Parttime vanuit huis, parttime vanuit kantoor

Joan van Vliet (52) werkte voor de coronacrisis nooit vanuit huis. De advocaat en mediator met een algemene praktijk en een focus op het personen- en familierecht en psychiatrisch patiëntenrecht, is de initiatiefneemster van Van Vliet Advocaten in Nijmegen. Dat runt ze sinds 2009 samen met haar compagnon Paul van de Waarsenburg. Aan het begin van de ‘intelligente lockdown’ werkte ze een tijdje volledig vanuit huis. ‘Ik had net in die week psychiatrisch piket. Zittingen over gedwongen opname met inbewaringstelling en gesprekken met cliënten gingen toen telefonisch door. Voor het opbouwen van de vertrouwensband was het wel lastig dat de gesprekken niet face to face waren.’

Na enkele weken ging Van Vliet de helft van de tijd op kantoor werken, de andere helft vanuit huis. Zij en haar compagnon wisselen elkaar af. Ze ontvangt maximaal twee cliënten tegelijk op kantoor. ‘We houden anderhalve meter afstand, wassen handen. Als de cliënten vertrokken zijn, reinig ik de deurklinken met alcohol.’

Het deels vanuit huis werken, bevalt Van Vliet beter dan verwacht. ‘Ik had wat koudwatervrees, maar nu ik eenmaal gedwongen de eerste stap heb gezet, vind ik het ook wel erg fijn. Thuis werk ik efficiënter.’ Ook na coronatijd wil Van Vliet het deels vanuit huis werken er wel in houden. Idealiter werkt ze dan in de ochtend vanuit huis, in de middag plant ze haar afspraken achter elkaar op kantoor.

Werknemers van Linklaters mogen voortaan twintig tot vijftig procent van hun werk thuis verrichten, maakte het internationale kantoor onlangs bekend. Voorheen werd bij grote kantoren maar mondjesmaat thuisgewerkt. ‘Voor de coronacrisis werkte ik weleens een halve dag vanuit huis,’ vertelt Erwin Rademakers (50), managing partner van AKD. ‘Ook als ik kantoorbreed kijk, gebeurde het in zeer beperkte mate.’ De lockdown bracht een cultuuromslag op gang. Vanaf half maart werken advocaten van AKD voor zo’n zeventig tot tachtig procent vanuit huis. ‘ICT was toen direct op orde. Daardoor verliep de overgang naar thuiswerken soepel. Uit de enquêtes die we onder onze medewerkers houden, komt naar voren dat het ze grotendeels bevalt.’

Ook bij NautaDutilh verliep de omslag soepel. Daar werkt op een gemiddelde werkdag rond de 75 procent van de medewerkers vanuit huis, vertelt managing partner Petra Zijp. ‘Ons “anderhalvemeterkantoor” heeft een maximale bezetting van vijftig procent. We horen van veel medewerkers dat ze meer thuis zouden willen blijven werken dan ze voor corona deden. Momenteel zijn we met een dwarsdoorsnede van het kantoor bezig een visie op thuiswerken te ontwikkelen.’

Grofweg hetzelfde percentage advocaten van Van Doorne werkt tegenwoordig vanuit huis. Zij konden half maart een eigen bureaustoel en een extra monitor ophalen, vertelt managing partner Saskia Laseur (54). ‘Thuiswerken is een blijvertje,’ beaamt Laseur. ‘Niet in plaats van fysieke samenwerking, maar als onderdeel van een hybride oplossing. Ik denk dat ook na de crisis twintig tot dertig procent vanuit huis zal worden gewerkt.’

Toch werken sommige advocaten het liefst wél op kantoor. ‘Ik vond het, vooral tijdens de lockdown, best een eenzaam gebeuren,’ bekent advocaat Els Ebes (60). Ze is advocaat asiel- en vreemdelingenrecht bij het Groningse sociale Advocatenkantoor Nieuwe Ebbingestraat. ‘Je kon niemand thuis ontvangen, je kon naar niemand toe. Het kantoorleven was op dat moment mijn sociale leven.’ De vier aangesloten advocaten kiezen ervoor om zo veel mogelijk op kantoor te werken. ‘Omdat je daar voor je werkzaamheden alles bij de hand hebt en om toch contact met elkaar te kunnen blijven houden. Vanuit de deuropening. We hebben allemaal een eigen kamer, waardoor het houden van gepaste afstand mogelijk is,’ zegt Ebes.

Wat in Groningen speelt, zie je in het groot op de Zuidas, al heet het daar anders. ‘Waar je goed op moet letten, is de cohesie,’ zegt Rademakers van AKD. ‘Je moet er actief voor zorgen dat je elkaar blijft zien. Met mijn sectie, M&A, is de afspraak dat alle medewerkers op dezelfde dag van de week op kantoor werken. Iedereen vanuit hun eigen kamer natuurlijk, met af en toe een overleg waarbij de coronarichtlijnen in acht worden genomen.’ Het belang van fysieke aanwezigheid wordt ook om een andere reden door Laseur van Van Doorne onderschreven. ‘Veel innovatie komt nog altijd voort uit overleg op locatie waarbij je elkaar daadwerkelijk fysiek ontmoet. Kantoren krijgen een nieuwe rol en indeling, waarbij ze nog meer als ontmoetingsplaats en creatieve hotspot zullen dienen.’

De vrees dat thuiswerkers minder efficiënt of productief zouden zijn, blijkt ongegrond. Rademakers: ‘Advocaten zijn thuis productief, sommige nog productiever dan op kantoor.’ Ook bij Van Doorne wordt het thuiswerken eerder ervaren als ‘een kwaliteitsslag op het gebied van efficiëntie’. Laseur: ‘Maart 2020 was de maand met de hoogste productiviteit in jaren.’

Zij benadrukt bovendien dat ook onder de jongere medewerkers, die graag op kantoor zijn voor overleg, een enorme welwillendheid bestaat om op de juiste manier door deze periode heen te komen. ‘Er is veel saamhorigheid. Even op kantoor zijn voor afstemming van dossiers, het maken van tactische keuzes, en daarna weer naar huis om alles uit te werken.’

Een aandachtspunt is wel, zegt Jos van der Meché, partner bij AKD (55), de begeleiding van stagiairs. ‘Ik probeer, afhankelijk van de wens van degene die ik begeleid, zo veel mogelijk contactmomenten te hebben. Vaak via bellen en appen, soms via Microsoft Teams. We bespreken zaken en juist ook hoe het met iemand gaat, of het thuiswerken lukt en waar hij of zij tegenaan loopt. Ook hebben we wekelijks overleg via Teams met de hele sectie, waar iedereen aan het woord komt en kort vertelt hoe het gaat, wat er die week op de agenda staat. Ik bel meestal op het einde van de vrijdagmiddag nog even om de week af te sluiten.’ Ook organiseert Van der Meché fysieke bijeenkomsten om adviezen of ideeën door te denken. ‘De eerste sessies deden we dat op drie stoeltjes in een park en we noemen deze overlegjes sindsdien de “parksessies”. Wat mij betreft een winst – iets wat ik als patroon ook na corona zeker zal voortzetten.’

Wie je door het thuiswerken ook minder ziet: de cliënt. Op kantoor Nieuwe Ebbingestraat in Groningen werd aanvankelijk ieder bezoek van cliënten geweerd. Nu de coronapiek voorbij is en er in de twee spreekkamers van het kantoor spatschermen zijn geplaatst, staat het kantoor weer voorzichtig cliëntbezoek toe. Na afloop van ieder gesprek poetsen de advocaten zich gek, vertelt Ebes. ‘Deurknoppen, trapleuningen. Dat deden we van het begin af aan en dat blijven we doen.’

Op de grote kantoren neemt het aantal zakenreizen van advocaten als gevolg van de coronacrisis enorm af. NautaDutilh staat in principe geen zakenreizen meer toe. ‘Is het strikt noodzakelijk vanwege zakelijke redenen en is er geen online alternatief, dan is toestemming van het bestuur vereist,’ zegt managing partner Zijp. AKD-partner Rademakers: ‘Door mijn focus op Azië en mijn representatieve functie als managing partner, reisde ik veel, naar Japan, de Verenigde Staten, Londen, Duitsland. Ik verbleef voorheen wel een paar maanden per jaar in het buitenland. Sinds half maart heb ik niet meer in een vliegtuig gezeten.’ Business meetings worden nu vervangen door bijeenkomsten via videoconference. Dat scheelt reistijd en geld. ‘Door corona zijn we in sneltreinvaart gewend geraakt aan videovergaderen. Tegelijkertijd mis je menselijk contact. Na corona zullen we ook heus wel weer gaan reizen, maar we komen er nu achter dat dat minder vaak echt nodig is.’

Een ander, min of meer existentieel vraagstuk dat zich aandient, is het aantal vierkante meters kantoor dat nog nodig is. Bij AKD wordt ook daar al over nagedacht, vertelt managing partner Rademakers. Na de coronatijd zullen advocaten veertig tot vijftig procent thuiswerken en de rest van de tijd op kantoor, verwacht hij. Voor stagiairs vindt hij het van belang dat ze vier of vijf dagen in de week op kantoor zijn. Dat betekent dat er structureel minder behoefte is aan vierkante meters kantoorruimte. ‘We hebben vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Breda en Eindhoven, België en Luxemburg. We zitten met huurovereenkomsten, die nog enkele jaren lopen. Maar een groepje mensen binnen AKD kijkt wat er mogelijk is. Dat kan betekenen dat we op termijn naar een ander pand gaan of dat we nieuwe huurovereenkomsten afsluiten.’

Bij Van Doorne is kleiner wonen niet aan de orde, vertelt Laseur. ‘We willen alle ruimte juist optimaal benutten om social distance te kunnen bewaren. Veel kantoorgenoten vinden het erg fijn dat de mogelijkheid bestaat om naar kantoor te komen. Alle bureaus staan nu op anderhalve meter van elkaar, hetzelfde geldt voor stoelen in het restaurant en vergaderruimtes. Daar zijn we nu helemaal op ingericht.’

Of de kantoorbureaus ooit weer dichter bij elkaar zullen komen, weten we nog niet maar thuiswerken lijkt niet meer weg te denken. Het is fijn dat je nu meer zeggenschap hebt over hoe je je tijd indeelt, vindt Albana Mazreku (27), advocaat bij Van Doorne op de sectie Commercial. ‘Het thuiswerken zorgt voor een andere balans tussen werk en privé. Ik ben veel meer gaan sporten. Ook kan ik nu even doordeweeks op een rustig moment boodschappen doen, terwijl ik dat eerst gehaast op zondag moest doen. In die zin werkt het alleen maar positief voor het ritme en de productiviteit: even op adem komen, geen bomvolle (privé)agenda meer.’ Mazreku kreeg een sterkere persoonlijke binding met kantoorgenoten, zegt ze. ‘Je ziet opeens een kantoorgenoot in een joggingspak in de huiskamer met kinderen, terwijl je over dezelfde serieuze materie praat als voorheen.’

Tegelijkertijd is de drempel om een collega te bellen om even te sparren toch iets hoger. ‘Toen corona uitbrak, was ik net overgestapt van de sectie Arbeidsrecht & Pensioenrecht naar Commercial. Op zulke momenten wil je veel met je nieuwe collega’s zijn, dat kon nu niet.’ Inmiddels kan ze, tot haar tevredenheid, weer zo’n drie dagen per week naar kantoor. ‘Ik ben blij om weer onder collega’s te zijn. De vrijheid om thuis te werken of naar kantoor te gaan, is erg prettig.’

Al met al zorgt het blijvend (deels) vanuit huis werken voor een nieuwe werkcultuur, denkt Petra Zijp van NautaDutilh: ‘Medewerkers ervaren de combinatie van werken op kantoor en thuiswerken als een betere work-life fit.’ Managing partner van AKD, Erwin Rademakers: ‘De klant staat voorop, dat is logisch. Maar of je nou tussen vijf uur ’s middags en acht uur ’s avonds niet beschikbaar bent omdat je voor de kinderen moet zorgen, of dat je om negen uur ’s ochtends begint omdat je eerst je kinderen naar school moet brengen, prima. Je moet mensen vertrouwen geven. En nu zie je door corona dat ze dat ook gewoon waarmaken.’