Rechtspraak kiest voor eenvoud

Eenvoud en logistiek. Dat zijn de sleutelwoorden van het plan voor digitaal procederen binnen de rechtspraak. Als het aan de uitvoerders ligt, is digitaal procederen op vrijwillige basis over vijf jaar in alle zaakstromen binnen het civiele recht en bestuursrecht mogelijk en waar mogelijk verplicht. Afgelopen maand zijn de plannen ingediend bij het Bureau ICT-toetsing (BIT), dat ICT-projecten van de rijksoverheid toetst op de risico’s en slaagkans.

‘We liggen door het mislukken van KEI logischerwijs onder een vergrootglas,’ zegt Eddie Bongers, rechter en sinds twee jaar directeur klant en keten van IVO Rechtspraak, de ICT-poot van de rechterlijke macht. ‘Zowel politiek als in de media. Daarom hebben we een lange voorbereidingstijd genomen. Zorgvuldigheid gaat voor snelheid, is ons uitgangspunt. Het BIT komt naar verwachting over ongeveer vijf maanden met een oordeel en eventuele aanbevelingen. Daarna hopen we te kunnen starten.’

Toen Bongers twee jaar geleden begon als directeur bij IVO was al duidelijk dat het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) niet goed functioneerde. Datzelfde jaar werd KEI stopgezet. ‘We moesten ervoor zorgen dat er nieuw perspectief kwam. Dat is het basisplan geworden, zoals dat de afgelopen periode is uitgewerkt in de projectplannen die aan het BIT zijn aangeboden .’

Ook is er door IVO de laatste maanden hard meegedacht over regelgeving die ook bij civiele zaken vrijwillig digitaal procederen mogelijk maakt. ‘Bij KEI konden civiele zaken niet vrijwillig starten,’ vertelt Joost Hesseling, rechter in Overijssel en sinds 2018 gedetacheerd bij IVO als vertegenwoordiger van de gebruikers. ‘Dat willen we niet meer. Voor civiele zaken is nu een AMvB in de maak die vrijwillig digitaal procederen mogelijk maakt. Binnen het bestuursrecht kon dat al.’

Hoe zien de plannen er in de kern uit? ‘Het komt erop neer dat alleen de buitenkant wordt gedigitaliseerd,’ zegt Hesseling. ‘De ambitie van KEI was te groot. Niet alleen digitaliseren maar ook deels automatiseren en het aan elkaar koppelen van werkprocessen aan de binnenkant met de buitenkant. Het werd te ingewikkeld.’
IVO focust nu op de externe digitale toegankelijkheid. Stukken worden digitaal ingediend via een portaal of systeemkoppeling en zaken komen in een dossier. Intern belanden de stukken in een digitale postkamer, waar ze op dezelfde manier worden verwerkt als de papieren post.

Is print dan niet meer nodig? In eerste instantie wel, zegt Bongers. ‘Er wordt een origineel digitaal dossier aangemaakt, wat externen kunnen inzien. Maar voor de juridisch inhoudelijke behandeling wordt er nog gewerkt met een papieren dossier en zal er geprint worden. Het doel is uiteindelijk wel om snel te komen tot een intern digitaal werkdossier, zodat alles digitaal verwerkt kan worden. Daarvoor loopt een afzonderlijk project.’

Een ander groot verschil met het verleden is dat ten tijde van KEI werd gewerkt met vaste formulieren in het systeem. ‘Dat was vrij ingewikkeld,’ aldus Bongers. ‘In de toekomst gaat het op basis van uitwisseling van pdf’s. De stijl van de ingediende stukken kan de advocaat of andere gebruiker zelf bepalen. Er zitten geen procesrechtelijke zaken meer in de formulieren zelf.’ Volgens Hesseling kun je op basis daarvan snel doorpakken. ‘Als het digitaal procederen in een bepaalde zaakstroom goed werkt, is de basisversie ook voor andere zaakstromen te gebruiken. De wat ingewikkelder zaakstromen, zoals zaken met medische stukken die niet alle partijen mogen zien en zaken met meerdere partijen, uitgezonderd.’

Een van de grote problemen bij KEI was dat het digitaal procederen bij civiel in een keer verplicht werd. Daardoor is er weinig getest. Om dat te voorkomen, is er nu voor gekozen om het vrijwillig procederen zaakstroom voor zaakstroom in te voeren. Als dat eenmaal is gebeurd en werkt, is het aan de minister om het procederen verplicht te maken.

De eerste twee zaakstromen waarmee gestart wordt zijn rijksbelastingzaken (bestuur) en beslagrekesten (civiel). Bongers: ‘We beginnen steeds bij één gerecht. Als het goed gaat, verbreden we naar andere gerechten en hoven. Voor beslagrekesten starten we bij de Rechtbank Amsterdam en voor rijksbelasting bij het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden.’
De ambitie is om met de daadwerkelijk implementatie in het tweede kwartaal van 2021 te beginnen. Voor het hele proces wordt vijf jaar genomen met een marge van twee jaar.

Ook de digitale interne verwerking krijgt in deze periode vorm. ‘Niemand zit te wachten op printwerk, dus we hopen dat digitale verwerking op korte termijn mogelijk is. Er loopt nu een project dat veilig mailen mogelijk maakt. Op termijn kan dat mogelijk een alternatief voor de fax zijn. Als digitaal procederen is ingevoerd blijft het veilig mailen dan eventueel alleen nog beschikbaar voor digitale communicatie met bijvoorbeeld tolken en deskundigen, externen die geen toegang hebben tot het portaal.’

De mislukte operatie KEI heeft ruim 200 miljoen euro gekost. Volgens Bongers is dat bedrag niet allemaal opgegaan aan IT. ‘Het is voor alle vernieuwingsactiviteiten samen gebruikt. Delen van de tijdens KEI ontwikkelde IT gaan we op een vereenvoudigde manier hergebruiken, zoals het portaal Mijn Rechtspraak.’

De ramingen van de kosten van het nieuwe plan liggen vele malen lager. Voor 2020 tot en met 2021 is ruim zeven miljoen per jaar aan IT-kosten begroot. Voor 2022 en 2023 is vierenhalf miljoen euro per jaar berekend. ‘We denken het daarvan te kunnen doen, omdat het veel eenvoudiger is dan KEI,’ zegt Bongers. ‘We moeten vooral focus houden. Dat ging mis bij KEI: er werden zoveel zaken extra meegenomen. Het bewaken van deze simpele oplossing en het minimale doen om digitaal procederen in te voeren. Daar moeten we strak op blijven.’