‘Normaal loggen er dagelijks minder dan 120 thuiswerkers in op ons remote system, nu zijn er dat plots 850’, vertelt Eric Staats, corporate information security officer bij Loyens & Loeff. ‘Onze medewerkers zijn eigenlijk altijd op kantoor aanwezig en maken daarom weinig gebruik van deze techniek, maar nu moet iedereen verplicht thuiswerken.’ Staats en zijn collega’s van het crisisteam werken deze dagen keihard om iedereen te voorzien van de juiste techniek. Zoals een systeem dat videoconferenties vanuit huis mogelijk maakt: ‘Advocaten willen sparren met cliënten.’ Tot nu toe kon video bellen met cliënten bij Loyens & Loeff alleen vanuit speciale ruimtes op kantoor. Ook voor de digitale samenwerking tussen collega’s wordt een meer geavanceerde toepassing geïnstalleerd. Naast videobellen kun je daarmee ook chatten en samen aan documenten werken.

Een vergelijkbare corona-druk heerst er bij de Lexxyn Groep, ict-leverancier voor de juridische sector. ‘Advocatenkantoren willen halsoverkop alle technieken in huis hebben om digitaal te werken’ zegt marketing manager Tom Jansen. ‘Dat gaat om software en infrastructuur. Variërend van digitaal dossierbeheer tot werken in de cloud. Advocaten willen met een laptop, een headset en een webcam gewoon hun werk kunnen doen.’ Na de persconferentie waarop premier Rutte de richtlijn om thuis te werken presenteerde, explodeerde het cloud-platform voor werken op afstand: het aantal thuiswerkers steeg met 459 procent.

Stroomversnelling

Het is onmiskenbaar, de crisis zorgt op kantoren voor een flinke technologische impuls. ‘Alles komt in een stroomversnelling’, stelt Staats. ‘Deze moeilijke tijden bieden tegelijk nieuwe kansen.’ Jansen ziet hetzelfde: ‘Onder druk wordt alles vloeibaar. Deze situatie geeft een hele interessante impuls aan innovatie. Dit is een kantelpunt.’ Jeroen Zweers, tot voor kort technologisch pionier bij Kennedy van der Laan, voorziet eveneens een doorbraak. ‘Ik verwacht dat kantoren een stuk vooruitstrevender gaan worden met het gebruik van technologie, zowel richting de klant als intern. En ik denk dat de budgetten substantieel zullen meegroeien.’

Juist die financiële injecties in legal tech wilden in de Nederlandse advocatuur niet altijd van de grond komen. ‘Het werd door veel kantoren vooral als kostenpost gezien’, weet Zweers. ‘Het partnersysteem is niet bevorderlijk voor investeringen op lange termijn en individuele advocaten hebben veel macht om zich aan innovatie te onttrekken.’ Zweers, inmiddels zelfstandig adviseur, stapte op bij Kennedy van der Laan als directeur van de legal tech-poot Sync nadat de Amsterdamse orde van Advocaten die constructie verbood. Diverse pioniers deden de observatie dat de geesten binnen de advocatuur nog niet rijp genoeg waren voor grote technologische veranderingen.

Loyens & Loeff was wel al grote stappen aan het maken met de inzet van technologie. Als beleidskeuze, maar ook getriggerd door de in september geplande verhuizing van het kantoor naar een nieuw Amsterdams pand. ‘We zijn bijvoorbeeld bezig met de invoering van onze nieuwe moderne werkplek’, aldus Staats. ‘Die geeft de medewerker de vrijheid om thuis en op locatie te werken. Dit soort processen en beslissingen worden in deze weken sterk versneld.’

Cloud-watervrees

Gelukkig heeft anno 2020 het gros van de kantoren de cloud tot zijn beschikking, stelt Jansen vast. ‘Voorheen was er een tijd sprake van wat wij noemen cloud-watervrees. Dat is al weer een tijd passé: de meeste kantoren hebben de techniek in huis. Je moet er niet aan denken dat we tien jaar geleden allemaal thuis hadden gaan werken, dat was een ramp geworden.’ De daadwerkelijke benutting van de cloud-omgeving was door veel kantoren echter niet optimaal, weet Jansen. ‘De corona-crisis brengt daar verandering in: de traditionele manier van werken wordt op zijn kop gezet.’

Die kentering merkt Staats aan de reacties van zowel advocaten als management op de inzet van de techniek in deze weken. Natuurlijk hebben ze haast en zijn ze soms ongeduldig. ‘Maar ze zijn ook heel blij als ze de techniek tot hun beschikking hebben. De nut en noodzaak wordt breder gevoeld. Je voelt het momentum.’ Bovendien zijn de early adaptors van technologie in de advocatuur nu in het voordeel, vult Zweers aan. ‘Zij passen zich het snelst aan en hebben het gelijk aan hun kant. De kantoren die vooral aan de buitenkant innovation by marketing bedreven, hebben het moeilijker.’

Het state of the art werken dat de techniek mogelijk maakt, biedt advocatenkatoren in potentie een grote rendementswinst in hun werkprocessen. Maar het belang is groter dan dat van de sector zelf, denkt Jansen. ‘Vaker thuis werken heeft ook grote maatschappelijke effecten. Wanneer we niet meer met z’n allen de weg op gaan, verlaagt dat de filedruk en de stikstofuitstoot. Bovendien draagt het bij aan een betere werk/privé-balans: thuiswerkers voelen zich daarin aantoonbaar happier.’

Ironie

Mocht de voorziene doorbraak zich in de advocatenpraktijk voltrekken, dan zijn er volgens Zweers nog wel enkele struikelblokken op te ruimen. Investeren in techniek is één ding, weet hij, een effectieve inbedding in de organisatie is een stuk lastiger. ‘Het kopen is geen probleem, de adoptie blijkt vaak een stuk bewerkelijker. Je moet zorgen dat je er je organisatie op inricht. ‘Dat is bij de rechtspraak met KEI mislukt. Zodat de rechtbanken nu niet adequaat kunnen reageren en grotendeels moeten sluiten.’

Het is de ironie van innovatie: die vindt vaak plaats in donkere tijden. Niemand heeft deze corona-mokerslag gewenst, benadrukken Staats, Jansen en Zweers. ‘Maar de grootste stappen vooruit worden gemaakt op de grootste kantelpunten’, redeneert Jansen. ‘Zonder de Tweede Wereldoorlog waren er geen raketten geweest en hadden we nooit op de maan gestaan.’
Bij Loyens & Loeff hebben ze vandaag even meer aardse zaken aan hun hoofd. Eric Staats vindt de vergezichten voor de toekomst heel interessant, maar het nu 24/7 hands on: ‘Het is trouble shooten en tegelijkertijd innoveren onder hoogspanning.’

crona

Deel van Dossier

Coronacrisis

De uitbraak van het coronavirus heeft ingrijpende gevolgen, ook voor de advocatuur. Volg hier de belangrijkste ontwikkelingen.

Coronacrisis
foto-Stijn-Dunk

Stijn Dunk

Redacteur Advocatenblad

Profiel-pagina
Advertentie