt de deken af.
Iets minder daarvan vindt hij in Midden-Limburg. ‘Wwft, zegt je dat iets?’ vraagt de deken. ‘Ja, dat ik niet meer dan vijfduizend euro per keer per jaar mag aannemen,’ zegt de eenpitter. ‘Dat is correct, maar dat is het antwoord op een andere vraag. Mijn vraag is: ben je je bewust van de Wwft?’ Ja, natuurlijk, zegt de advocaat, want we doen strafrecht. Maar procesbijstand is in de Wwft juist vrijgesteld, legt de deken uit. ‘Ben je je daar bewust van?’ Nee dus. In het verslag doet de deken dan ook de aanbeveling om de verplichte Wwft-cursus te volgen.
Het dekentoezicht
Met de inwerkingtreding van de nieuwe Advocatenwet op 1 januari 2015 is de deken toezichthouder in de zin van artikel 5:11 Algemene wet bestuursrecht. Daarmee zijn de toezichtsbevoegdheden van de deken uitgebreid met bestuursrechtelijke bevoegdheden als het opleggen van lasten onder dwangsom. Ook is de deken sinds 1 januari 2015 toezichthouder op naleving van de Wwft.
De deken voert vooral verticaal toezicht uit: het initiatief ligt bij de deken om te controleren of advocaten de regels naleven. Daarbij maakt hij onder meer gebruik van proactief toezicht in de vorm van dekenbezoeken. Jaarlijks bezoeken de deken en leden van de raad van de orde minimaal tien procent van de kantoren in hun arrondissement. De meeste kantoren worden at random gekozen. Voor kantoorbezoeken gaat de deken uit van best practices; een checklist met 57 vragen over de Voda en de Wwft.
De deken oefent daarnaast reactief, thematisch of risicogestuurd toezicht uit. In dat laatste geval werkt de deken aan de hand van risicoprofielen van advocaten of kantoren.
Datalekken
Nog een stokpaardje van de deken tegen het eind van het bezoek: bescherming van data. Ook hier wil Vogels de awareness, zoals hij het noemt, meten. ‘Ik wil niet weten hoe je je systemen hebt beveiligd, maar ga elk jaar of eens in de twee jaar met je IT-man of ‑vrouw zitten om alles door te lopen. Apparaten kunnen datalekken bevatten, log nou niet in op de wifi van de McDonald’s, dat weten die jongens,’ zegt Vogels. ‘Het is allemaal geen verordeningstekst, maar wel goed om te doen én verplicht op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens.’
Tot slot kijkt de deken nog even naar de financiële onderbouwing. In beide gevallen constateert hij dat de cijfers er keurig uitzien. Vogels breit na twee uur een einde aan het bezoek. De Zuid-Limburgers vonden het leuk, zeggen ze. ‘Je kantoor is toch een beetje je leven. We zijn er hartstikke trots op en laten het graag zien.’ Spannend vonden ze het niet. ‘We komen allemaal een keer aan de beurt.’ De eenpitter in Midden-Limburg werd wel een beetje zenuwachtig van Vogels’ visite. ‘En die vragen, dat zijn er echt te veel,’ zegt ze over de checklist. ‘Het ziet er niet verkeerd uit hoor,’ stelt Vogels haar nog even gerust.
Hij kent ook schrijnende gevallen, zegt Vogels als hij met zijn stafjurist weer buiten staat. Kantoren waar het niet goed mee gaat, drama’s met de derdengelden. Maar deze vorm van toezicht werkt, daar is hij van overtuigd. ‘Het is mooi en effectief. Je krijgt informatie en medewerking. Aan de ene kant heb je het vertrouwen van de balie en aan de andere kant heb je bepaalde bevoegdheden. Als je toezicht opnieuw zou uitvinden, zou je het zo doen.’
Totstandkoming
Deze reportage kwam tot stand op basis van twee kantoorbezoeken in november. De Limburgse deken Hans Vogels benaderde twee kantoren met het verzoek om mee te werken aan het artikel, op basis van anonimiteit. Beide kantoren stemden daarmee in.
Hans Vogels (51)
2017-heden Deken van de orde van advocaten in het arrondissement Limburg
1989-heden Advocaat in Roermond
2015-heden Lid en plaatsvervangend voorzitter Commissie voor Advies en Geschilbeslechting (CAG) van de KNMT
2011-2015 Lid van de algemene raad van de Nederlandse orde van advocaten
2011-2015 Hoofd van de Nederlandse delegatie bij de CCBE
2003-2009 Lid van het college van afgevaardigden
2002-2010 Auditor bij de Nederlandse orde van advocaten
1984-1988 Studie Nederlands recht aan de Universiteit Maastricht
Dit artikel is ook verschenen in het Advocatenblad van december 2017. De hele editie is hier te lezen.