‘Walk the office clockwise.’ Het introduceren van eenrichtingsverkeer is een van de vele maatregelen die Holla Advocaten (vestigingen in s’-Hertogenbosch, Utrecht en Eindhoven) neemt om veilig werken op kantoor mogelijk te maken. ‘Een andere maatregel is het streven naar een dagelijkse kantoorbezetting van circa vijftig procent,’ zegt managing partner Robert Gebel. ‘Dat kan worden gerealiseerd door de spreiding van werktijden van dag tot dag (dag één gaat A; dag twee gaat B) of spreiding van werktijden van week tot week (week één gaat A; week twee gaat B). Daarnaast leggen we anderhalvemeter-werkcirkels rond iedere bureaustoel.’
Sinds het kabinet de intelligente lockdown invoerde in maart werken advocaten van de grotere kantoren niet of nauwelijks op hun vaste werkplek. Woensdag versoepelde premier Rutte verschillende maatregelen, maar voor kantoren blijft thuiswerken vooralsnog de norm. De grote advocatenkantoren hebben inmiddels wel al een protocol gemaakt voor het werken op kantoor binnen een anderhalvemeter-economie.
Het gegeven dat hierbij het oude normaal voorlopig niet meer terugkeert, is bij alle kantoren ingedaald. Holla is momenteel bezig om precies uit te werken wanneer en hoe ze weer naar kantoor kunnen gaan. Het kantoor gebruikt de maand mei om alles te regelen, ‘zodat het veilig is op kantoor en alle benodigde middelen er zijn’.
Eén per kamer
Eén medewerker per kamer lijkt de nieuwe norm te worden. Net als bij Holla kiest ook NautaDutilh in eerste instantie voor een bezettingsgraad van maximaal vijftig procent. Kennedy Van der Laan begint met een opbouw van zestig medewerkers naar negentig medewerkers. ‘Zo kunnen we bezien hoe het gebruik van de algemene ruimtes zal gaan.’
Bij CMS is net als bij veel andere kantoren momenteel een basisbezetting aanwezig voor kantoor-kritische functies. Dat gaat slechts om een paar personen. Inmiddels heeft het kantoor een projectteam op poten gezet dat bezig is met het inrichten van de verschillende locaties naar de anderhalvemeter-richtlijnen. Het team bepaalt een maximum aantal mensen dat in de kantoren in Amsterdam en Utrecht aanwezig kan zijn op basis van de anderhalvemeter-norm. Ook worden er extra hygiënische en logistieke maatregelen genomen.
‘We kijken vervolgens naar welke functies het meest noodzakelijk zijn voor kantoor,’ zegt COO Barbara Lamberts. ‘We gaan met een kleine bezetting beginnen en gefaseerd opschalen om te wennen aan het nieuwe gebruik van het pand en daarvan te leren.’ In eerste instantie zal binnen CMS worden gewerkt in verschillende teams. ‘Veel mensen zullen dan ook nog steeds thuis blijven werken. Met alle digitale mogelijkheden van vandaag de dag kunnen wij onze cliënten ook vanuit huis optimaal bedienen.’
Uitdagingen
Ook AKD bereidt zich zorgvuldig voor op het moment dat ze ‘het offline-werken op kantoor’ weer op kunnen pakken. Tot nader order werken de advocaten thuis. Een aantal maatregelen zijn al doorgevoerd, zodat werken op kantoor snel ingevoerd kan worden. COO/CFO Mark Kater: ‘Zo plaatsen we diverse zuilen met desinfecteerpompjes op elke verdieping, creëren we looproutes met eenrichtingverkeer en plaatsen we stickers die aangeven hoe je anderhalve meter afstand kunt houden bij bijvoorbeeld printers en koffiemachines. Ook denken we momenteel na over de vraag hoe we verdiepingen kunnen inrichten zodat we in al onze ruimtes kunnen voldoen aan de anderhalvemeter-regel.’
Volgens Kater zijn de meeste maatregelen eenvoudig te nemen, maar er zijn ook grotere uitdagingen. ‘Iedereen die ’s ochtends in de spits de lift neemt, begrijpt wat voor uitdaging het is om straks met bijvoorbeeld slechts twee of drie personen in een lift te mogen. Het mooie van deze situatie is dat het vraagt om oplossingen waarover we nooit eerder hebben hoeven nadenken. Het is dus een beetje het ondenkbare denkbaar maken. Een flinke klus, maar een mooie uitdaging voor ons Facility team.’
Woon-werkverkeer
Bij NautaDutilh blijft zoveel mogelijk thuiswerken voorlopig het advies. ‘Ondertussen werken we hard om veilig werken op anderhalve meter op kantoor Rotterdam en Amsterdam mogelijk te maken voor een beperkte groep mensen (maximaal vijftig procent bezetting), binnen de richtlijnen van de RIVM,’ zegt woordvoerder Aafke van Daelen. ‘De komende dagen zullen we gebruiken om onder meer met peers te overleggen wat de maatregelen betekenen voor een ‘anderhalvemeter-kantoor’ en een veilig woon-werkverkeer.’
Verder start het kantoor donderdag met het aanbrengen van belijning bij de entree en pantry’s door gebruik van afstandsstickers en stickers met richtingpijlen voor de looproutes. Het kantoor verwacht dat in ‘het nieuwe normaal’ technologie een belangrijkere rol speelt in de dagelijkse praktijk dan het al deed. Niet alleen omdat er nog steeds meer medewerkers thuis zullen blijven werken.
‘Cliënten zijn enthousiast over de webinars en podcasts die we organiseren en kantoorgenoten maken volop gebruik van de mogelijkheden om virtueel te overleggen en samen te werken,’ zegt woordvoerder Aafke van Daelen. ‘Mede dankzij de tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid kunnen advocaten nu virtueel pleiten. Ook hebben onze advocaten al deelgenomen aan de eerste digitale (hoor)zittingen.’
Sociale events
Borrels en andere sociale events gaan voorlopig niet door. Virtuele events met collega’s en cliënten blijven dus de norm. Ook de bedrijfsrestaurants zullen nog gesloten zijn. Kennedy Van der Laan kiest ervoor om de lunch klaar te laten maken en naar de afdelingen te brengen. Er is binnen kantoor in eerste instantie geen barista aanwezig.
Daarnaast denken de kantoren na over het ontvangen van bezoek en het gebruik van vergaderkamers. Zo plaatst Holla een anderhalvemeter-stip bij de receptie waar gasten zich kunnen melden. Op de balie worden social distancing bordjes en handhygiëne geplaatst. ‘Verder worden bezoekers verzocht zelf hun jas op te hangen en weer terug te nemen,’ aldus Gebel. ‘Kleerhangers en de klink van de kastdeur worden na afloop gereinigd door de receptie. De receptionistes krijgen beschikking over handschoenen. De vergaderzalen worden ingericht op vijftig procent van de capaciteit. En bij ontvangst volgt uitleg van de geldende regels en instructies binnen Holla.’
Kennedy Van der Laan benadrukt dat het belangrijk is dat er reminders volgen over eerdere corona regels, zoals handen wassen en het niet naar kantoor komen wanneer er milde klachten zijn. Wanneer ze de maatregelen gaan uitrollen is nog onbekend. Het Amsterdamse kantoor hanteert zes basisafspraken wanneer kantoorbezoek weer mogelijk is: ‘Je bent van harte welkom op kantoor, maar wees verantwoordelijk. Houd je aan de regels en volg altijd de aanwijzingen op. Blijf altijd op anderhalve meter afstand van elkaar, geef elkaar de ruimte. Loop altijd met de klok mee. Beperk het bezoek van externen aan ons kantoor zoveel mogelijk. Laat je werkplek en vergaderkamer altijd schoon achter.’
