Vroeger was alle communicatie tussen advocaten vertrouwelijk – of het nu ging om een cruciaal bewijsstuk waardoor een zaak kon kantelen, of een recept voor appeltaart. Nu is het andersom: alles wat je elkaar schrijft of mailt, kan in rechte worden ingebracht.

De Brauw advocaat en UvA-hoogleraar Jonathan Soeharno (41) was als lid van de Commissie-Loorbach nauw betrokken bij de herijking van de gedragsregel over vertrouwelijke communicatie tussen advocaten. ‘De praktijk is veranderd,’ geeft hij aan als belangrijkste reden voor de vernieuwde regel. Toen de oude gedragsregel 12 in 1992 werd vastgesteld, verliep schriftelijk overleg nog per brief. E mail bestond niet of nauwelijks. Men vond het wenselijk dat advocaten vertrouwelijk, desnoods zonder vooroverleg met cliënten, met elkaar moesten kunnen communiceren om te bepalen wat het beste voor beide partijen was.

jonathan_soeharno-1-jpg
Jonathan Soeharno

Soeharno: ‘Tegenwoordig loopt de communicatie over sommaties en onderhandelingen over contracten soms geheel via advocaten. Als daar een procedure uit voortvloeit, loop je er tegenaan dat deze communicatie niet zomaar in rechte kan worden ingebracht. Vóór de invoering van de nieuwe regel zag je dan ook dat advocaten communicatie, waarop ze later in rechte beroep wilden doen, liever via hun cliënten lieten lopen als omzeilingstactiek van de vertrouwelijkheidsregel. De regel was dus duidelijk zijn doel voorbijgeschoten.’

Daarbij is in 2017 het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering aangepast, waarbij een waarheidsplicht en een exhibitieplicht werden ingevoerd. Daardoor kwam de confraternele correspondentie extra onder druk te staan. ‘Ook in de inter­nationale rechtspraktijk riep de oude regel veel vragen op. De nieuwe regel sluit daar beter bij aan, omdat deze is gebaseerd op de CCBE Gedragscode voor Europese advocaten.’

Netjes

Marc-Wintgens-m-
Marc Wintgens

Hoe bevalt de vernieuwde regel in de praktijk? De ervaringen lopen uiteen, zo blijkt uit een rondgang langs advocaten. Vastgoedrechtadvocaat Marc Wintgens (58) is partner en bestuurslid bij AKD. Hij ziet dat veel advocaten sinds de invoering van de nieuwe gedragsregel volledigheidshalve in hun correspondentie opnemen dat de inhoud niet vertrouwelijk is en er in rechte een beroep op kan worden gedaan. ‘De nieuwe regel zorgt er natuurlijk wel voor dat je heel alert bent op alles wat je schrijft omdat je je ervan bewust bent dat het bij de rechter terecht kan komen. Dat maakt je iets terughoudender. Maar ik vind dat niet storend.’

Karol-Hillebrandt
Karol Hillebrandt

Karol Hillebrandt (39) is arbeidsrechtadvocaat en partner bij Palthe Oberman Advocaten in Amsterdam. Hij heeft al verschillende keren meegemaakt dat de advocaat van de wederpartij stukken van de correspondentie aan de rechter overlegde. ‘Volgens de nieuwe regels mag dat. Als het in je voordeel is, begrijp ik dat je het doet.’ Zelf maakt hij een afweging of hij in bepaalde gevallen correspondentie wel of niet inbrengt. ‘Is het in het belang van mijn cliënt? En vind ik het netjes naar de advocaat van de wederpartij? Je cliënt kan er ook belang bij hebben dat je een goede verstandhouding hebt met de advocaat van de wederpartij en dat er een zekere mate van onderling vertrouwen heerst. Een specifieke mail kan ook uit de context worden gelezen, bijvoorbeeld als er veel andere mails omheen zijn verstuurd en telefoongesprekken zijn gevoerd. Als je alleen díé mail inbrengt, kan dat een onjuist beeld geven. Het kan ook tot irritatie leiden. Dat kan de boel weer onnodig verstoren en een regeling moeilijker maken.’

Familierechtadvocaat en scheidingsmediator bij Schakenraad Advocaten in Eindhoven Christiane Verfuurden (37) heeft nog niet meegemaakt dat de advocaat van de wederpartij een brief of mail inbracht in de procedure. ‘Misschien heeft dat ermee te maken dat ik niet zo vaak inhoudelijk procedeer maar vaker schik.’

Petra Beishuizen (51), familierecht­advocaat scheidingsmediator en partner bij Delissen Martens in Den Haag werkte altijd al met de gedachte dat alles wat ze opschreef, bekend zou mogen worden bij de partijen, zegt ze. ‘Hoewel je er in onderling overleg met de advocaat van de wederpartij probeert uit te komen, weet je dat correspondentie op enig moment aan de rechter kan worden overgelegd. Daarom ga je strategischer formuleren.’

Vertrouwelijke communicatie

Volgens de oude gedragsregel 12 mochten advocaten communicatie tussen advocaten niet aan de rechter overleggen, tenzij het belang van de cliënt ‘dit bepaaldelijk vorderde’. De wederpartij moest hiervoor dan ook toestemming geven. Bleef deze uit, moest de deken om advies worden gevraagd.

Regel 26 van de nieuwe gedragsregels bepaalt dat communicatie tussen advocaten in principe niet vertrouwelijk is, tenzij advocaten dat met elkaar overeenkomen. Voorafgaand aan het doen van vertrouwelijke mededelingen dient een advocaat aan de andere advocaat kenbaar te maken dat hij vertrouwelijk met hem wil communiceren. Als de ontvangende advocaat hier niet mee instemt, dient hij zijn collega hier per omgaande van op de hoogte te brengen. Schikkingsonderhandelingen zijn volgens gedragsregel 27 uitgezonderd. Op communicatie die daar onderdeel van uitmaakt, mag in rechte geen beroep worden gedaan.

Vertrouwelijkheids­clausules?

Allard Bekius
Allard Bekius

Arbeidsrechtadvocaat Allard Bekius (50), partner en lid van de raad van bestuur bij Nysingh advocaten en notarissen in Utrecht en Zwolle, ziet grote verschillen in de manier waarop advocaten met de nieuwe gedragsregel omgaan. ‘Van collega’s die alle communicatie als mogelijk openbaar beschouwen, tot collega’s die standaard vertrouwelijkheid afspreken. Ook heb ik contact gehad met een advocaat die onder elke mail zet dat de inhoud als confraterneel moet worden beschouwd. Ik ben er te veel advocaat voor om dan niet te zeggen dat dat niet klopt. Tegenwoordig is iets pas confraterneel, als ook de ontvangende advocaat vindt dat dat zo is.’

Advocaten die denken te kunnen volstaan met een vertrouwelijkheidsclausule in hun mails en brieven zijn onverstandig bezig, beaamt Soeharno van de Commissie-Loorbach. ‘Daarmee nemen ze het risico dat de ontvangende advocaat niet instemt met de vertrouwelijkheid, maar de informatie wel inhoudelijk kan inzien. Niet voor niets stelt de gedragsregel dat advocaten de vertrouwelijkheid vooraf met elkaar moeten bedingen.’

Bekius neemt bij aanvang van een zaak standaard contact op met de advocaat van de wederpartij om vertrouwelijkheid te bedingen. ‘In negen van de tien gevallen gaat de advocaat van de wederpartij akkoord.’

Bestuursrechtpraktijk

Lex de Jager (53) heeft een vastgoedpraktijk bij Van Till advocaten in Amsterdam. Hij doet veel bestuursrechtzaken. ‘Omdat de overheid openbaar functioneert, werden er ook onder het oude gedragsrecht veel stukken openbaar gemaakt, in dat opzicht verandert er minder dan binnen sommige andere rechtsgebieden.’ Bovendien worden overheidsorganen vaak bijgestaan door juristen die geen advocaat zijn. Deze communicatie was in het verleden toch al niet vertrouwelijk. Maar de veranderde gedragsregel raakt de communicatie tussen De Jager en advocaten in dienstbetrekking die overheidsorganen bijstaan weer wél.

Ook voor strafrechtadvocaten heeft de gewijzigde gedragsregel minder impact, zij staan immers zelden tegenover elkaar. ‘Je communiceert in strafzaken met andere advocaten over medeverdachten,’ zegt strafrechtadvocaat Willem Jebbink (50) van Jebbink Soeteman Advocaten in Amsterdam. ‘Dan probeer je te bezien waar je elkaar tegemoet kunt komen of gelijk kunt optrekken. Dat deze communicatie vertrouwelijk is, is doorgaans vanzelfsprekend. Maar ik denk dat het heel nuttig is om hier in telefoongesprekken een opmerking over te maken en het op papier te noemen, zodat de communicatie geen eigen leven gaat leiden.’

Christiane-Verfuurden
Christiane Verfuurden

Zijn de nieuwe regels rondom vertrouwelijk communiceren nu een verbetering of een verslechtering? Daarover lopen de meningen uiteen. ‘Een verbetering,’ zegt Wintgens van AKD. ‘Het is transparanter.’ Ook Hillebrandt (Palthe Oberman) ziet de nieuwe gedragsregel als een vooruitgang. ‘Het in rechte inbrengen van stukken geeft een transparanter beeld van wat er is bediscussieerd tussen partijen. Wel is het belangrijk je woorden nóg zorgvuldiger te kiezen. Ik krijg iets meer een filter op wat ik in mails en brieven schrijf en denk erover na hoe het op de rechter in de procedure kan overkomen. Overigens ben ik gewend om vaak de telefoon te pakken en de advocaat van de wederpartij gewoon even te bellen voor overleg.’
Als het aan Verfuurden van Schakenraad Advocaten zou liggen, zou de oude gedragsregel nog steeds gelden. ‘In de veertien jaar dat ik familierechtadvocaat ben, heb ik de deken één keer om advies gevraagd over het overleggen van een stuk. Verder hoefde je er normaal gesproken geen rekening mee te houden dat communicatie mogelijk zou worden overgelegd door de advocaat van de wederpartij aan de rechter. Dat is wel zo duidelijk.’

Petra-Beishuizen-m-
Petra Beishuizen

Maar haar collega-familierechtadvocaat Beishuizen signaleert nog een ander, positief effect van de nieuwe regel. ‘Ik kan me voorstellen dat het in de familierechtpraktijk, waarin je snel in een vechtscheiding terecht kunt komen, het gevecht dempt, omdat de advocaten weten dat de rechter meekijkt.’

Een gunstige bijkomstigheid van de nieuwe gedragsregel is dat bureaus van lokale ordes minder worden belast. Het aantal adviesverzoeken om vertrouwelijke communicatie toch in te brengen in de procedure is enorm afgenomen, zegt de Amsterdamse deken Evert-Jan Henrichs. ‘De afname schat ik op tenminste 75 procent. En ik verwacht dat die daling nog verder doorzet naarmate er minder dossiers zijn die vóór de invoering van de nieuwe gedragsregels zijn geopend en waarvoor het overgangsrecht voorschrijft dat de oude gedragsregel 12 blijft gelden.’

Ook de Limburgse deken Hans Vogels ziet aanzienlijk minder adviesverzoeken over confraternele communicatie binnenkomen – en treurt er niet om. ‘Adviesverzoeken over dit thema kwamen in het verleden veel voor en vormden een relatief grote belasting van de bureaucapaciteit.’

In Gelderland is het aantal adviesverzoeken volgens waarnemend deken Pieter Bergkamp zelfs ‘bijna uitgestorven. Vroeger waren deze aan de orde van de dag. De nieuwe regels schelen veel werk en ­onduidelijkheid’.

Overgangsregeling

Als aandachtspunt voor de nieuwe regels rondom vertrouwelijke communicatie noemt Soeharno de overgangsregeling: communicatie die heeft plaatsgevonden voordat de nieuwe gedragsregels werden gepubliceerd, blijft vertrouwelijk tenzij advocaten iets anders afspreken. Net zoals bij veel andere grote kantoren, kent De Brauw veel zaken die langdurig lopen, zegt Soeharno. ‘Er kan onduidelijkheid ontstaan over de vraag of nieuwe communicatie in zaken van voor de herijking van de gedragsregels, nog steeds vertrouwelijk is.’ Advocaten die in deze zaken vertrouwelijk willen blijven communiceren, doen er volgens hem dan ook goed aan om deze vertrouwelijkheid opnieuw met elkaar overeen te komen. En advocaten die geen klacht willen riskeren, zouden in deze zaken moeten verifiëren dat de correspondentie kan worden ingebracht.

Buitenfoto-Bien-2

Sabine Droogleever Fortuyn

Redacteur

Profiel-pagina
Advertentie