Met de publicatie van de herijkte gedragsregels per 22 februari 2018 zijn de gedragsregels meer in lijn met de per 1 januari 2015 gewijzigde wet- en regelgeving voor de advocatuur, ook ten aanzien van de financiële kant van de rechtsbijstandverlening. Nog steeds zit de tuchtrechter niet stil. In het Advocatenblad van november 2015 publiceerden wij een eerdere versie van dit artikel.1 Inmiddels is het tijd voor een update van onze checklist van alle verplichtingen rond declareren, incasseren en, als het niet anders kan, procederen.2 In dit nummer deel 1: Zo moet u declareren anno 2019. Daarbij is ook aandacht voor de relevante verplichtingen bij gefinancierde rechtsbijstand (toevoegingen).

Voorafgaand aan de rechtsbijstand

Van groot belang is (nog steeds) de opdrachtbevestiging. Artikel 7.5 van de Verordening op de Advocatuur (‘Voda’) schrijft deze voor en de dekens controleren tijdens kantoor­bezoeken of u hem gebruikt. Tuchtrechters vragen er ter zitting vaak naar. Kortom: u kunt niet zonder.3

In de opdrachtbevestiging omschrijft u de inhoud van de opdracht, bevestigt u uw uurtarief4 en geeft u een inschatting van de totale kosten van de rechtsbijstand (gedragsregel 17 lid 1-3). Als u andere financiële afspraken hebt gemaakt dan ‘uurtje­-factuurtje’, bevestigt u natuurlijk die afspraken. Aan particuliere cliënten bevestigt u uw tarief inclusief btw.5 Vergelijkbare verplichtingen legt artikel 6:230d BW6 u overigens op ‘op verzoek van de cliënt’.

Werkt u op toevoegingsbasis, dan doet u er goed aan toch alvast uw uurtarief te vermelden, voor het geval de toevoeging wordt ingetrokken.7 ­Vergeet nooit te vermelden dat u de mogelijkheid van gefinancierde rechtshulp hebt besproken én wat de uitkomst van dit gesprek was (gedrags­regel 18 lid 1).8 Bij het voorlichten van de cliënt over de mogelijk­heid van een toevoeging mag u niet uitsluitend afgaan op uitlatingen van de cliënt over zijn huidige ‘fiscale inkomen’; u moet meer onderzoek doen.9 Eenmaal werken op toevoegingsbasis sluit een aanvullend ­honorarium uit (gedragsregel 18 lid 2). Resultaatgerelateerde honoraria – no cure, no pay en pars quota litis (lees: een percentage van de opbrengst) – mogen nog steeds niet, zegt artikel 7.7 Voda (en staat ook in de toelichting op gedragsregel 17). Dit met uitzondering van het – oorspronkelijk tot 1 januari 2019 lopende en recent met vijf jaar (dus tot 1 januari 2024) verlengde – experiment in ­letsel- en overlijdensschadezaken (artt. 7.9 e.v. Voda)10 en bij incassozaken (art. 7.8 Voda). Deze laatste categorie ziet op inning van vele geldvorderingen van gelijke aard zonder dat sprake is van een diepgaand juridisch geschil.11

De opdrachtbevestiging of de alge­mene voorwaarden moeten verplicht een klachtenregeling bevatten (art. 6.28 Voda, uitvloeisel van art. 28 lid 2 sub b Advocatenwet). Let wel: dit doet u ter voorkoming van escalatie én voor een efficiënte behandeling van een eventueel declaratiegeschil. Ook het hebben van zo’n regeling controleert de deken steekproefsgewijs. In de regeling mag u zelf bepalen tot welke klachtenfunctionaris de (ontevreden) cliënt zich moet wenden. De klachtenfunctionaris mag intern of extern zijn (u mag het ook zelf zijn); crux is dat er een gesprek met de cliënt plaatsvindt en/of een poging tot een minnelijke oplossing wordt gedaan. Dat voorkomt immers esca­latie en wellicht een geschil.

Voor het geval het (bij) de klachtenfunctionaris niet lukt een oplossing te bereiken, dan moet de bijbehorende geschillenregeling bepalen welke onafhankelijke instantie bevoegd is in het geschil een bindende uitspraak te doen. U mag hier de civiele rechter noemen12 of, wanneer u aangesloten bent, de Geschillencommissie Advocatuur. Maar u mag ook een andere arbiter of bindend adviseur bevoegd verklaren (zie art. 6:29 Voda). Let wel: particuliere cliënten moet u in de regeling de mogelijkheid geven om, binnen een maand na het einde van de fase bij de klachtenfunctionaris, naar de civiele rechter te stappen. Zonder die escape staat een bindend adviesclausule en (sinds 1 januari 201513 ook) een arbitrageclausule op de zwarte lijst van onredelijk bezwarende bedingen en is zo’n beding vernietigbaar.

U mag de cliënt een voorschot op de declaratie vragen, mits dat in geld is (gedragsregel 19 lid 1). Auto’s (of de bijbehorende ‘autopapieren’14), schilderijen, horloges, volbloedpaarden:15 het mag niet. Ook een hypotheek van de cliënt (of een derde) ten gunste van de advocaat16 en een cessie van vorderingen van de cliënt op derden17 zijn in beginsel geen toelaatbare vormen van zekerheid voor de betaling van uw declaratie. In zeer bijzondere gevallen en in overleg met de deken is het nemen van een pandrecht tot zekerheid van een zeer lang openstaande vordering toch toegestaan, mits dit met alle waarborgen – voor de cliënt/pandgever – is omkleed.18 Een garantstelling door een derde is niet toegestaan. Civielrechtelijk – als nakoming van de zekerheidsafspraak wordt afgedwongen in rechte – kan dit leiden tot een geslaagd beroep op artikel 3:44 BW (misbruik van omstandigheden) van degene die de zekerheid heeft gesteld.19

De cliënt betaalt uw declaratie giraal; dat is het uitgangspunt (art. 6.27 Voda). U mag alleen contante betalingen aanvaarden (of verrichten) wanneer de omstandigheden dat rechtvaardigen. Ook bij bedragen onder 5.000 euro moet die rechtvaardiging er zijn: bijvoorbeeld ter inning van de eigen bijdrage of griffierecht, wanneer de cliënt geen bankrekening kan krijgen of zijn rekening is geblokkeerd. Bij ontvangst of betaling van bedragen boven 5.000 euro moet u altijd overleggen met de deken (art. 6:27 lid 3 Voda), voorafgaand aan de contante betaling. Lukt dat niet, doe het dan zo snel mogelijk erna. Let wel: de grens van 5.000 euro betreft een totaalbedrag per jaar per cliënt; opknippen in kleinere bedragen voorkomt deze verplichting niet.

Tijdens de rechtsbijstand

U gaat aan de slag. Vergeet niet uw cliënt tussentijds steeds op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen. Ook tijdens de rit moet u af­spraken over uw werkzaamheden schriftelijk bevestigen (gedragsregel 16);20 dit doet u overigens ook met het oog op uw declaratie voor deze werkzaamheden. Zodra u namelijk ziet aankomen dat uw kosten aanmerkelijk hoger zullen worden dan u aanvankelijk had ingeschat, moet u uw cliënt op de hoogte ­stellen ­(gedragsregel 17 lid 3).

Uit uw declaratie moet blijken op welke periode deze ziet, en welke verschotten en omzetbelasting u in rekening brengt; kortom de declaratie moet ‘deugdelijk gespecificeerd’ zijn (gedragsregel 17 lid 4). Deze verstrekt u niet alleen wanneer u op betalende basis werkt, maar ook in toevoegingszaken.21 Uit eigen beweging moet u steeds tussentijds, schriftelijk, een urenopgave verstrekken, ook als een verzekeraar de advocaatkosten vergoedt.22 Ditzelfde moet u doen in toevoegingszaken, mede met het oog op de mogelijkheid van intrekking van de toevoeging, na de resultaats­beoordeling door de Raad voor Rechtsbijstand.23 Overigens moet uw tarief altijd ‘redelijk’ zijn (gedrags­regel 17 lid 1). Heeft u bijvoorbeeld voor een procedure een vaste prijs afgesproken (dat mag uiteraard), maar voldoet de wederpartij al na uw eerste sommatiebrief, dan rijst wellicht bezwaar tegen het declareren van de vaste prijs. Wat in zo’n geval ‘redelijk’ is, hangt uiteraard van de omstandig­heden af. Als ondergrens van uw declaratie hanteert de tuchtrechter dat uw tarief kostendekkend is.24

Als de cliënt, door ontwikkelingen in de zaak of veranderingen in zijn omstandigheden, gedurende de rechtsbijstand­verlening alsnog in aanmerking komt voor een toevoeging, moet u dat tussentijds opnieuw bespreken, ‘telkens wanneer daartoe aanleiding bestaat’ (gedragsregel 18 lid 1). Dit laatste houdt in dat er sprake moet zijn van een voor de advocaat kenbare wijziging in de negatieve zin in de omstandigheden van de cliënt.25 Het verdient aanbeveling om ook de inhoud en uitkomst van die tussentijdse gesprekken vast te leggen. Zo kan bijvoorbeeld de ondernemer wiens inkomen of vermogenspositie door zakelijke tegenslagen of door echtscheiding verslechtert, ‘verschieten’ van betalende naar toevoegingscliënt. Dat uw kantoor, dat bijvoorbeeld vooral ondernemers bijstaat, geen toevoegingszaken doet, is geen valide excuus voor het achterwege laten van zo’n gesprek. Zo nodig moet u de zaak maar verwijzen naar een andere advocaat, die wel bij de Raad voor Rechts­bijstand is ingeschreven.26

Bezwaar tegen de declaratie

Maakt de cliënt bezwaar tegen de hoogte van een declaratie, dan verplicht gedragsregel 17 lid 5 u om de cliënt te wijzen op de hem ten dienste staande mogelijkheden.27 Dat valt best mee: zo uitgebreid is het scala van mogelijk­heden niet (meer).

Vanwege de verplichte klachten­regeling heeft u altijd een klachtenfunctionaris. Daar verwijst u de cliënt in ieder geval naar. Vervolgens moet de klachtenfunctionaris wel wezenlijke pogingen doen om de klacht te ­behandelen en met de cliënt in gesprek te gaan.28

De tuchtrechter behoort niet direct tot dit scala; in beginsel buigt die zich niet over declaraties. De tuchtrechter kan zelfs een klacht over declaraties direct doorverwijzen naar de bevoegde ­klachten- of geschilleninstantie (art. 46 g lid 3 sub b Advocaten­wet). ­Alleen als declaraties zo buitensporig zijn dat ze het predicaat ‘excessief’ verdienen, worden deze tucht­rechtelijk relevant (en mogelijk ook laakbaar). Alleen in dat geval is de klacht over de declaratie mogelijk gegrond. ­Overigens heeft de cliënt daarmee zijn geld nog niet terug. Het is namelijk maar zelden dat de tuchtrechter de mogelijkheid van een ‘bij­zondere voorwaarde’ van artikel 48a Advocaten­wet benut, als dwangmiddel om een betaalde ­declaratie terug te laten storten. Op deze manier kan een advocaat wel gedwongen worden een (ten onrechte bedongen) voorschot vrij te geven.29 Kortom: bij een zuiver declaratie­geschil hoeft u de cliënt niet te wijzen op de gang naar de tuchtrechter en dus evenmin op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de deken, als voorfase van een tuchtrechtelijke procedure.

Voor de goede orde: per 1 januari 2015 is de begrotingsprocedure op grond van de artikelen 32-40 van de Wet tarieven in burgerlijke zaken (WTBZ) afgeschaft; bij de raden van toezicht (inmiddels: raden van de orde) ligt dus geen bevoegdheid meer tot het beoordelen van de redelijkheid van declaraties.

Zodoende zal de civiele rechter bevoegd zijn om te oordelen over decla­raties in elk soort zaken,30 tenzij uw geschillenregeling een andere instantie bevoegd verklaart. In dat geval wijst u uw cliënt op de instantie die u hebt aangewezen voor het beslechten van het geschil. Die instantie is bevoegd en de civiele rechter niet!31 In het geval van een zakelijke cliënt moet de civiele rechter zich onbevoegd verklaren, op grond van artikel 1022 Rv. Een particuliere cliënt moet niet-ontvankelijk worden verklaard.32 Dit lijdt alleen uitzondering als u en de cliënt afspreken van de geschillenregeling af te wijken of wanneer de particuliere cliënt al binnen een maand na de klachtfase naar de civiele rechter stapt.

Een mogelijk bevoegde instantie is de Geschillencommissie Advocatuur. Zowel de cliënt als u kan daar een geschil voorleggen (in het volgende nummer komt aan de orde wanneer dat zinvol is). Om een geschil voor te kunnen leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur moet u bij de Geschillenregeling Advocatuur zijn aangesloten of moet u met de cliënt een ‘akte van compromis’ (een soort forumkeuze) sluiten. De partij die het geschil aan de Geschillencommissie voorlegt, moet klachtengeld betalen.33 De Geschillencommissie is overigens bevoegd om de totstandkoming en de uitvoering van de overeenkomst van opdracht te beoordelen, de declaratie te wegen en zo nodig te matigen en een schade­vergoeding van maximaal 10.000 euro toe te kennen aan de cliënt. Uitspraak op een klacht van een zakelijke cliënt geschiedt bij arbitraal vonnis en op een klacht van een particuliere cliënt in beginsel bij bindend advies.34

In Advocatenblad 2019-2 volgt deel 2 van deze reeks: Zo moet u incasseren anno 2019.

Checklist

–              Stuur altijd een opdrachtbevestiging

–              Spreek altijd een uurtarief af (ook in toevoegingszaken)

–              Geef ook tussentijds informatie over uren en kosten (ook in toevoegingszaken)

–              Vraag alleen voorschotten in geld

–              Signaleer (ook tussentijds) of recht op gefinancierde rechtsbijstand bestaat

Noten

1              ‘Zo moet u declareren en incasseren’, Adv.bl. 2015-11, p. 32-36.

2              Zie ook D. de Wolff, ‘Een redelijk honorarium?’, NJB 2018, p. 3174 e.v.

3              Recent: RvD Den Bosch 16 juli 2018, ECLI:NL:TADRSHE:2018:103.

4              Een uurtarief is geen vaste prijs in de zin van artikel 6:230b aanhef en onder 9 BW.

5              Zo bepaalt artikel 38 Wet op de Omzetbelasting 1968.

6              Zie verder ook artikel 2:230a BW, dat is ingevoerd ter implementatie van een aantal artikelen uit Richtlijn 2006/123/EG, ook bekend als de Dienstenrichtlijn.

7              Ook hier gelden op grond van artikeel 6:230d BW vergelijkbare verplichtingen,
zie ook de in voetnoot 4 vermelde Richtlijn.

8              In 2019 geldt voor alleenstaanden een inkomensgrens van EUR 27.300 per jaar, voor gehuwden, samenwonenden en eenoudergezinnen is dat 38.600 euro. Tevens geldt een vermogensgrens van 25.000 euro, geldend voor het peiljaar 2017.

9              RvD Amsterdam 31 juli 2017, ECLI:NL:TADRAMS:2017:180.

10            Een advocaat die aan het experiment wil deelnemen, moet dit melden aan de plaatselijke raad van de orde. Ook moet de advocaat telkens wanneer met een cliënt een beloningsafspraak wordt gemaakt de RvO daarvan in kennis stellen.

11            Het voor duizenden Groningers vorderen van aardbevingsschade valt hier niet onder; HvD 7 september 2018, ECLI:NL:TAHVD:2018:178.

12            Op grond van de artikelen 17 en 112 Gw mag immers niemand van de gewone rechter worden afgehouden.

13            Zie artikel 6:236 lid 2 sub n BW en op dit punt ook: J.W. Bitter, ‘Modernisering van het arbitragerecht’, TBR 2015/5.

14            RvD Arnhem, 19 augustus 2013, ECLI:NL:TADRARN:2013:55.

15            HvD 15 mei 2009, ECLI:NL:TAHVD:2009:YA0535.

16            RvD Noord-Nederland, 22 augustus 2014, ECLI:NL:TADRARL:2014:283 en RvD Amsterdam 2 december 2014, ECLI:NL:TADRAMS:2014:320.

17            HvD 14 april 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:134.

18            RvD Amsterdam 22 mei 2018, ECLI:NL:TADRAMS:2018:113 en RvD Den Bosch 10 april 2017, ECLI:NL:TADRSHE:2017:82.

19            Hof Den Bosch 29 mei 2012, ECLI:NL:GHSHE:2012:BW7211, Hof Amsterdam 3 juni 2014, ECLI:NL:GHAMS:2014:2410 en Hof Den Bosch 18 oktober 2016, ECLI:NL:GHSHE:2016:4681.

20            RvD Den Haag 10 september 2018, ECLI:NL:TADRSGR:2018:193.

21            HvD 19 juni 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:213.

22            HvD 26 juni 2017, ECLI:NL:TAHVD:2017:125, HvD 21 november 2016, ECLI:NL:TAHVD:2016:213 en HvD 23 april 2018, ECLI:NL:TAHVD:2018:70.

23            Bedraagt het resultaat meer dan de helft van heffingvrij vermogen, dan wordt de toevoeging ingetrokken. Voor 2019 geldt een bedrag van 30.360 euro; de helft daarvan is 15.180 euro.

24            RvD Den Bosch 11 mei 2015, ECLI:NL:TADRSHE:2015:117. Bij een kostendekkend basistarief is een aan het behaalde resultaat gekoppelde verhoging van het uurtarief op zich toelaatbaar. Zo ook HvD 7 september 2018, ECLI:NL:TAHVD:2018:178.

25            Zie bijvoorbeeld HvD 16 mei 2014, ECLI:NL:TAHVD:2014:206.

26            HvD 21 juni 2013, ECLI:NL:TAHVD:2013:114 en ECLI:NL:TAHVD:2013:115 en HvD 7 juli 2014, ECLI:NL:TAHVD:2014:221.

27            In de schrappingsbeslissing van het hof van discipline (22 mei 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:163) betrof dit een van de gegrond verklaarde klachtonderdelen.

28            RvD Amsterdam 12 november 2018, ECLI:NL:TADRAMS:2018:221.

29            In appel handhaafde het hof van discipline de bijzondere voorwaarde niet, omdat het voorschot was terugbetaald: 8 juni 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:191.

30            Hof Den Haag 5 juli 2016, ECLI:NL:GHDHA:2016:1858.

31            Hof Den Bosch 3 maart 2015, ECLI:NL:GHSHE:2015:685. In een vergelijkbare zaak achtte het Hof Den Bosch (16 oktober 2012, ECLI:NL:GHSHE:2012:BY0800) zich toch bevoegd, in plaats van de geschillencommissie, omdat de niet-betalende cliënt nooit bezwaar had gemaakt over de werkzaamheden of tegen de declaratie.

32            P.E. Ernste, Bindend advies, Kluwer Deventer 2012, p. 46-50.

33            Artikel 10 Reglement Geschillencommissie Advocatuur. Voor de particuliere cliënt bedraagt dit 52,50 tot 102,50 euro, afhankelijk óf en voor welk bedrag schadevergoeding wordt gevorderd. De zakelijke cliënt is klachtengeld verschuldigd van 325 tot 425 euro (steeds vermeerderd met btw), eveneens afhankelijk van (de hoogte van) een eventuele schadevergoeding.

34            Zie verder ‘Snelle beslechters’, Adv.bl. 2018-9, p. 36 e.v. en L.H. Rammeloo, ‘De Geschillencommissie Advocatuur’, TvA 2015/68.

Leonie Rammeloo

Profiel-pagina

Annekee Groenewoud

Profiel-pagina
Advertentie