Zo dacht ze ook over alle andere lijsten.
Plannen is een kunst. Sommige mensen zijn er heel goed in. Ben jij een plantalent, en hou je je vervolgens ook aan je voornemens? Dan hoef je niet verder te lezen. Als je daarentegen nooit plant, of juist steeds weer pogingen daartoe onderneemt, maar deze zelden realiseert, dan is dit artikel voor jou.
Het euvel kent verschillende verschijningsvormen. Sommigen, zoals Sabine, lijken meer tijd te steken in plannen dan in uitvoeren. Anderen kunnen niet goed inschatten hoeveel ze op een dag kunnen doen. Van de acht klussen die ze willen doen, klaren ze er uiteindelijk maar twee. Want er gebeurde van alles waardoor ze er niet aan toe kwamen. Weer anderen doen alleen de leuke taken, of die, waarover ze door de baas of opdrachtgever in de nek gehijgd worden. Weer anderen wisselen continu, ze zijn aan het multitasken. Gemene deler: het schiet niet op.
Zo doe je het beter.
- Plan realistisch. Vul hooguit twee derde van je werktijd met van tevoren bedachte taken. Met anderen woorden: van de acht werkuren plan je er maar vijf. De resterende tijd gaat op aan onverwachte telefoontjes en onderbrekingen, aan collega’s of opdrachtgevers die iets van je willen of aan brandjes blussen. Soms heb je je dag niet, ook daar moet je rekening mee houden.
- Kies elke avond, voordat je naar huis gaat, een tot hooguit drie taken die je de volgende dag gaat doen. Niet meer. Focus daarop. Mocht er na het voltooien nog tijd over zijn, hou ik je niet tegen om meer te doen. Maar het hoeft niet.
- Als het om grotere werkzaamheden gaat zoals een complexe pleitnota, splits het dan op in subtaken van dertig tot negentig minuten. De ervaring leert dat je kleinere opdrachten makkelijker aanpakt, omdat de intentie duidelijk en de omvang overzichtelijk is. Bovendien is het bevredigend en bemoedigend als je iets kunt afvinken.
- Houd er rekening mee dat het over het algemeen langer duurt dan je denkt. Plak er reservetijd aan vast: als je denkt dat je een brief in een uur geschreven hebt, maak je er anderhalf uur van. Te krappe planning maakt je namelijk niet sneller, maar onrustiger, nerveuzer en foutgevoeliger.
Sabine probeerde het met enige twijfel uit, want ze vond het aantal taken per dag erg bescheiden. Al snel merkte ze dat het voor haar vooral belangrijk was om ’s avonds het werk voor de volgende dag te plannen. Daardoor begon ze ’s ochtends niet aarzelend, maar met focus. Het kiezen van een beperkt aantal taken per dag werkte tot haar verrassing goed. Het had tot gevolg dat ze doelgerichter ging werken, waardoor tijd overbleef voor andere dingen. Over haar ooit talloze en nutteloze lijstjes kan ze inmiddels alleen nog maar lachen.
