Dat blijkt uit de nieuwsbrief van de Amsterdamse orde. De rechtbank laat weten dat spoedstukken digitaal per e-mail ingediend kunnen worden. Ook alle correspondentie mag vanaf 2019 per mail. Andere processtukken dan spoedstukken moeten nog steeds in papier worden aangeboden.
Wel gelden enkele voorwaarden voor het digitaal indienen van stukken. Zo moet het gaan om pdf bestanden van maximaal 30 mb, mogen de stukken niet langer zijn dan veertig pagina’s (inclusief producties) en moeten ze bestemd zijn voor een procedure die binnen vijf werkdagen op zitting wordt behandeld (de datum van de zitting telt hiervoor niet mee).
Veiligheid
Eerdere initiatieven om per e-mail te communiceren met de rechtbanken (bijvoorbeeld in Rotterdam en Limburg) strandden. De fax bleef daar behouden, mede omdat de Raad voor de rechtspraak e-mail onveilig achtte en de wet bovendien niet voorzag in deze vorm van communiceren.
‘De rechtbank wil ook met de huidige tijd meegaan en ziet de noodzaak van communiceren per e-mail, zeker bij spoedprocedures,’ zegt een woordvoerder van de Rechtbank Amsterdam. ‘Bij mijn weten heeft de Raad voor de rechtspraak geen ander standpunt ingenomen, maar wij hebben daarin een eigen afweging gemaakt.’
De Rechtspraak laat weten dat het gerechten nog steeds wordt afgeraden van mail gebruik te maken. ‘Voldoende beveiliging kan niet worden gegarandeerd. Wel wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid van beveiligd mailen. Daar komt in 2019 duidelijkheid over,’ laat een woordvoerder weten.
De rechtbank mailt vonnissen bijvoorbeeld naar met advocaten- en deurwaarderskantoren (en dus niet met particulieren en andere rechtspersonen), omdat voor de advocatuur en deurwaarders ook hoge standaarden gelden op het gebied van veiligheid. ‘Je kunt aannemen dat er een veilige server achter die e-mailadressen van ons bekende advocatenkantoren en deurwaarders zit,’ zegt de woordvoerder. ‘Het netwerk van de rechtbank is bovendien versterkt beveiligd en wij sturen alleen niet-vertrouwelijke correspondentie per mail. Als een bericht wel gevoelige gegevens bevat, gebruiken we daarvoor de reguliere post.’
Versleuteld zal de rechtbank niet mailen. Ook geldt er een eigen verantwoordelijkheid voor veiligheid bij degenen die zelf de rechtbank een e-mail sturen.
Dit bericht is aangevuld met informatie van de Rechtbank Amsterdam en de Rechtspraak.
