Niks mis met nieuwe opdrachten. Graag zelfs. Maar de komst van nieuw werk is onvoorspelbaar. Wie kan er wat bij hebben? Heeft die wel de juiste expertise? De juiste interesse? Als die advocaat die klus erbij neemt, moet dan volgende week de cursus worden afgezegd?

Dat is het probleem van staffing – de juiste advocaat op de juiste klus zetten. Het ene kantoor heeft een staffingmanager, het andere een hele staffingafdeling, een derde zet technologie in om deze puzzel op te lossen. Of gewoon: door goed intern overleg.

Bij NautaDutilh bijvoorbeeld, waar de ‘talentpartners’ wekelijks bij elkaar komen. Zij weten welke fee-­earner met welke klus op dat moment bezig is. Tijdens dat overleg wordt bepaald wie welke nieuwe opdracht gaat uitvoeren. Daarbij wordt gelet op drie aspecten, zegt managing partner Jaap Jan Trommel: HR, de cliënt en ‘opleiding’. Het HR-aspect houdt in dat iedere medewerker via een portal aangeeft of hij ‘druk’, ‘een beetje druk’ of ‘niet druk’ is, en of hij er werk bij kan hebben of juist niet. Op basis daarvan baseren de talentpartners hun keuze.

Ook tijdens verschillende werkbesprekingen van de praktijkgroepen komt aan de orde waarmee iedereen bezig is, of iemand die te veel doet werk moet overdragen of extra handjes nodig heeft. Vergelijkbare werkplannen zijn er ook voor het ondersteunend personeel. Volgens Trommel is dit een ‘eerlijke manier van allocatie van werk’. ‘We willen dat onze mensen genoeg werk hebben, maar ook weer niet te veel.’

Het klantaspect wil wel eens door dit systeem heen fietsen. ‘Veel klanten willen bij een nieuwe opdracht worden geholpen door het gezicht dat ze kennen. Die wens of voorkeur willen we zo veel mogelijk honoreren. Als we dat tijdig weten, kunnen we het dankzij de portal zo regelen dat deze advocaat werk afstoot, delegeert of dat een partner wat overneemt. Binnen hetzelfde team moet dat mogelijk zijn.’

Het CBS berekende in 2017 dat juristen – samen met artsen, koks, managers in de zakelijke dienstverlening en leerkrachten op basisscholen – de hoogste werkdruk hebben. Daar sluit het ‘opleidingsaspect’ op aan. Trommel: ‘Onze medewerkers moeten zelf leren aangeven als ze te veel of juist te weinig werk hebben. Wij trainen onze mensen om tijdig nee te zeggen. Bij ons geldt de menselijke maat. Onze medewerkers zijn geen productiemiddelen.’

Staffing

Van de grote kantoren zijn er minstens twee die staffing hebben geformaliseerd, zoals De Brauw Blackstone Westbroek en Clifford Chance. ‘Vroeger kwam een nieuwe opdracht bij de partner binnen,’ zegt voormalig kandidaat-notaris Dorothé Bongaerts-Stubbé van De Brauw. ‘Als hij een medewerker zocht, keek hij met wie hij eerder prettig had samengewerkt. Maar medewerkers en stagiairs begonnen ook meer aandacht te vragen voor hun persoonlijke ontwikkeling en werkdruk. Daar kwamen de partners te weinig aan toe. Om die reden is hun “werkverdelingstaak” overgeheveld naar een aparte staffingafdeling, die nu vierenhalf jaar bestaat.’ Bongaerts werkt bij De Brauw samen met Tessa Rosenberg Polak (ex-advocaat), beiden fulltime als Consultant Staffing & Talent Management.

WV-Jaap-Jan-Trommel
Jaap Jan Trommel

Komt een opdracht binnen, dan gaat deze naar de ‘nieuwe zaak-commissie’, waarin het bestuur, de partners en de beide staffingmedewerkers zitten. Bongaerts: ‘Wij kijken vooral naar de karakteristieken van de zaak en de ontwikkelbehoeften en beschikbaarheid van kantoorgenoten. De anderen in deze commissie kijken ook hoe de opdracht past in de kantoorambities. Dankzij een app op de smartphone zien wij de beschikbaarheid van kantoorgenoten voor de komende weken, maar ook hun expertise, interesse, voorkeuren en hun vakantiedagen. Op basis daarvan maken wij een eerste inschatting. Als de zaak definitief is aangenomen, zoeken we de beste match tussen de persoon, de beschikbaarheid en ontwikkeling van de desbetreffende advocaat.’

Voordeel van deze methode, zegt Rosenberg Polak, is dat er meer aandacht is voor de persoonlijke interesse van de medewerker, er is meer zicht op de werkdruk en die werkdruk kan beter over het kantoor worden verdeeld. ‘Er is geen scheve druk meer. De roulatie is hoger en de ontplooiing van medewerkers groter.’

Resourcemanager

Heeft De Brauw op driehonderd advocaten twee staffingmedewerkers, Clifford Chance heeft op 123 advocaten één ‘resourcemanager’. Deze werkt onder verantwoordelijkheid van het hoofd HR, Manja van Asma. De resourcemanager is anderhalf jaar geleden begonnen, na een jarenlange traditie waarin partners en counsels nieuwe zaken zelf verdeelden onder de stagiairs en de medewerkers. Nu worden deze doorgestuurd naar de resourcemanager, die zorgt dat het werk gelijkwaardig wordt verdeeld. Daarbij wordt rekening gehouden met capaciteit, persoonlijke en inhoudelijke ontwikkeling, cliëntrelatie, expertise en afwezigheid van advocaten. Van Asma: ‘Door de informatie die zij wekelijks aan de resourcemanager verstrekken, beschikt zij over data die worden gebruik bij het verdelen van het werk en wordt per project gekeken welke advocaat aan het team kunnen worden toegevoegd. Ook wordt daarmee gewaarborgd dat na een of meerdere grote projecten op rij wat ruimte wordt geboden om op adem te komen. Het voordeel van dit systeem is dat de pool waaruit we resources kunnen putten groter is dan in het oude systeem, waarbij een partner vooral keek naar zijn directe collega’s.’

De resourcemanager heeft zich inmiddels bewezen, zegt Van Asma. Nieuwe projecten komen nu terecht op het juiste niveau, medewerkers zijn het juiste type werk gaan doen en zaken worden evenrediger verdeeld over teams en advocaten. ‘Ook de workload is nu gelijkmatiger verdeeld. De zaken die advocaten doen, zijn gevarieerder en de teams waarin ze werken worden meer divers. Dat alles is beter voor hun persoonlijke ontwikkeling.’

Zachte kant

WV-Manja-van-Asma
Manja van Asma

Bij Houthoff (238 advocaten) begint een goede werkverdeling met pricing, zegt chief innovation officer Steven ter Horst. ‘Elke nieuwe zaak begint met het begroten van de nieuwe opdracht. Werkstromen worden uitgesplitst, er wordt gekeken naar de exacte scope, het budget en of werk door een senior of junior kan worden gedaan. Zo krijgen we een blauwdruk van wat we aan menskracht nodig hebben.’ De pricing officer maakt met business intelligence software een historische analyse: hoe is de nieuwe klus eerder in vergelijkbare zaken ingedeeld?

Houthoff heeft geen centrale afdeling waar de staffing van de fee-earners plaatsvindt. De personele invulling is verder aan de partner: die zoekt, na de pricing, de juiste persoon bij elk deel van de opdracht. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een zachte en harde component, zegt Ter Horst. ‘We beschikking over data over bijvoorbeeld de actuele bezetting van iemand. Dat is de harde kant. Die bezetting is erg dynamisch. Iemand kan wel inschatten dat hij de komende dagen erg druk is, maar als de zaak even stilvalt door iets wat speelt bij de wederpartij kan dat meevallen. Of iemand denkt dat het een rustige week wordt, maar plots komt er in een lopende zaak iets tussen. Data zeggen dan niet altijd veel. Daarom is bij ons de zachte kant belangrijk: partners weten wat er bij medewerkers speelt, wat hun interesse en expertise is. Door die persoonlijke betrokkenheid kan werk goed worden toebedeeld.’

Voor de toebedeling van klussen maken de partners gebruik van een kleurendashboard, een digitaal overzicht van wat medewerkers aan het doen zijn, dat realtime wordt gevoed door het tijdschrijfsysteem. Ja, zegt Ter Horst, dat is terugkijken, en zegt weinig over de beschikbaarheid morgen of de rest van de week. ‘Maar omdat we twaalf maanden kunnen terugkijken, ontdek je langetermijntrends. Iemand die de afgelopen maand flink heeft gebuffeld, moeten we niet extra belasten.’

Omdat pricing een belangrijk onderdeel is van werkverdeling, kan Houthoff ook beter garanderen dat cliënten value for money krijgen, vindt Ter Horst. ‘Met die methode zie je ook dat het soms voor de cliënt beter is een senior advocaat in te schakelen dan een “goedkopere” medewerker. Een senior heeft voor een klus, door zijn ervaring, minder tijd nodig en dan kan het voor de cliënt dus goedkoper uitpakken.’

Dashboard

In de zoektocht naar de ‘juiste’ advocaat is een groot kantoor een voordeel, zegt Jaap Jan Trommel van NautaDutilh, omdat dit veel flexibiliteit geeft. Ook zijn mensen breed opgeleid – tijdens de stage geldt een verplichte roulatie over meerdere praktijkgroepen – zodat elders inspringen tot de mogelijkheden behoort. ‘Dat is erg belangrijk, want nee zeggen tegen een klant of tegen een nieuwe opdracht doe je niet graag. Soms vragen we van medewerkers dan ook om er toch die extra stap te zetten. Daar staat tegenover dat deze advocaat een volgende keer stapvoets mag. Extra drukte wordt gecompenseerd met extra rust.’

WV-Steven-ter-Horst
Steven ter Horst

Een meer datagestuurd staffingsysteem staat of valt met de beschikbare informatie van advocaten, erkent Manja van Asma van Clifford Chance. ‘Het werkt alleen als we altijd over voldoende realtime informatie beschikken en als die informatie ook wordt gedeeld. Lichten partners de resource manager niet in over een nieuw project of geven medewerkers en stagiairs onvoldoende inzicht in hun workload, dan loopt het spaak. Levert wel iedereen zijn beschikbaarheid tijdig aan, dan leidt dat ook tot een betere work-life-balance en meer gevarieerd werk. Tot slot is het voor de cliënt ook kostenefficiënt, omdat het werk op het juiste niveau wordt uitgevoerd.’

Het staffingmodel van De Brauw is nog niet voltooid. ‘We willen nog beter inzichtelijk maken wat we doen,’ zegt Tessa Rosenberg Polak. ‘Autonomie van de medewerkers staat voorop: als ook zij beter weten welke opdrachten er binnenkomen, kunnen ze daarop “intekenen”. Met een verbeterde meetbaarheid kunnen we ook goed nagaan of we teams wel voldoende divers maken en zo ook daarmee de kwaliteit van het werk verder verhogen.’

Houthoff wil daarentegen niet alleen vertrouwen op technologie. ‘Het dashboard laat min of meer zien wie beschikbaar is, maar het is de eigen verantwoordelijkheid van de advocaat om in beweging te komen als er meer tijd is,’ zegt Steven ter Horst. ‘En als de boog te lang gespannen heeft gestaan, moet je ook nee kunnen zeggen. Als dat gebeurt, lost zich dat wel op: een ander springt wel bij, daar hebben we geen ingewikkeld systeem voor nodig. Stuur je alléén op data, dan mis je de zachte kant.’

MichelK2

Michel Knapen

Freelance journalist

Profiel-pagina
Advertentie